Office 2000新看点 朱猛、胡锦承 1999年 第40期 15版 　　8月30日微软公司的办公软件Office 2000中文版闪亮登场。作为第三代中文办公自动化软件，Office 2000中文版融合了最先进的Internet技术和突破性的智能化中文处理技术，为“办公一族”所称道。下面就让我们来看看它究竟有些什么值得关注的地方。 #1质的飞跃 　　与Office 97相比，Office 2000确实有了质的飞跃，它在保留了原有Office套件中各个独立软件功能的基础上，更加注重基于Web环境的信息共享和发布，也更加注重数据的访问和分析，所有的文件最后几乎都可以自动存为HTML格式并直接应用于Internet环境。因此，Office 2000在技术上最为重要的变化就是从以文件为中心发展到了以Web为中心。或者这样说，Office 2000多方面地继承了Office 97的集成性和易用性，并使用户得以提前进入一个全新的、以Web为中心的世界。Office 2000中文版的另一大特点是其出类拔萃的智能化中文处理技术，它具有许多专门针对中文应用特点设计的功能和工具，如采用了先进的中文分词机制，实现了中文词和句的块选择、汉语拼音注音、简繁体转换等功能。在中文输入法方面则集成了最新的微软拼音输入法2.0，并首次引进中文的语法校对和拼写检查。另外，用户还可以方便地用鼠标手写输入汉字。 #1令人兴奋的“闪光点” 　　●革命性的改良——个性化的菜单和工具栏 　　在Office 2000里，虽然功能越来越多，界面反而越来越简洁了，使Office新用户不会被其强大的功能吓跑。我们知道，Windows应用程序的绝大多数功能都集中在菜单和工具栏上，随着软件功能的日趋强大，各种软件的菜单栏及工具栏都是越来越复杂，它们往往会挤占大量的屏幕空间，影响用户的使用，不过Office 2000却是一个例外。Office 2000新增了一种被称为智能折叠菜单的功能，它在默认情况下只显示用户经常使用的菜单栏及工具栏，而将那些不常用的命令菜单隐藏起来，只有当用户需要时才会显示它们（当用户多次使用之后，系统会自动调整显示菜单命令的项目，使之更符合用户的使用情况），从而极大地节省了屏幕空间。 　　●奇特的多重剪贴板 　　提到“复制和粘贴”，你可以想象在制作一个图文并茂的PowerPoint演示时，可能需要从Word文档中剪贴文字、从Excel工作表中剪贴图表、从画图程序中剪贴图片、从多个网页中剪贴资料，甚至还可能有音频、视频等多媒体对象需要剪贴，此时你不得不频繁地切换程序进行多次“复制和粘贴”操作，这的确让人烦恼。现在，Office 2000中配备的专用Office剪贴板可帮你解除这个烦恼：它特意提供了一个可同时保存多次剪切、复制内容的专用剪贴板，可将用户最近复制过的12次内容全部保存下来，然后由用户加以选择性粘贴（当然也可以使用“全部粘贴”命令将其一次性全部粘贴到Office文档中），这就极大地方便了用户的使用。一般来说，当用户在任意Office程序中连续执行了两次剪切、复制操作（所谓连续两次是指上一次剪切、复制之后没有执行相应的粘贴操作），Office 2000就会自动将这些复制的内容同时保存到多重剪贴板中，并打开剪贴板工具栏，接下来我们就可以从事继续复制、选择性粘贴等操作了。 　　●自我检测与修复 　　像Office这样的办公软件，使用相当频繁，所以，不可避免地会出现某些文件被破坏，特别在突然死机、掉电等特殊情况下。如果一个关键的文件被破坏，可能所有的Office组件都无法启动。这时，如果直接重新安装的话，需要大量的时间。现在你不用担心了，Office 2000具有自我检测与修复功能。如果Office 2000的系统文件或执行文件被无意中删除或意外损坏，启动Office时系统会对核心程序和注册文件自动进行检测和维护，并自动从安装源恢复，使系统完整如初。另外，Office 2000中新增加“帮助”菜单的“检测与修复”菜单项，在“帮助”菜单中单击“检测与修复”命令，将弹出“检测与修复”对话框，选择“开始”按钮，系统将重新安装丢失和损坏的文件。 　　●宏病毒防护功能——数字签名 　　当你打开一个Office 97文件时，可能会遇到提示警告信息，告诉你将要打开的文件包含宏，宏可能会携带病毒，让你选择是禁用宏还是启用宏。这时，你一定希望有一种办法能确认返回文档中的宏是不是来自于宏的开发者，是否被修改过。Office 2000新的数字签名功能就提供了这种方法，你可以为开发的宏添加数字签名。宏上的数字签名是宏中的一种识别印记，用于确认宏来自于签发该宏的开发者，并且未被修改过。无论通过什么途径修改了宏的代码，其数字签名都将被删除。 　　●独特的多文档处理方式 　　以前我们无论使用一个程序同时打开多少个数据文件，该程序都只会在Windows的任务栏中显示一个程序图标，我们只有通过应用程序的“窗口”菜单才能在不同数据文件之间进行切换，而不能使用常用的“Alt＋Tab”方式，操作不太方便！使用Office 2000之后这一问题将不复存在！Office 2000具有将每个数据文件分别作为一个任务单独显示的功能，当用户在某个应用程序中打开多个文档之后，系统将会在任务栏上分别显示每个文件的图标，我们只需使用“Alt＋Tab”快捷键或用鼠标单击任务栏上的文档图标即可实现在同一应用程序编辑的不同文档之间进行切换的目的（其操作就像在不同应用程序之间进行切换一样），效果非常好。 　　●即点即输 　　用过FoxMail 3.0的用户都知道，它的即点即用功能使我们可用鼠标在任何位置直接进行光标的定位及文字的输入工作，从而免去了使用空格及Tab键定位之苦。令人惊喜的是，Word 2000也提供了这一先进的即点即用功能，极大地方便了广大用户的排版工作。 　　●Word 2000灵活的表格 　　与其强大的文字编辑功能相比，以前版本Word的表格处理一直让人提不起兴趣，而Word 2000，总算给我们带来点“惊喜”。Word 2000对表格采用了与图形类似的处理方式，我们可任意拖动表格的位置或改变表格的大小，并可选用不同的文字绕排方式，这就从根本上解决了表格位置的调整问题。 　　此外，Word 2000对表格功能的最大改进还在于允许用户创建普通Web页中的表格格式。这些格式包括浏览时自动调整表格单元格，在“表格自动套用格式”中增加特定的Inset和Outset边框以及使用丰富多彩的水平线功能。 　　●Outlook 2000轻松的规则向导 　　使用Outlook 2000的规则向导，可以轻松创建复杂的邮件规则。常见的规则类型主要有：根据邮件内容将邮件归入某个类别，当邮件主题或正文中含有特定的词语时，可将其归入某个类别；通过更改邮件的查看方式可显示不同类别的邮件，该特定词语不宜太短或太常用，以免误操作；设置当重要邮件到达时的通知。Outlook 2000单步规则约有10万个之多，其组合规则应该说可以满足用户几乎所有情况下的需要。如果对邮件的管理要求比较简单，还可通过Outlook中更便捷的“组织”工具进行。你只需单击“常用”工具栏上的“组织”按钮即可查看如何使用文件夹、颜色、视图管理邮件和处理垃圾邮件。 　　●Excel 2000的数据透视表 　　Excel 2000新增了“Web查询”对话框，利用该对话框的引导，我们可以实现将数据从Web页导入到Excel中的目的，并且这些导入的数据可以自动刷新，从而使得从Web中获取Excel数据变得更加容易。 　　Excel 2000在保持原有统计图表与格式的基础上，又增加了几种新的统计图表，其中新增的数据透视表可以实现动态显示图表和信息的目的，这就使得我们创建统计图表的工作变得更加方便。 #1八大组件功能特色大盘点 　　Office 2000中文版分4种版本面市，即标准版、中小企业版、专业版和企业版，共有八大组件。Word 2000是Office 2000中的最为重要的组成部分，被设计为全球通用的创建普通Web、电子邮件及打印文档的最简便的工具，它将HTML作为主要的文件格式，并将业界领先的Word易用性扩展到了Web和电子邮件。强大的文件编辑功能、最新特性——即点即输、增强的表格工具、中文简体与繁体的转换以及检测与修复文档等功能，使你对Word 2000会有全新的认识，真正体现了Microsoft对Word软件的承诺——“使你的文档更具魅力”；Excel 2000以透明的显示方式、更聪明的自动求和功能、交互式的网页数据分析图表、导入文本文件自动应用格式、数据更新等强大功能成为最先进的智能电子表格系统，更加易用、可靠、快速和方便；PowerPoint 2000的三框式显示画面、自动调整显示画面、内建表格制作工具、Web画面预览、以及联机讨论与联机广播等特性会使你耳目一新；Access 2000：外观与操作的改进、将数据导出到Excel工作表、网络加强功能、设计数据访问页以及与SQL数据库的链接等方法；Outlook 2000：提供完整的个人信息服务、完善的邮件收发功能、轻松的规则向导、投票系统、将个人日历保存到网站上；FrontPage 2000：中文化的FrontPage 2000、FrontPage Explorer和FrontPage Editor合二为一的功能、更多样化的背景主题、动态的HTML效果、简化的样式应用功能与精确定位方式；PhotoDraw 2000：“All－in－one的图形解决方案”、丰富的模板与图库、绚丽的图形效果、精美的3D特效；Publisher 2000：易学易用的特性、自动应用的专业设计方法、全面的Web发布方案、灵活的出版物创建向导、快速出版功能可在最短的时间内设计出单页出版物。 　　仅仅从上面的介绍中就可以看出Office 2000的确是非常强大的，以上仅介绍了一些Office 2000新功能中在办公方面较为常用的、又是其较为优异的功能，这对于庞大复杂的Office 2000来说，难免有以偏概全之嫌。不过，从这些我们已经可以看出Office 2000令人兴奋的卓越功能，领略其作为第三代办公自动化软件的风采。