办公越千年 李钊 1999年 第51期 25版 　　自从人类社会出现了国家，也就有了办公的概念。什么是办公呢？以当今的标准简而言之：处理人群集体事务的活动就称之为办公，狭义地看，各类机关的管理活动也可以称为办公。办公活动处理各种形式的信息，对于物质的处理（如各类生产活动）不属于办公的范畴，但需要办公活动的支持。人群集体有大有小，大到地球人类，小到独立个人，国家是个大集体，国家机关办公的内容是处理国家大事，即一国范围内人群的经济、政治等各方面的集体事务，还要处理国与国之间的外交事务。社会的基层单位，他们的办公活动除了处理本部门的事务外，还要不断和外界交换信息，处理与外界有关的事务，才能作为一个成员存在于社会之中。随着社会的发展，办公的内容越来越丰富，办公的方式也越来越复杂多样，不同的办公内容和办公方式共存于一个社会之中，彼此间存在众多联系，这种联系又促进各种办公活动的规范化。 　　办公的性质决定了办公活动是有组织有目的的活动，办公大致可以分为事务型办公、决策型办公和混合型办公。事务型办公的办公人员的业务基本上是有规律的重复型工作，例如：按领导意图起草文稿，根据领导需要提供资料、文件及统计报表，文件的收发、归档、打字和复印等。传统的办公方式使这类办公室的办公人员忙于应付日常的重复劳动，不仅工作效率低，而且不可能有足够的时间和精力对各种信息进行综合分析，为领导决策提供可靠的依据。决策型办公由社会组织的领导成员和他们的助手组成，主要从事与办公人员的创造力密切相关的决策工作，也称为非确定型决策处理办公，决策者必须充分利用各种数据和信息。混合型办公既要进行一定程度的决策，又要从事日常事务处理的办公。 　　从信息科学的角度看，作为处理人群集体事务的办公活动，就是处理与人群集体有关的信息，人类社会不同的发展阶段，办公信息的处理量不断扩大，随着技术的不断进步，其处理要求和处理手段也在不断变革，这种变革曾长期处于缓慢发展状态，甚至千百年没有明显的进步，但是最近数十年，却发生着日新月异的改变。影响办公方式最活跃的因素是办公活动的工具即办公设备，办公工具和设备演变的历史也是办公方式演变的历史。（^512501a^） #1　　1.农业时代的办公方式 　　原始氏族部落时代，人类还没有发明文字，相互之间的交流只能通过语言或者手势来进行，他们的首要任务是获取食物进行分配，氏族事务由部落首领召集相关成员来决定，他们只能通过口头的方式来处理公共事务，这大概是最原始的办公形式，办公的手段及交流的信息都少得可怜，从现代办公意义的角度来看，也许还称不上是办公。 　　办公离不开信息的传递，信息的传递离不开载体，自从文字发明以后，人类进入了一个新的历史阶段，最开始人们将文字刻在龟甲或者兽骨上，就是现在所说的甲骨文，迄今发现的甲骨文中就有原始的卜辞、文告等。 　　到了春秋战国时期，人们已经普遍使用竹简来记录信息，各种政府的公文、民间的记述都记录在竹简上，每枚竹简可以容纳三四十个字，信息一多，需要的竹简可以想像会十分沉重，史称秦始皇日阅简数百斤，可见对阅者还是送阅者都是一个不小的负担，从地方到中央信息的传递往往需要数天甚至数月时间。 　　西汉末年已有纸出现，但一般是用来裹物而不用来作书，政府办公仍用竹木简，长约一尺，“断木为椠，析之为板，力加刮削，乃成奏牍”，为保密考虑，文书皆“封之以囊”，在当时的农业社会的条件下，民间信息交流极少，政府公文都由人工制作和传递，效率之低可以想见。 　　随着人们对自然的认识和技术的进步，印刷术、造纸术和算盘出现，大大的推动了古代文明的进步，一些简单工具的应用，使得办公效率有了较大的提高，那时主要的办公工具是纸、笔和算盘，主要的办公活动是信息的生成、输出和存贮，信息可以记录在纸上，可以通过印刷来复制，办公活动仍然完全依靠手工来完成，信息传输的缓慢问题仍然未能得到解决。 　　人类社会在进入工业社会之前的漫长岁月中，办公活动的方式没有发生本质的变化，人们只能通过简单的机械工具来进行办公活动，通过人工来进行信息的传递，这与当时落后的生产力和技术条件相适应，人类要想进行办公方式的革新，就必须进行技术的革新，包括办公的环境、办公设备、工具以及信息传输、处理等方面技术的革新。 #1　　 2.工业时代的办公方式 　　近代的工业革命，蒸汽机的出现，电的发明，使得人类的生产力水平有了极大的飞跃，也对办公方式产生了巨大而深刻的影响，办公工具和设备也由此步入了一个崭新的阶段。 　　1875年6月2日，美国人亚力山大·格雷厄姆贝尔（Bell，Alekander Graham）发明了电话 ，使得信息的传递电子化成为了可能，同时打字机和电传机的广泛应用也大大地提高了信息处理与传递的效率。 　　复印机、传真机等办公设备的出现，使工业时代的办公方式更多的依赖于各种办公设备，就办公的本质来说，即信息的生成、输出、存贮、处理以及人类对办公的理解，并没有太大的改变，改变的是办公的效率和传输的速度。办公对于个人或者组织来说，仍集中于固定的场所，仍完全依赖于人的参与，包括决策、操作等方面，对于社会来说，办公仍没有摆脱传统意义上办公的概念，人们必须到办公室去处理日常烦琐的事务。（^512501b^） #1　　3.信息时代的办公方式 　　计算机的出现，标志着信息时代的来临，与此同时，通信技术及其他软科学的进步，使得人类社会对信息的处理、传递以及组织能力达到了前所未有的高度。据估计，近二十年处理的各类办公信息，超过了人类有史以来的办公信息的总和。办公的技术水平、设备的发明创造以及生产能力等方面，超过了人类几千年的成就，办公方式发生了真正意义上的巨大变化，人类自身对工作的观念也正发生着变化。（^512501c^） 　　从人类社会的发展来看，在漫长的农业社会期间，办公方式和办公工具的变革速度非常缓慢，工业社会期间，办公领域显著扩大，办公设备有划时代的改变，随着信息社会的到来，科学技术发生了革命性的变化。办公方式逐渐从手工转变到自动化的办公系统，从机械化逐渐转变为电子信息化，从人工或简单电子化的信息传递逐渐转变为信息网络无纸化的传递，从简单的文字处理逐渐转变为包括图、文、声、像的综合信息处理，从人工简单决策转变为包含管理信息系统和决策支持系统，或者具有人工智能的专家系统的复杂决策。 　　影响办公方式的最活跃的因素是办公设备或办公工具，附表列出了人类已经或正在经历的主要三个时代办公工具和办公设备的比较。（^512501d^） 　　计算机技术和通信技术等现代科技的发展，在今天已经形成了办公自动化的浪潮，各种相关的新技术、新产品、新方案层出不穷，互联网络（Internet/Intranet）技术的发展，使得地球上人们之间的联系越来越紧密，距离不再是信息交流的障碍，办公领域的各个方面将在新世纪里获得更大的发展。（^512501e^）