外贸好帮手——《轻松制单》

朱晓辉
1999年 第19期 15版

    外贸制单是一项比较繁琐的工作，常用的单证就有二十多种，而且制作单证的要求严格，任何单证上的错误或者单证之间的不一致，轻者就被扣款，重者会遭拒付，给出口企业造成经济损失。而目前许多外贸企业用电脑制单还仅仅停留在用简单的填充方式，单证之间没有建立关联，制作单证费时、费力，而且错误率高。《轻松制单》自推出以来，便因界面简洁、操作简单、功能齐全、适用性强等特点而深受外贸工作者的欢迎。下面我们来介绍一下该软件的各方面情况。
#1    一、主要功能
#1    1.多用户独立登录
    同一个公司有很多的业务员，每一个业务员有自己单独的客户和货物资料。程序的多用户独立登录功能就是为此设计。程序会根据用户名和口令识别用户，登录相应的数据库。用户可以把数据库保存到软盘备份，也可以直接从软盘运行数据库。
#1    2.自动数据计算、合并、转换和统计
    单证制作过程中，只要输入基本的数据，程序能够对基本数据进行综合运算。自动进行数据的四则运算和综合统计。
#1    3.记录的转抄和转移
    对于一个业务员，同一个客户的单证也许比较相似，这时就可以使用记录的转抄，选择数据库中相似的记录，改变发票号后转抄记录，只要对新纪录稍作修改就能完成单证的制作。记录的转移适用于把记录从一个数据库转移到另一个数据库中。它的优点就是并不是复制整个数据库，而是转移其中的记录。
#1    4.资料的自动记忆
    程序会自动记忆输入的资料，当下一次输入资料时，程序会在记忆库中搜索，找到类似的资料就显示出来。
#1    5.动态调整格式
    制单中最大的问题就是唛头宽度的不确定性。唛头的宽度没有统一的标准，程序使用动态调整技术，自动调整唛头区域的宽度，保证制作出美观的单证。
#1    6.双重单证格式
    对于有些单证，例如交单的发票、装箱单必须要有详细的货物描述，而对于另外一些单证，例如报关单、保险单等，只要合计的总数就可以。如果货物描述的项目很多，单证上也无法套打得上，针对这些情况，程序中设计了两种货物描述的格式，打印单证时根据需要选择相应的格式即可。
#1    7.双重打印选择
    程序设置了“套打”和“取消套打”功能，能够根据用户需要把单证打印在已有的印刷空白单证上或者直接打印在白纸上。能够使用所有安装打印机，包括传真软件进行传真。
#1    8.手动修改
    手动修改功能增加了程序的适应性，真正能够按照用户的意愿制作单证。
#1    二、工作界面
    ^191501a^一是《轻松制单》的工作主界面，它由一个滚动文字屏和七个功能按钮组成。滚动文字可以在“功能”中进行设置，置换成其他文字。例如，可以换成你的公司名称。在滚动屏上单击鼠标左键显示功能菜单，其中有“隐藏桌面图标”和“隐藏工具条”等菜单条。“隐藏桌面图标”用于隐藏Win98系统桌面上的所有图标，桌面上只保留《轻松制单》的工具条，创造了一个清爽的制单环境。“隐藏工具条”用于隐藏《轻松制单》的工具条，只保留滚动屏。用鼠标左键按住滚动屏右边的竖条可以在桌面上任意移动工具条。下面简要介绍一下其他几个功能按钮的功能：
#1    1.新建
    用于新建一个合同，它是数据的输入界面，如^191501b^二。
    它包括“信用证条款”、“单证条款”和“受益人证明”三个页面。“信用证条款”中的数据是信用证条款中规定的数据，根据信用证的要求输入。缺省情况下程序默认所有的日期为当天的日期，可以双击鼠标在显示出的日历中选择或直接修改。“包装种类”中如果没有可选的包装，可以选中“其他”，显示“包装种类”对话框，根据要求添加相应的包装种类。单击单证抬头输入框右侧的“新增”按钮，显示“单证抬头设置”对话框，用于输入经营单位的资料。货物描述表格用于输入货物的描述细节，右侧有“1”、“2”两个选择按钮，可以分别输入两种货物描述的格式，分别用于制作不同的单证。
#1    2.打开
    程序会给每一个用户分配一个固定的数据库，但是有时候一个用户会拥有多个数据库。“打开”功能实际上是指定数据库的路径。打开其他用户的数据库必须输入相应的口令。
#1    3.查找
    在数据库中查找特定的记录。界面如^191501c^三。
    可以通过浏览工具条逐条浏览，或者在“查找发票号”中选择相应的发票号。该窗口只用于浏览数据，单击“修改”按钮或者双击选定的记录，显示“输入条款”对话框，用户可以在输入条款对话框中进行修改。
#1    4.功能
    单击“功能”按钮将显示如^191501d^四所示的对话框。其中包括“系统选项”和“系统功能”两部分。“系统选项”中包括了对单证的特殊要求和工具条滚动文字的设置。“系统功能”包括以下几项：
    1） 转抄记录：在同一个数据库或在不同的数据库之间转抄记录。
    2） 抬头设置：添加、删除或者修改经营单位资料。
    3） 包装设置：添加、删除或者修改货物的包装资料。
    4） 其他设置：程序升级后的扩充功能。
    5） 用户登录：程序运行时更换用户，强制程序更换数据库。
    6） 用户管理：添加或者删除用户。
    7） 修改口令：用户修改用户名或者口令。
    8） 单位注册：输入程序的注册号。
#1    5.打印
    打印对话框如^191501e^五。
    首先，选择要打印单证的发票号，然后选择需要打印的单证。左下脚的“1”、“2”按钮对应于“输入条款”中的两种货物描述。根据需要选择相应的格式。“页面设置”用于调整单证的纸张大小和页边距。选择了单证后单击“预览”按钮，显示预览窗口。所有选定的单证显示在不同的页面上，用户可以方便地选择预览。
#1    三、程序性质
    《轻松制单》为共享软件，目前还在测试阶段，免费注册。只要把你的中文单位名称E－mail到qszd@163.net ，主题:申请注册。不久你就会收到注册号。程序的大小为：2.6M。下载地址为：http：//202.102.2.140/userpage/towels。
    《轻松制单》作者朱晓辉。四年前，被外贸制单工作所困扰，开始编程。《轻松制单》经过四个年头的跌打滚爬，如今它已经相对成熟。4月11日首次在网络亮相，就得到了许多外贸工作者的掌声。


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