Outlook Express 5.0功能详解

张迎新
1999年 第53期 01版

    Outlook Express 5.0是随Internet Explore 5.0推出的中文E-mail客户端软件，它的界面美观、功能强大，不仅继承了前一版本的优点，还具有多用户等许多新特性。
#1一、系统设置
#1    1.账号设置
    运行Outlook Express 5.0，使用“工具”菜单中的“账号”命令，打开“Internet账号”对话框中的“邮件”选项卡。单击“添加”按钮，选择下级菜单中的“邮件”命令。然后按照 “Internet 连接向导”的提示，建立与邮件服务器的连接。重复以上步骤可以建立与多个账号（信箱）的连接，使Outlook Express 5.0能够管理多个E-mail账号。若选中“邮件”选项卡中的某个账号，单击“设为默认值”按钮，即可将其设为默认账号。
#1    2.账号修改
    打开“Internet账号”对话框，选中“邮件”选项卡中已建立的账号，单击“属性”按钮，即可打开“邮件账号属性”对话框（^530112a^1），其中共有五个选项卡。
    ①“常规”选项卡用于设置或修改“邮件账号”和“用户信息”，其最后一项“接收邮件和同步时包含此账号”应该选中。
    ②在“服务器”选项卡中的“接收邮件（POP3）”后填入邮件接收服务器地址，其字母格式一般为E-mail地址“@”后面的内容。如果知道数字格式的POP3服务器地址，也可填入数字格式。这样可节省发信时的域名解析时间，速度会快一些。
    在“外发邮件（SMTP）”后填入邮件发送服务器地址。最好使用你的本地ISP提供的SMTP（邮件发送）服务器地址，这样可使邮件发送的速度最快。如北京的263用户可填入：smtp.263.net（字母格式）。也可填成数字格式，其理由同上。
    “账号名”（E-mail地址“@”前面的内容），“密码”是取信时必须正确提供的。如果是ISP提供的信箱，则此口令与你的上网登录口令相同。如果是网上申请的免费信箱，则是你申请时自行确定的。当在家里等较安全的地方上网，可以将“记住密码”项选中，否则就要在接收邮件时输入邮箱密码。最后的两个选项（使用安全密码验证登录和我的服务器要求身份验证）一般无需选中。
    ③“连接”选项卡供拨号上网用户选择连接（如果在“拨号网络”中设置了多个连接），你可以打开下拉列表，选中其中已设置好的连接，并将“连接此账号总是使用”项选中。必要时可单击“设置”按钮，打开“XX连接”对话框对“连接方式”、“拨号网络服务器类型”以及TCP/IP进行设置。
    ④“安全”选项卡用来决定从某一地址发送邮件时是否使用数字标识。“数字标识”用来证明用户的身份，防止其他人假冒用户的名义发邮件。
    ⑤“高级”选项卡中的各项一般可以忽略，只是“服务器超时”项可根据邮件服务器的繁忙程度设置，一般取一至两分钟或更长。
#1    3.新闻组服务器设置
    新闻组是Internet上传播信息的一种重要方式，用户可以通过Outlook Express 5.0从新闻服务器中接收信息并参与讨论。Outlook Express 5.0设置新闻组服务器的方法是：单击主窗口“新闻组”下的“设置新闻账号”，在“Internet向导”的引导下，分别设置发件人名称、向新闻组发送和接收消息的电子邮件地址、新闻服务器地址（如news .nease.net）等，最后单击“完成”按钮退出设置。对于需要注册的新闻服务器，用户还必须填入与服务器相应的账号和密码，否则以后将无法登录。
#1二、撰写邮件
    Outlook Express 5.0可以撰写纯文本和HTML两种格式的邮件，而且可以随意选择其中的一种。
#1    1.纯文本邮件
    ①选中“发送”选项卡“邮件发送格式”下的“纯文本”项，单击Outlook Express 5.0工具栏中的“新邮件”按钮，即自动打开纯文本的“新邮件”窗口（^530112b^2）。它与HTML“新邮件”窗口的区别是正文撰写窗格上方没有设置字体、字号等格式的工具栏。
    “新邮件”窗口打开后“发件人”框内自动出现默认邮件账号，如果你要使用其它账号作为“发件人”地址，可单击下拉按钮打开“发件人”列表，选择其中列出的E-mail账号即可。
    “收件人”框内需要填入收件人的E-mail地址，如果有多个收件人可用分号将他们的E-mail地址隔开。也可单击“收件人”按钮，利用“地址簿”输入收件人的E-mail地址。若邮件要抄送给他人，可在“抄送”后填入其E-mail地址，也可利用“地址簿”输入，方法同上。
    “密件抄送”框内同样填入收件人的E-mail地址，在邮件发给“收件人”和“抄送”收件人的同时，也给“密件抄送”的收件人发一个副本。所不同的是，在“收件人”和“抄送”栏里填入的地址所有收信的人都能看到，而“密件抄送”栏中的地址是不可见的。这样，其他人不知道“密件抄送”的对象也收到了这封信。
    “主题”输入框内写邮件的主题词，如“投稿”、“附件说明”等，使收件人在阅读邮件之前大致了解邮件内容。“主题”下面的空白窗格供用户输入正文，输入过程中按Ctrl+S键可保存邮件的草稿，按Alt+S键或单击“发送”按钮可将邮件存入“发件箱”，立刻或以后发送。
    ②如果你需要随信发送附件（如小软件），可单击工具栏中的“附加”按钮。在“插入附件”对话框中找到已经写好的信，选中后单击“附件”按钮，使文件名及图标出现在窗口的“附件”输入框内。利用这种方法可以将一定大小（受SMTP服务器限制）、类型任意的文件作为邮件的附件发送出去。也可以利用“插入”菜单中的“文件中的文本”命令，在纯文本邮件中插入其他TXT格式的文件。
#1    2.HTML邮件
    ①选中“新邮件”窗口“格式”菜单下的“多信息文本HTML”命令，即可写出HTML格式的邮件。
    ②HTML邮件的最大优点是支持多媒体。其文字格式的设置与Word 97相似，选中邮件窗口中的文本，使用正文撰写窗格上方的工具栏按钮，就可以完成字体、缩进、对齐等的设置。
    你还可以将自己的问候语或音乐作为邮件背景发出去，即打开“格式”菜单下的“背景”子菜单，选择“声音”。单击“背景音乐”对话框中的“浏览”按钮，找到你事先录制的问候语等声音文件，在“重复设置”下选择播放方式或次数，完成后“确定”即可。
    还可以在邮件中插入图片，方法是将光标停留在想要放置图片的位置。单击“插入”菜单中的“图片”命令打开对话框，单击对话框中的“浏览”按钮搜索要插入的图形文件，根据需要打开“对齐”下拉菜单设置图片对齐方式，并可在“水平”、“边框宽度”、“垂直”框中输入图片相关数据，确定后即可在正文窗格中看到效果。
    除此以外，Outlook Express 5.0还可以用图片或某种颜色作为HTML邮件的背景，你只须打开“格式”、“背景”菜单，选择“图片”。单击“背景图片”对话框中的“浏览”按钮，找到要加入的图形文件后“确定”即可。或在“颜色”调色板中选择你喜爱的颜色后单击。
    ③另外，你还可以在HTML邮件中插入超级链接或其他HTML 页面，方法是让光标停留在需要添加超级链接或 Web 页文本的位置。若要插入超级链接，只须单击“插入”菜单中的“超级链接”命令打开对话框。在“类型”下拉列表中选择合适的文件类型，然后在“URL”框内输入链接“确定”即可。若要插入HTML页面，应单击“插入”菜单中的“文件中的文本”命令。将“插入文本文件”对话框中的“文件类型”改为HTML文件，找到要添加的文件后单击“打开”即可。
#1三、发送和接收邮件
#1    1.发送和接收普通邮件
    Outlook Express 5.0对多账号的支持很完善，单击工具栏中的“发送/接收”按钮将发送和接收所有账号的邮件。除此以外，如果你拥有多个E-mail信箱，但只想从其中的一两个接收邮件。可以单击Outlook Express 5.0工具栏“发送/接收”按钮右边的下拉按钮，打开下拉菜单，从中选择某一账号单击。若想继续接收另一信箱的邮件，只须再从下拉菜单中找到其账号单击即可。该下拉菜单中还有“接收全部邮件”、“发送全部邮件”两条命令，使用方法相同。
#1    2.发送和接收新闻邮件
    撰写和回复新闻邮件的发送与直接发送E－mail的操作相似，如果是在线发布信息可选择“新邮件”发送；如果想回复正在阅读的某个邮件，可选择“回复组”按钮，新发布的邮件信息就会跟在原来邮件下面。离线写好的邮件可以选择“以后发送”放在发件箱中，等到上线后再发送。
#1四、查看和阅读邮件 
#1    1.打开和阅读邮件
    选中Outlook 栏或文件夹列表中的某个信箱的图标，即可在邮件窗格中列出信箱中的所有邮件（^530112c^3）。选中文件夹列表中的某一文件夹，其中各邮箱的已读邮件和邮件总数即可在右窗格中列出。若要在阅览窗格中查看邮件，只须在邮件列表中单击该邮件，即可将它打开在预览窗格。若要在单独的窗口中阅读邮件，只须在邮件窗格中双击该邮件，就可以打开一个单独的窗口阅读邮件。如果需要顺序阅读大量邮件，采用后一种方法较好，此时可以使用“上一封”和“下一封”按钮快速浏览。
#1    2.打开和保存邮件附件
    若邮件带有附件，打开的方法是：若邮件显示在预览窗格，可单击邮件标题行右侧的回形针图标，然后单击菜单第一行的文件名。若附件是可执行文件等，Outlook Express 5.0会弹出对话框给予警告，并给出“打开”或“保存到磁盘”两种选择。若邮件显示在单独窗口，双击“附件”行内的附件图标即可（也会弹出对话框给予警告，处理方法同上）。要在第一种情况下保存附件，可使用菜单第二行的“保存附件”命令。要在第二种情况下保存附件，可选择对话框中的“保存到磁盘”项。
#1    3.查找邮件
    Outlook Express 5.0具有强大的邮件查找功能。选中主窗口文件夹列表中的某个文件夹或信箱，打开“编辑”、“查找”子菜单，单击“邮件”或“此文件夹中的邮件”命令。在弹出的“查找邮件”对话框中，用户可以利用“发件人”、“收件人”、“主题”、“邮件和“收到时间早于”、“收到时间晚于”等多个关键字或条件进行查找。
#1    4.阅读新闻邮件
    ①在线阅读时只要打开新闻组界面，即可在邮件列表中阅读每封邮件的主题，如果想要下载，只需要在要下载的邮件上单击鼠标右键，选择“标记要下载的邮件”项，然后在“工具”栏中选择“下载该新闻讨论组”，Outlook Express 5.0将自动开始下载新闻讨论组，下载完毕即可在线阅读。
    ②Outlook Express 5.0允许用户下载新闻邮件，然后离线阅读。下载时可只下载邮件标题，也可以下载完整邮件，然后离线读取。为了减少邮件信息的重复，下载时可以下载当前的讨论组标题，然后离线标记感兴趣的标题，再上线下载这些邮件。
#1五、如何发送安全邮件
    为了保证电子邮件不被伪造和他人偷阅，你可以使用 Outlook Express 5.0的“数字标识”功能证明发件人的身份，还可以使用数字标识加密邮件防止泄密。
#1    1.数字标识的用途
    数字标识由“公用密钥”、“私人密钥”和“数字签名”三部分组成，其申请、发放、加密和验证由授权机构的 Web 站点进行，几乎都要收费（或在试用期满后收费）。收件人使用发件人的数字签名验证其身份，并可使用公用密钥将加密邮件发送给后者，这些邮件必须用收件人的私人密钥才能阅读。为了发送加密邮件，发件人的通讯簿必须包含收件人的数字标识。这样就可以使用他的公用密钥来加密邮件了。当收件人收到加密邮件后，用他的私人密钥解密邮件后进行阅读。
#1    2.怎样获得数字标识
    发件人的数字标识可向授权机构的 Web 站点申请，国内已有Secumail263.net提供中文数字标识申请服务，详细信息可到该站点上查看。
    至于发件人的数字标识，可从发来的带数字签名的邮件中获得，也可搜索授权机构 Web 站点上的数据库。另外，部分目录服务也将数字标识与其他属性一同列出，可在其中进行搜索。    
#1    3.发送和接收带有数字标识的邮件
    打开图1中的“安全”选项卡，将“S/MIME安全邮件”下的选项选中。撰写完邮件后打开“工具”菜单，选中“数字签名”。这样发出的邮件就是带有数字标识的邮件，收件人以此确认发件人的真伪。带有数字标识的邮件的打开方法与普通邮件基本相同，只是会提示该邮件有数字标识保护。
#1    4.发送和接收加密邮件
    发送加密邮件时通讯簿中必须有收件人的数字标识，否则收件人无法打开收到的邮件。将收件人的数字标识加入通讯簿的方法是：选中邮件窗格中带有数字标识的邮件，单击鼠标右键，选择“属性”命令。在“xxx属性”对话框的“安全性”选项卡中单击“将数字标识加到通讯簿”按钮。
    加密邮件的撰写方法与普通邮件基本相同，唯一不同的是发件人地址必须带有数字标识，完成后选中窗口“工具”菜单下的“加密”命令即可。收件人收到加密邮件后，只要他的地址簿中有带数字标识的对应地址，加密邮件就会自动解密供阅读。
#1六、Hotmail邮箱管理
    Outlook Express 5.0新增的一个功能就是对Hotmail账号的支持，即能够用来读取Hotmail邮件并对Hotmail收件箱和文件夹进行管理。这是因为Hotmail不支持POP3和STMP，普通用户接收和发送Hotmail信件非常不便，Outlook Express 5.0的这一改进大大方便了Hotmai用户。
#1    1.申请Hotmail账号
    Outlook Express 5.0内置了Hotmail账号申请功能，你只须单击“工具”、“申请新账号”子菜单，选择“Hotmail”，系统自动拨号连接打开申请对话框，然后根据提示进行操作即可。
#1    2.设置Hotmail信箱
    通过Outlook Express 5.0申请到Hotmail账号后，系统会增加一个新的Hotmail账号。打开“发送/接收”下拉菜单，单击新增的Hotmail账号，即开始下载文件夹内容，下载完成后，文件夹栏会增加一个新文件夹，下有：收件箱、已发送邮件、已删除邮件和MSN声明，同时右窗格会显示每个文件夹的邮件总数、未读数及同步设置情况等。
#1    3.接收、发送Hotmail信箱中的邮件
    打开“发送/接收”下拉菜单，选择“Hotmail”账号，即可下载邮箱中的新邮件、“MSN”声明中的新标题等。另外你还可以单击“工具”菜单下的“全部同步”命令来接收和发送邮件。
#1七、多用户使用 
    Outlook Express 5.0相对以前版本的最大不同点是支持多用户，其操作步骤如下：
#1    1.建立（用户）标识
    在多用户Outlook Express 5.0环境下，每位用户都有姓名（或其他代号）和密码组成标识。为新用户建立标识的方法是：
    运行Outlook Express 5.0，单击“文件”、“标识”子菜单下的“添加新标识”命令，打开“新标识”对话框（^530112d^4），在“输入姓名”框内输入姓名或其他代号作为标识名称。为使一台电脑上的各个用户相互隔离，还应将“启动时询问密码”项选中。选中后会立即弹出“输入密码”对话框，在“新密码”和“确认新密码”框内输入选定密码。连续两次“确定”后，Outlook Express 会询问是否要以新用户身份登录。如果回答“是”，则开始Internet 连接向导。如果回答“否”，则继续使用当前用户的连接设置。
#1    2.标识切换
    由于Outlook Express 5.0能供多个用户使用，经常需要从当前标识（用户）切换到另一个标识（用户）。切换方法是：单击“文件”菜单下的“切换标识”命令，在对话框中选中标识名称，在“密码”框内输入该标识的密码，单击“确定”。程序运行后，Outlook Express 5.0标题栏和窗口右上角会显示新的标识名称。此后，用户可以支配Outlook Express 5.0中属于自己的所有资源，包括文件夹、账号设置等，这些与单用户Outlook Express 4的使用完全相同。
#1    3.标识管理
    Outlook Express 5.0的标识管理功能主要用来设置默认标识、删除标识等。单击“文件”、“标识”子菜单下的“管理标识”命令，就可以打开“管理标识”对话框。选中对话框“标识名称”下的某个标识，单击“设为默认值”按钮，就可以将它设为默认值。
    除当前和默认标识（用户）外，选中“管理标识”对话框中的某个标识，单击“删除”按钮，会弹出一个警告对话框。确认“删除”后，必须在“确认密码”对话框中输入密码，单击“确定”才能将选定标识删除。删除后相应的设置也被删除，但数据（邮件）不会被删除。
#1八、“垃圾”邮件预防 
    E-mail用户最怕收到不需要的广告、网上刊物等“垃圾”。它们不仅浪费时间，甚至会让你付出金钱（非免费邮箱的磁盘占用费）。Outlook Express 5.0提供了多种预防“垃圾”的措施：
#1    1.建立规则
    单击“工具”、“邮件规则”子菜单下的“邮件”命令，在“邮件规则”对话框中单击“新建”按钮。打开“新建邮件规则”对话框，在“选择规则条件”下复选你需要的条件，如“若邮件来自指定的账户”等。接着“选择规则操作”，如“从服务器上删除”等。并在“规则说明”中对带下划线的值进行编辑，给出E-mail地址之类的条件。最后在“规则名称”下输入你给这一规则命的名。完成后单击“确定”，一个新的规则名就加入到“邮件规则”对话框，单击“马上应用”按钮即可使其生效。以后你下载邮件时，Outlook Express即可按规则对邮件执行操作。
#1    2.使用“黑名单”
    万一你收到了垃圾邮件，只须在“收件箱”中将其选中，单击“邮件”、“阻止发件人”命令。随后弹出一个提示框，告诉你已将该地址列入阻止发件人列表（以后不下载来自该地址的邮件，直接在服务器删除），并将收件箱中的该邮件删除。单击“确定”完成操作。
    管理“黑名单”的方法是：单击“工具”、“邮件规则”、“阻止发件人名单”。在“阻止发件人”选项卡中选中某个E-mail地址，再单击相应按钮，即可执行“删除”、“修改”、“添加”等操作。
#1九、Outlook Express 5.0使用技巧 
#1    1.自动添加地址    
    通讯簿可大大提高邮件地址输入速度和准确性，如果你要有选择的进行添加，可打开收到的邮件，用鼠标单击“工具”、“将发件人添加到通讯簿”。或直接用鼠标右键单击邮件，然后选择快捷菜单中的“添加到通讯簿”。
    如果你要对所有回复邮件地址进行添加，时只须单击“工具”、“选项”命令，选中“发送”选项卡中的“自动将我的回复对象添加到通讯簿”，此后所有通讯簿中没有的E-mail地址均被加入通讯簿。
#1    2.显示符合条件的邮件
    如果你收到的邮件比较多，可能不容易搞清哪些邮件读过。为此，你可以使用视图显示符合条件的邮件。方法是：选中需要显示邮件的文件夹，选中“查看”、“当前视图”菜单下的“显示所有邮件”、“隐藏已读邮件”或“隐藏已读或被忽略的邮件”。若这三个默认视图不能满足你的需要，可选中某个视图，再单击“自定义当前视图”命令，对它进行修改，增加邮件显示条件或值。还可以使用“定义视图”命令，根据需要新建视图。
#1    3.自动分检邮件
    先使用“文件”、“新建”、“文件夹”命令，在本地文件夹下新建存放邮件所需的文件夹。再单击“工具”、“邮件规则”子菜单下的“邮件”命令，在“邮件规则”对话框中单击“新建”按钮，打开“新建邮件规则”对话框。根据需要在“选择规则条件”下选择分检条件（可复选），如果你按信箱分检，可选“若邮件来自指定的账户”。也可复选多个项目，建立比较复杂的分检条件。然后在“选择规则操作”下选“移动到指定的文件夹”或“将它复制到指定的文件夹”。并单击“规则说明”中带下划线的链接，选择或输入相关的说明。操作结束后下载邮件，Outlook Express 5.0即可自动分检邮件。
#1    4.阅读乱码邮件
    如果你收到的邮件是一堆乱码，又不知道它使用的是何种文字或编码。可利用Outlook Express 5.0支持多种编码，并能自由切换的优势尝试解决。方法是：先将乱码邮件选中，打开Outlook Express 5.0“查看”、“编码”子菜单，逐个选中其中的编码。必要时还可打开“其他”菜单，从中进行选择。由于Outlook Express 5.0支持网络上常见的几种编码，故绝大多数乱码在选择正确后均可正常显示。
#1    5.邮件快速排序
    用鼠标右键单击Outlook Express 5.0邮件窗格中的列标题，选中快捷菜单中的“升序”或“降序”，则窗格中的邮件以该列为索引排序。
#1    6.为个别邮件签名
    若要为个别邮件签名，可清除“选项”、“签名”选项卡中的“在所有待发邮件中添加签名”项。然后在撰写邮件结束时，单击“插入”菜单中的签名命令，在对话框中选择所要的签名即可。
#1    7.快速改变文本字体大小
    选中需要阅读的邮件，打开“查看”、“文本大小”下级菜单，从“最大”至“最小”的五个等级中选择合适的单击，即可立即改变当前邮件的字体大小。
#1    8.查看HTML源文件
    要查看或编辑正在撰写的 HTML 邮件的源文件，可单击“查看”菜单中的“编辑源文件”命令。窗口底部会出现三个选项卡，单击其中的“源文件”选项卡就可以看到HTML源程序内容。
#1    9.跟踪和忽略邮件
    如果你对某一主题的邮件特别感兴趣，或不感兴趣，可以在邮件窗格中将其选中。然后单击“邮件”菜单下的“跟踪对话”或“忽略对话”，前者可在联机后随时接收该主题的新邮件，后者可以拒绝接收该主题的新邮件。
#1    10.在通讯簿中撰写和发送邮件
    方法是：选中通讯簿中的联系人，单击鼠标右键。选中快捷菜单“操作”下的“发送邮件”命令，即可打开“新邮件”窗口撰写和发送邮件。