个人数字助理Organizer 97功能简介 胡君军 1998年 第51期 09版 #1 一、概述 简体中文版 Organizer 97是莲花（Lotus）公司不久前新推出的PIM（Personal Information Managment，个人信息管理）软件，也称为PDA（Personal Digital Assistant，个人数字助理）软件。 Organizer 97的操作界面完全象一个平时使用的多功能日记本，它集日历、待办事宜列表、通讯录、电话管理器、计划表、笔记本以及纪念日提示于一身，几乎包括了工作生活中需要处理事物的方方面面，而且每部分都是一个有着多页的小分册，每页根据记录内容的不同以相应的表格形式出现，非常有趣、直观，使用它就象在填写查阅日常生活中的多功能日记本。Organizer 97正是以这样的操作界面赢得了用户的欢迎，即使是初学者，稍微试用一下也可以迅速领悟它的使用方法。 #1 二、功能简介 个人数字助理Organizer 97能够控制时间，管理会晤，组织意见和信息，将平时零散而随意的工作组织得井井有条，为工作效率带来极大的提高。其主要功能如下： 1. 使用“日历”分册，预定日程安排和设置闹钟提示。 “日历”分册可以把所有日程安排全部记录到日历上，而要记录日程安排又是那样的简单，只需用鼠标双击日历并填写相应内容即可。其他几个分册也是同样操作的。 而在填写日程安排时，Organizer 97允许创建重复的日程安排（例如周会）。 比如重复许多天、许多周、许多月、许多年。 设置闹钟来提醒会议事项。可以设置闹钟在会议的前几分钟闹响，也可以将一个文件与该闹钟相关联，以便在一个会议前打印此文件。另外可以为日程安排指定类别，比如“私事”、“客户”、“朋友”等，这样便于在整个助理手册中查询某一特定类别的所有记录。 日历是Organizer 97的核心，主要是因为完全可以在日历中交叉显示来自其它分册的信息。 例如显示每天的“待办事宜”清单，显示每天的电话记录情况，甚至提示一些特殊的纪念日等。总之，已经处理的事项和计划处理的事项，包括重大提示都可以在日历中清清楚楚地记录并提示给用户。如果日程安排有冲突，助理会警告提示。 在显示日历分册的时候，可以采用“每天占一页”、“每周占一页”、“每周占两页”和“每月占两页”几种显示方法。 用户完全是随心所欲。对于时间表占满日历中的一天的情况，“每日一页”的显示方式是特别有用的，因为在这种方式下，预订的和可以使用的时间条都被显示出来。在其它显示方式下，也可以用时间条显示其它分册，如“待办事宜”，“电话”的记录。 使用时间条，可以与在其它显示方式下一样方便地创建、编辑和管理日程安排。另外，还可以动态地改变缺省一天中的开始时间、结束时间和时间片。 　2. 使用“待办事宜”分册创建任务列表，并将它们按优先级排序。 “待办事宜”分册能够帮助用户跟踪要做的事和开始做事的时间。输入“待办事宜”任务的方法与在日历中记录日程安排的方法完全相似，同样可以用类别来为“待办事宜”任务分组，并且按重要性安排“待办事宜”任务的优先性。用起始日期、预定日期或完成日期来为“待办事宜”任务排序。 通过交叉显示，用户可以在“日历”分册中显示“待办事宜”任务，这样就可以在“日历”中看到所有的任务了。 3. 使用“通迅录” 分册对家庭或单位的地址和电话号码保持跟踪 通讯录分册就象一本通讯录，不过，通讯录的高明之处在于，可以根据名字、单位、类别、邮政编码、或用户定义的通讯录字段来对通讯记录排序，这非常便于查找。而且可以用不同的方法查看记录中的信息，如查看所有信息、人名和地址信息、人名和联系人信息、人名和电话号码等。 记录在同一公司的多重联系时，用户完全不用拷贝或者重复输入。例如，在同一公司里有两个以上的人与您有联系，一旦输入了其中一个人的地址记录， Organizer 将会自动地把与该公司有关的其它信息复制到该公司其他人的记录中。 4. 使用“电话”分册对打进和打出的电话保持跟踪 可以用“电话分册”准确跟踪电话，详细记录用户回复的以及打出去的电话，内容包括谁打进来的或打给谁的、打电话的时间长短，以及电话中的注释。通过使用调制解调器，用户可以在Organizer中直接拨打电话，甚至当用户接电话的时候可以自动跟踪打电话的时间长短。还可以为电话分配费用。 更有意义的是，用户可以预先安排将来某些日期要打的电话，并且设置好闹钟提示。这样，即使用户计划回复或者打出的电话再多，也不会遗忘。 除此之外，用户还可以拨叫“通讯录”、“电话”或其它任何分册中的电话。一旦用户建立了比较完善的Organizer手册，拨打电话将非常方便。 通过交叉显示，可以让所有的电话记录在“日历”分册中显示出来。如果要查询电话记录，可以按照月份、电话事件类别以及对方的姓名或单位四种方式来显示。 5. 使用“计划表”分册监视长期事件或项目如会议和假日 “计划表”可帮助用户安排准备持续一天或超过一天的事务。 通过“计划表”，用户可以预先为特殊的活动安排时间块，比如假日、不在场的会议或大会，“计划表”看上去就象一幅墙上的图表，可以用彩色条标记事件、任务或里程碑。左边列有月份，顶上列有星期几，年份列在右边。如果要看另一年的“计划表”，点击相应的年份附签。这不仅有利于用户一段时间里的特殊活动，并且是防止事件冲突的有效方法。 “计划表”允许用户按年度或季度显示，并且可以通过交叉显示，指定这些事件显示在整个“日历”分册中。这样，在每日工作的上下文中，用户就能看到即将来临的约会。 在显示页的底部，“计划表”为每种事件类型提供了颜色键，例如，假日、会议或贸易展览。用户完全可以自己定制适合需要的键描述。 在“计划表”中移动鼠标光标时，所指的日期会出现在计划表下面。如果是插入事件，事件类型和日期会一起出现。 6. 使用“笔记本”分册摘要记下一些常用信息、意见和引入的文件 （包括文本、数字、图形等），如各地区的邮政编码、电话区码、计量单位、旅途常用宾馆电话号码等。 笔记本分册的使用象普通的笔记本一样，可以帮助用户快速组织注释、列表、提示、备忘录、电子表格、销售图表、图表、组织安排图表、映像、标志等。而且还可以使用丰富的文本格式，如粗体、斜体、不同字体和字体大小等等，并且增加了位图、图元文件和图形，创建插入和链接 OLE 对象等，用户完全可以拥有非常实用并且美观的笔记页。 7. 使用“纪念日”分册可输入重要的纪念日。 纪念日可以是生日、结婚纪念日或者其它希望记住的特别日子。用户最好为每个纪念日设置闹钟提示，这样就不再担心会错过为朋友的生日送上祝贺 ，Organizer会在“纪念日”来临时通过闹钟通知用户。 用户完全可以使用“纪念日”分册保存一个需要常年记住的重要日期清单，输入的纪念日的数量完全不受限制。“纪念日”还允许用户指定输入的纪念日自动按年向前推进，按年、月、类别或十二星座排序来查看纪念日。 当然，也可以通过交叉显示，让纪念日自动显示在日历分册中相应的某天上，以便在日常工作中就能看到它。 Organizer 97 除了以上主要功能外，还提供了 33 种不同的布局打印工作，包括每月的日历和三折式布局，或定制一个适合每日计划表的布局以及记录合并功能，在用户远离网络时可以在笔记本电脑上使用 Organizer ，以后再将改变合并到 PC 机中或网络上。为使用户的Organizer 文件更趋合理，还可以从其它分册获得信息。