如何在Windows 95下收发传真

裴虎山
1998年 第05期 15版

　　Windows95的通讯功能十分强大，加上调制解调器（卡）即可和各种网络互联，实现单机通讯或完成PC机对传真机的互相通讯。所以各类多媒体电脑只要安装了Windows95，并且配置了传输速率14.4Kbps以上的调制解调器，即可利用原有的电话线路使计算机一跃成为多媒体通讯电脑。
　　本文主要从下面四个方面全面介绍如何在Windows95下收发传真。
　　一、编辑本人信息
　　二、编辑封面
　　三、发送传真
　　四、接收、浏览、答复、转发传真
　　在正确安装有调制解调器的PC机上，可按以下步骤实现在Windows95下收发传真。
#1　　一、编辑本人信息
　　1.传真封面页使用的本人信息
　　在控制面板中用鼠标左键双击“电子邮件和传真”，进入“MS  Exchang设置属性”，或在桌面上“收件箱”（^051501d^）中，单击“工具”，单击“Microsoft  传真工具”，再单击“选项”进入“Microsoft  传真 属性”对话框，单击“Microsoft传真”，再单击“属性”，在“Microsoft 传真属性”对话框单击“用户“标签，如^051501a^，在此栏内正确填写本人信息。
　　2.写字板下编辑的个人信息
　　用传真向导发送传真时，能使用传真封面页，也能使用“添加”插入“传真附加文档”；但用新邮件发送传真时只能使用在写字板下编辑的“传真附加文档”，你可将自己的相关信息列入传真附加文档中。
#1　　二、编辑封面（传真封面页）
　　1.一个简单的传真封面页如^051501b^所示。
　　2.传真封面页的内容
　　（1）为“Microsoft  传真属性”中用户标签下的本人信息。（2）为“个人通讯簿”中客户的部分信息。（3）为发送传真时自动生成的信息。（4）为发送传真时在传真封面“附注”里添加的信息。其它为封面页制作时自己动手在“封面编辑器”里制作的“一般”封面模板。发送传真时直接使用就行了。
　　3.传真封面页的制作
　　制作传真封面页时，在任务条上单击“开始”，在“程序”—“附件”—“传真”里单击“封面编辑器”就进入了封面编辑器（^051501c^）。在封面编辑器里Windows 95已经制作有“一般”、“有关信息”、“机密”三种简单的封面，Windows95用户可在“文件”下拉菜单中分别打开这三个封面观摩后，打开“帮助”菜单，在“帮助索引”里进行封面页制作的学习，然后再制作一个自己比较满意、独具特色的个人封面页以备使用。
　　三、发送传真
#1　　Windows95下的传真服务有三种：
　　（1）向有内嵌调制解调器的另一台Windows95计算机发送一份传真时，传真就作为一个电子文件（数据）收到“收件箱”中“个人文件夹”下的“收件箱”里。从那里，收件人可以打开并进行编辑。
　　（2）把传真发向传真机时，只要是普通的传真传送，机器就打印出传真。
　　（3）以连接到“新邮件”上的方式把文件连接到传真上。接收机是Windows95计算机时，文件就作为数据来接收。如果接收机是传真机，文件就被翻译并打印出来。
　　在此只讲计算机和传真机的互通，即2和3。
　　1.在何处发传真
　　如果您是一个Windows95的使用者，您会发现，在您所见到的几乎所有地方都会有传真选项，这就是Windows95的高明方便所在，您可以在任何地方处理完事情后接着发送传真。举例如下：
　　（1）用鼠标双击桌面上的“收件箱”或单击“开始”从“程序”里单击“Mircosoft  Exchang”（收件箱=Microsoft Exchang）均可，在收件箱里“撰写”下拉菜单里选“新邮件”或“新传真”均可。
　　（2）用鼠标单击“开始”，在“程序”—“附件” 里单击“写字板”，选择“文件”下拉菜单的“发送”用电子邮件的方式传送或在“打印”里按撰写新传真的方式在传真向导下传送也可（但此时打印机的名称必须选为“Microsoft  传真”）。
　　（3）把一个文档拖放到表示自己计算机上的传真打印机图标上（Windows95下为“Microsoft传真”，此图标在桌面上“我的电脑”里，用鼠标双击“我的电脑”，出现我的电脑对话框，再双击“打印机”，在“打印机”对话框里在“Microsoft  传真”图标上按下鼠标右键不放，将此图标拖到桌面上放开，再“在当前位置创建快捷方式”点一下鼠标左键即可）或拖放到另一台网络计算机的共享传真卡上。
　　（4）用鼠标双击“开始”菜单，然后在“程序”—“附件”—“传真”的菜单里选“撰写新传真”，在传真向导下发送。
　　2.为发送传真准备地址——建立“个人通讯簿”
　　下面以桌面上收件箱作为范例进一步介绍。
　　在桌面的“收件箱”上双击鼠标左键出现^051501d^。
　　上图的“工具”下拉菜单中选“通讯簿”，在通讯簿对话框的“文件”下拉菜单中选“添加新地址”，此时出现“添加新地址”对话框，在此对话框中将光条从“Microsoft  传真”移到“传真”后单击“确定”出现“新的传真属性”对话框（^051501e^），上面有四个栏目，首先打开的第一个栏目是“FAX—地址”，在此栏目内必须先添上国家和地区的区号及传真号才能打开另外的三个栏目，但也必须添上“封面名称”，在发送传真时，此栏内的信息要出现在所发传真封面页（参见^051501b^中的3）。“业务”栏内添加通讯客户的信息；“电话号码”栏内填写客户的多种电话号码；“附注”栏内填写与客户发生的往来事宜。
　　3.发送新传真
　　（1）在“传真向导”下发送传真
　　在^051501d^“收件箱－Mcirosoft  Exchang  中文版”对话框中单击“撰写”下拉菜单后再单击“新建传真”，出现“撰写新的传真”的“传真发送向导”的第一页（^051501f^），如果您原来设置过“拨号属性”，就可以单击“下一步”，若未做这项工作，请单击“拨号属性”进行设置，电话一般有两种拨号方式：音频/脉冲。您可根据具体情况将拨号方式设为音频或脉冲，两种皆可，但设为音频的拨号速度要比脉冲快得多。设置好后返回^051501f^单击“下一步”进入传真发送向导的第二页（^051501g^）。
　　进入^051501g^后，传真发送向导要求您在合适的栏目内填入收件人的单位或姓名，对方的区号和传真号。此途径有二：一是在传真发送向导下直接填写后单击“添加到列表”；二是用鼠标单击 “通讯簿”，在通讯簿中选取需
要的单位或姓名，再单击“添加”、“确定”返回^051501f^，单击“下一步”进入发送传真向导的第三页（^051501h^）。
　　该页问您是否使用封面页。如果您和传真接收方不熟悉或发给对方的传真并不长，就需要使用封面页，把本人信息传给对方；如果您和对方很熟悉，通常不必选择封面页。
　　Windows95里有四种封面页，您可根据内容任选一种。但原封面页不一定符合自己的要求，最好使用已经编辑过的、适合自己要求的封面页。选封面页时，首先在“发送此传真” 行单击“白圈”，然后选符合自己情况的封面后单击下一步进入发送传真向导的第四页（^051501i^）。
　　^051501i^是您想发给对方的信息。主题栏添入本次内容的提要，附注栏内添入您发给对方的信息。填写好后单击下一步进入发送传真向导的第五页（^051501j^）。
　　进入^051501j^，如果想加入部分带自身消息的文件，请单击“添加文件”。若有发给对方的文件或自身信息请单击“添加文件”进入到“打开文件并附加到”对话框，在文件框内选取所需文件并单击打开就返回到^051501j^，如果有多个文件可反复进行。此时，在待发文件框内显示文件名。
　　选完后再单击下一步进入发送传真向导的第六页。在图上单击“完成”就结束了本次传真发送的手工操作过程，以下的发送工作由电脑自动完成。如果在整个操作过程中有什么失误可单击上一步重新进行。
　　（2）在“新邮件”下发送传真
　　在^051501d^中单击“撰写”，选择“新邮件”进入“新邮件Microsoft Exchange  中文版”编辑框（见^051501k^）。在新邮件编辑框里编辑新邮件就像在写字板里编排文档一样。编辑完成后，再单击“插入”下拉菜单，出现“文件…”、“邮件”、“对象”三种内容，选择文件则可插入自己在写字板下编辑的本人信息（这是必要的，因为在新邮件里不使用封面）或其它必要的文件；也可在邮件里插入别人发来的邮件以转发；甚至可以插入其他对象，如表格、图片等。编辑完成后，在“文件”下拉菜单中单击“保存”，再从“工具”下拉菜单中单击“通讯簿”，选择所需的通讯信息，添加到新邮件“收件人”栏目内。一切工作准备就绪，单击“文件”下拉菜单中的“发送”或单击工具栏的第一个按钮（黄信封按钮），就完成了新邮件的手工操作任务，其余工作由计算机自动完成。
　　（3）传真不能自动接收怎么办？
　　以上便是收发传真的两条路径，但在我们的现实生活中，除了大型公司、厂家的传真机是专用的外，大多数单位的传真机为电话、传真二合一，并且以电话为主，以传真为辅。Windows95下的传真发送均为自动，所以即使知道对方的传真号对方往往也难以接收。此问题的解决办法是：发送传真前首先和对方使用发送传真的传真电话联系，告诉对方：给您发送一份传真，当再听到电话铃响后提起话筒，给传真信号即可。
　　（4）发送传真失败怎么办？
　　在Windows95下发送传真往往采取自动发送、自动接收的办法，但出现类似3的情况怎么办呢？这就需要“重发”！
　　首先进行设置，用鼠标单击^051501d^中下拉菜单“工具”，在菜单“选项”上单击鼠标左键打开“选项”对话框，该对话框有八个栏目，见^051501l^，单击“发送”，在此栏倒数第三行“将邮件副本保存到已发送的邮件文件夹中”前的白框内单击鼠标进行标记。
　　单击“传递”，出现“传递”标签（如^051501m^所示），第一行“将新邮件先发至下列路径”，选择“个人文件夹”（如上图所示），然后确定。这样新邮件发送时，将邮件内容先发至^051501d^中个人文件夹的“收件箱”和“已发送的邮件”目录下后再发至对方。如果发送完成，在收件箱中保存的内容将为绿色箭头；如果发送失败，在收件箱中保存的内容将有红色箭头标志。
　　对“收件箱”中有红色箭头（绿色箭头）的内容及“已发送的邮件”目录下的邮件均可实现重发。方法是在所需发送的内容上双击鼠标左键，弹出^051501n^。
　　在^051501n^的对话框内可见到未发出传真的主题、时间及原因。再发时，可在对话框上单击按钮“再发一次”，出现^051501o^。此时可见到想再发送的原始邮件，在“文件”下拉菜单中选“发送”或单击工具条第一个按钮，即可完成邮件的重发过程，但在发送邮件前首先要按3进行联系——对方手动完成接收。
#1　　四、传真的接收、浏览、转发、答复
　　（1）传真的接收
　　传真的接收和普通传真机一样，分为“自动”和“手动”两种方式，可选择其一，这要视传真和电话的使用频数来定。如果您的传真电话主要用于接收传真，就设置在“自动”位；如果主要用于接听电话，就应该设置在“手动”位。
　　对于调制解调器来说，传真的设置就是响应方式的设置。双击桌面上收件箱图标，在^051501d^“收件箱Microsoft Exchange   中文版”中，单击“工具”菜单，指向“Microsoft  传真工具”，然后单击“选项”进入“Microsoft 传真属性”对话框，单击“调制解调器”标签，再单击“属性”出现^051501p^根据传真和电话的使用频数在“应答方式”框内选“应答在××铃声后”（自动）或“手工”（手动），如果使用自动，一定要设置铃声即铃响三声后计算机自动接收传真。在“扬声器音量”的“连接后关闭”白框内单击鼠标左键；在“呼叫首选项”的“拨号前等待拨号音”和“如果忙音就挂断”的白框内按鼠标左键，在“拨号后，请等待 ××秒后应答”白框内修改数据。设置完毕按“确定”退出。
　　接收传真前，首先要启动收件箱，然后在^051501d^上单击“最小化”按钮，程序运行图标缩为最小，落在任务栏上，任务栏右端显示传真机图标。有传真信号需自动接收时，不需人工介入。手工时，听到电话铃声后接听电话，若是传真请单击任务栏右端的传真机图标，再单击对话框上的应答即可。
　　（2）浏览传真
　　收到传真后，在^051501d^“个人文件夹”的“收件箱”右边的对话框里将出现收到的传真信息，在此传真上双击即可打开传真浏览器。在传真浏览器中，可以对传真进行缩放、翻转、反转、拖动、翻页、打印等。因使用简单，在此不详细叙述，参见^051501q^。
　　（3）对传真的答复、转发
　　如果您对新到的传真浏览后，有必要转发给他人，参见^051501d^，在新的传真上单击鼠标进行标记，然后在上图的“撰写”下拉菜单里单击“转发”或单击工具条上第九个按钮出现转发对话框，此时只要单击“工具”菜单，将“通讯簿”的有关信息添加在转发对话框里就可以像发送新邮件一样转发传真。转发时本人有什么消息或意见可以添加到对话框里一并发到对方。参见^051501r^。
　　如果有必要对新到的传真进行答复，则在浏览返回后对新传真进行标记，到“撰写”菜单下单击“答复”或单击工具条上第七个按钮进入答复对话框，在内容栏里添上答复的内容就可以像发新邮件一样给对方答复。参见^051501s^。
　　（4）打印
　　传真浏览后，可以将其打印出来，以供他人阅读或用于保存。只需单击工具条上第三个按钮（打印机按钮），即可进行打印，打印纸通常要设置为A4幅面。