行政公文模板的制作 林星 1998年 第12期 12版 　　行政公文的类型有多种，下面以“通知”类文体为例，介绍其模板的制作。 　　“通知”属于下行文一类公文，是国家机关、社会团体和企事业等单位，在办理公务活动中形成的各种文书材料，通常也称为“文件”。 　　此类文书一般分为三个部分，即文件的抬头区、正文区和落款区，我们将分段讲述其制作方法： #1　　1.借用旧文件 　　为简化操作，我们采用“借用法则”调取一篇正式通知（如“通知9801.doc”）。然后，将其复制于新文档中，修改部分段落格式后，形成规范的“通知”模板。 　　（1）单击“开始”按钮，选择“打开Office文档”命令，再从相应的文件夹中打开（双击）“通知9801.doc”文件名。 　　（2）单击“新建”命令，创建一份新文档，如“文档1”。 　　（3）单击“窗口”菜单并选择“全部重排”命令，两个文件窗口将以上下方式进行排列。再利用窗口的编辑工具，将两个窗口重新排列成左右修饰。 　　（4）单击“通知9801.doc”窗口，使其成为当前窗口，再左手按下“Ctrl”键，右手移动鼠标至“通知9801.doc”窗口左侧版边区，当光标变为“左箭头形”时，单击以选中全文（显示反白状态）。 　　（5）在选中（反白）区内，光标变为“右箭头形”时，按住鼠标左键并向左侧“文档1”窗口中拖拉移动（移动过程右箭头光标尾部显示加号），可将内容复制其中。 #1　　2.段落格式的修饰 　　按通知类文体的要求（见^121201a^），修饰每一个段落。 　　下面以文章的“正文”段落为例，介绍段落格式的常规修饰方法。操作： 　　（1）随便选择一个正文段落（单击）。 　　（2）单击“格式”菜单，并选择“样式”命令，显示“样式”对话框。 　　（3）单击“更改”按钮，显示“更改样式”对话框。 　　（4）单击“格式”按钮，显示格式修饰列表。 　　（5）逐项进行修饰，如：宋体、四号字，段落首行内缩两个汉字（0.98cm），且以两端对齐方式排列（设置过程从略）。 　　（6）单击“更改样式”对话框的“确定”钮，退至上一级对话框。再单击“样式”对话框的“应用”钮，即可完成对“正文”段落的格式修饰。 　　（7）删除无用的段落格式名 #1　　3.存为公文模板 　　在“另存为”对话框的“文件名”区，输入模板文件名后，再在“文件类型”中选择“文档模板”类型。同时，对话框上部的“保存位置”区显示出模板文件的存放路径“Template”。然后“确定”退出即可。