常用传真软件操作指南

张熙平
1999年 第52期 01版

　　目前使用计算机收发传真已经不是很多了，因为大家已经习惯了使用电子邮件E-mail。但是如果对方没有联网，使用传真功能可在很大程度上提高办事效率。以下向您推荐几个收发传真的共享软件，它们所占的磁盘容量并不很大，但是功能非常实用。
#1一、MightyFAX（http://202.104.248.90/~czy/dl/mf32.exe）
    MightyFAX是一个专门的传真收发工具。该工具的界面形式很简单，但是使用效果很好。除提供传真收发功能外，程序也直接在界面中提供传真编辑功能，并可自动创建传真封面，这样做出来的传真样子显得很专业。不过由于使用该工具发送传真页时，并不能象Fax 2000那样完整的使用其它文档编辑工具创建的格式发送，而且该工具不能发送文档中的复杂插图。虽然有一些缺点，但是该工具在文本传真收发方面做得很好，这也是一般商业文档传输的主要格式，所以还是有很高的使用价值的。
    该工具的另一个特色功能是可以很好的保存接收和发送的传真，这一点就象是邮件客户程序一样，所有收发的传真都以列表形式显示在程序界面窗口中，你可以直接预览，也可以重新发送，或者回复发件人、压缩打包保存、使用效果非常好。MightyFAX的另一项功能是提供良好的传真接收功能，无论是标准的字体还是手写体，都可以完整地显现在屏幕上，尤其是手写体，看起来很亲切，你甚至可以用笔画一幅图画传过来。
    以下让我们看看如何使用这个工具发送传真，首先是使用外部编辑器发送：
    1.打开外部编辑器，如Word，在其中编辑传真首页和正文，然后调用程序的打印功能，并从关联的打印属性设置界面中选择“MightyFax Printer Driver”。
    2.确定后弹出一个MightyFAX对话框，要求用户输入发送传真的号码、主题，然后确定，程序给出传真文件创建完成对话框，并询问用户是否现在启动MightyFAX，如果现在需要发送传真，单击Yes按钮确定，如果选择No，则将该传真档保存到发送列表框中，以便方便时启动程序发送。在此我们选择“Yes”。
    3.MightyFAX启动，此时看到的是“Outgoing Faxes”标签项。在程序界面中选择刚才编辑的文档，单击按钮条中的“View”按钮，程序会提供当前传真页的预览窗口。如果觉得没有问题，单击界面中的“Send”按钮，程序给出“Send Fax”对话框，对于该界面中提供的设置项目，一般不用修改，因为这都是程序自己检测到的硬件信息，单击界面中的“Send Fax Now”按钮，发送开始。发送成功后，程序会自动断开电话。发送过程中如果出现错误，程序会给出提示对话框，并中断发送。
    以上是一般的发送传真的方法，使用这种方式MightyFAX不会在传真中添加封面，因为它默认你自己编辑传真封面。此外，程序自身也提供了创建传真功能，使用这项功能的好处是比较简单，但是它就象一个简单的文本编辑器，不能创建含格式编排的文档。如果需要使用这项功能，可首先启动程序，然后单击程序界面中的“New”按钮，程序会给出“Fax Cover Sheet Editor”对话窗口，在其中设置发送号码、主题，然后在“Message”文本框中输入传真正文。如果需要使用程序自身提供的传真封面模板，可单击界面中的“Select Fax Cover Template”按钮，并在关联界面中选择合适的样式即可。如果需要修改发送者的信息，可单击界面中的“Change Sender Info”按钮，并在关联界面中设置。此外，在该界面中也提供了添加传真的标记信息“Importance Flags”功能，根据自己的要求选择即可。编辑工作结束后，单击“Save”按钮，程序会将当前的编辑结果保存到主界面中的列表框中，选择该传真，然后就可以按前面提供的方法发送了。
    MightyFAX提供了接收传真功能，此项功能的使用方法非常简单，使用鼠标直接单击按钮条中的“Receive”按钮，并在关联的提示对话框中进行确认就可以了。传真接收完成后，单击按钮条中的“Stop”按钮，终止接收状态。如果需要察看收到的传真，可首先切换到“Incoming Faxes”标签项，程序会在界面中给出接收到的所有的传真列表。选择需要察看的列表项，然后单击界面中的“View”按钮即可。
    对于在程序界面列表框中保存的传真，MightyFAX提供了简单的管理功能，其中包括编辑、打包、排序等等。其中的特色功能就是将传真打包保存了。这项功能的好处为用户保留历史传真带来了极大的方便。因为当发送或接收的传真很多时，程序的显示列表框会变得很乱，这样看起来不是很直观，而其中的多数内容是不需要经常察看的，但是通常又不能将其删除。现在就可以使用MightyFAX提供的打包功能保存，而且打包的传真也不会显示在程序界面的列表框中，使用效果很好。该项功能的具体用法为：首先在程序界面中选择需要打包的传真，然后单击界面中的“Archive”按钮，并在关联的对话框中进行确认就可以了。当需要再次使用打包的传真时，可从程序的“File”菜单中选择“Show Archived Faxes”命令，打包的传真会重新显示在程序界面的列表框中，现在可以进行观察或进行其他操作了。
    MightyFAX提供了用户自己设计传真首页功能，如果需要使用此项功能，可从界面菜单条中的“File”项中选择“Cover Sheet Template Designer”命令，程序会给出一个同名的窗口。这是一个类似Windows提供的“画图”功能的编辑器，你可以使用鼠标选择可以添加的传真项目，然后将其放到窗口中的文本框中的合适位置，并调整显示的大小就可以了。程序支持的添加项目包括任意字符和符号、几何图形、传真信息、发送日期、重要的复选项、网格等，以上的所有项目都是支持鼠标拖曳的，编排非常的方便。编辑完成后，单击界面中的“Save”按钮保存即可。此后你就可以使用这个首页模板了。
    MightyFAX提供了简单的收件人Fax地址管理功能，你可以将需要经常联系的Fax号码添加到其中，以方便调用。具体用法是：从菜单条中的“File”项中选择“Phone Book”命令，程序会给出“Phone Book Browser”对话框，单击其中的“New”按钮可创建一个新的联系地址。此外，在该界面中也提供了编辑已有联系人、删除列表项等功能，直接选择即可。
    如果要很好的使用MightyFAX，进行合理的运行设置是必须的，程序提供了一个设置向导，加上提供了自动的硬件配置检测功能，相信可以适合所有的用户。以下给出具体设置方法：
    1.打开调制解调器，从程序界面“File”菜单条选择“Preferences”命令，程序给出运行环境设置界面。
     2.单击“Next”按钮，程序给出Modem检测界面，单击其中的“Find Modem Port”按钮，设置Modem端口。如果你知道自己的Modem使用的端口，也可以在界面中直接选择。
    3.切换到下一界面，单击其中的“Check Fax Class”按钮，检测你的Modem可支持的Fax Class等级。当然你也可以直接选择“auto detect”复选框，由程序自动识别。然后在该界面中设置Modem发送传真的速率。
    4.切换到下一界面，在其中设置发送者的简单信息。此后的设置界面中提供了接收传真的运行方式设置，它们的设置内容与以上提供的发送传真是一样的，在此不再重复给出。
    5.在最后一个设置界面中，给出了设置收到传真时的声音提示设置，以及设置MightyFAX为系统默认打印机，根据自己的要求选择。全部设置完成后，单击“Finish”按钮保存并退出。
    MightyFAX是共享软件，程序提供全功能试用版本，该工具的下载连接地址是http://202.104.248.90/~czy/dl/mf32.exe，下载文件大小为1.5MB。
#1二、Free Fax 2000（Ibfax）（http://www.worldfax.net）
    Free Fax 2000或者叫Ibfax，是一个国产的优秀免费国际传真发送工具。与前面介绍的两个工具不同，该工具是通过Internet来发送传真，从而可以以拨打市内电话的价格发送国际传真，大幅度的降低通讯成本。该工具提供了很好的中文界面，可以很好的支持各种语言文字和各种图形的发送。不过它提供的这项功能的接收地区是受限制的，在中国只有北京一个城市，但是国外城市很丰富。此外，该工具使用时需要用到SMTP服务器，而且它对传真号码的格式也有要求，好像限制项目多了些。
    在使用该工具之前，首先看看如何设置运行环境：启动程序，单击界面中的“设置”按钮，程序给出一个对话框，在其中添加发送者的姓名、电子邮件地址、和SMTP服务器。其中的电子邮件地址是用于返回发送信息的，应该正确填写。最后保存设置就可以了，很简单。
    Free Fax 2000提供了一个简单的传真编辑器，有点象文本编辑器。如果需要发送传真，可按以下步骤操作：
    1.单击程序界面中的“撰写新传真”按钮，程序给出一个新窗口，在其中设置发送传真的标题、收件人姓名，然后在其中编辑传真正文。之后单击“确定”按钮回到程序主界面。
    2.现在开始键入接收传真的号码，它的格式为：国际区号-地区号码-传真号码，其中国际区号前面没有“00”，也就是说如果给中国发传真，只需键入“86”而不是“0086”，传真号码中的“-”号需使用“*”按钮输入。所有号码输入完成后，按下“#”键确认，这就象使用300电话卡。如果你的号码输入格式有错误，或者是输入的号码所在地区程序不能支持，它会立刻给出提示信息。在Free Fax 2000的帮助文档中给出了程序可以支持发送的地区相应的国际代码，在此就不重复给出了。
    3.单击程序界面右下角的蓝色发送按钮，发送开始。在此需要说明的是，该工具中加入了服务器端认证功能。每次发送第一页传真时将会有一个服务器验证的过程，时间大约在一分钟左右，从发送第二页起，即不再需要服务器端认证。当传真发送完成后，软件会提示信息，并会以E-mail方式通知你FAX是否成功发送。
    Free Fax 2000提供在发送传真时添加附件文件功能，这就象给邮件添加附件，具体方法也非常简单，使用鼠标单击界面中的“浏览硬盘夹带你要的文件”按钮，并在关联的文件列表窗口中选择需要的文件就可以了。程序支持的文件类型包括文本文件，TIF格式的图形文件，以及打印格式POSTSCRIPT（*.PS）。
    Free Fax 2000是免费软件，该工具的网址是http://www.worldfax.net，在此你可以得到它的最新版本。
#1三、Fax 2000（http://tucows.qz.fj.cn/files4/fax2000.exe）
    Fax 2000是一个集发送传真和收发电子邮件于一体的工具，其突出特点是操作简单，在发送传真的过程中不会改变编辑格式。使用它发送传真，就象使用打印机打印文档一样方便，If you can print it， you can fax it！（只要你能打印它，就能发送它）。Fax 2000自身不提供传真编辑器，但你可以使用自己最熟悉的文档编辑工具，如Word编辑传真，然后通过该工具发送出去。由于Word提供了丰富的传真模板文件，加上Fax 2000在发送时可以完整地保持编辑格式，包括图文混排，这样他人就可以收到你制作的漂亮传真页了。Fax 2000的另一个特点是可以将一个文档同时发送到多个地址，包括Fax和E-mail的混合地址组。此外，Fax 2000提供了一个邮件接收管理工具“Fax2000 Inbox”和一个地址簿管理工具，这样不但便于文档管理，也可方便用户管理自己的联系人，提高工作效率。
    Fax 2000的使用方法非常的简单，如果需要发送传真，可按以下步骤操作：
    1.启动文档编辑工具（如Word），创建、撰写传真内容。
    2.调用文档编辑工具中的打印功能，在打印设置对话框的“打印机”设置项目中选择“CCR FAX2000 Driver”，然后确定。
    3.Fax 2000被激活，程序给出“Fax2000 Status”对话框，并开始处理传真内容。由于传真的收发并不使用我们所熟悉的字库，所以发送时不必考虑对方是否可以识别。
    4.传真的内容处理完成后，Fax 2000启动，此时你可以看到它的主界面，在其中的“To”文本框中输入接收方传真的号码，如果需要发送E-mail，可在其中输入邮件收件人的地址。击回车键确认后，地址就加入到发送队列“Recipients”中。如果需要将当前的传真/邮件发送给多个用户，可继续在“To”文本框中输入、添加。
    5.全部发送地址设置完成后，单击界面中的“Send”按钮，就可以发送了。
    Fax 2000提供了一个简单的地址簿，如果需要使用它，可使用鼠标单击程序界面中的“Show address book”按钮，程序会给出“Address Book”设置界面。在这个工具中，程序提供了分组管理联系人地址功能，这样可以将相同类别的地址分别保存，便于日后查找。如果需要创建一个新组，可使用鼠标单击界面中的“Add Group”按钮，程序会给出“Add/Edit Group”对话框，在其中输入新建的组名就可以了。回到“Address Book”设置界面，现在你可以从其中的“Group”下拉文本框中切换组别。如果需要将新的联系人地址添加到指定的组别中，可首先选择相应的组别，然后单击界面下方的“New”按钮，程序会在界面的列表窗口中直接给出一个设置界面，在其中的“Name”和“Address/FAX”文本框中分别设置收件人的名称和地址，然后单击OK按钮确认。
    如果需要使用地址簿中保存的地址，可使用鼠标直接选择，然后从界面上选择相应的按钮就可以了，程序支持的功能包括发送“To/Fax”、抄送“CC”，暗送“BCC”。此外，你也可以使用鼠标双击列表框中的地址项，也可以将其快速添加到发送列表中。地址项目选择完成后，单击“Done”按钮可返回程序主界面。
    Fax 2000提供了简单的运行方式设置，在使用该工具之前，必须进行正确的设置，否则是不能发送传真或邮件的。以下给出具体设置方法：
    1.单击程序界面中的“Settings”按钮，激活程序的运行环境设置界面。对于初次使用该工具，需单击界面中的“Fax Modem”按钮，程序会自动扫描系统中安装的调制解调器，并给出扫描结果对话框，进行确认即可。
    2.在该界面中设置使用者的名称、电子邮件地址、发送邮件的SMTP邮件服务器地址、可使用的Internet连接、用户自己的Fax号码等信息。此外，在该界面中也提供了自动添加发送地址到地址簿、升级检测、在发送主体前添加称谓信息、发送主体的显示方式等设置复选框，一般使用程序提供的默认设置即可。
    3.单击OK按钮，然后重新启动程序，以上设置就生效了。
    作为传真发送工具，Fax 2000工具不提供接收传真功能。但它提供对邮件收发的支持，不过程序提供的邮件功能非常的简单，对于邮件的发送，与发送传真是完全一样的，对于邮件的接收，需要使用到程序提供的另一个工具“Fax2000 Inbox”，该工具可从Fax 2000的程序组中启动。Fax2000 Inbox使用前需要设置运行环境，方法是单击程序界面按钮条中的“Settings and Options”按钮，激活运行环境设置界面，然后在其中设置接收邮箱的POP服务器地址、SMTP服务器地址、用户名、登录口令、Internet连接方式等。对于邮件的接收，非常的方便，直接单击按钮条中的“Check for mail”按钮就可以了。Fax 2000是共享软件，程序提供90天全功能试用版本，该工具的下载连接地址是http://tucows.qz.fj.cn/files4/fax2000.exe，下载文件大小为2.12MB。