联想科技办公室参观记 1998年 第38期 33版 　　9月28日早上8：00，中国最大的IT产品分销商——联想科技发展有限公司（简称LTL）总经理室成员站在新落成的希格玛大厦大门前迎接员工的到来。这一天是LTL所有员工最激动的一天，LTL三大事业部——OA事业部、信息产品事业部、网络事业部和职能部门从各自不同的办公地点搬入希格玛大厦，实现了员工们盼望已久的集中办公。LTL以统一形象出现，不仅强化了LTL在分销业中的品牌，更以充分的资源共享为企业带来益处。 #1　　●客户打800电话不收钱 　　希格玛大厦比邻中关村，交通便利，惠普、微软等国外大公司也搬入该大厦办公。LTL在希格玛大厦的2层，总建筑面积4160平方米，使用面积3300平方米，共设工作位390个，其中包括预留工位近100个。从整体来看，办公区的功能结构、区域设置、通讯设施、网络布线、家具安排，都体现了“以人为本”的思想，并且充分考虑到了LTL未来业务的发展、公司管理的需要。记者一进入LTL，前台有4位小姐正在忙着接、转电话，其中一位小姐戴着耳机，正在计算机里寻找客户需要的员工电话号码。由于今天是第一天在新楼办公，4位前台小姐的工作非常繁忙，不但要应付不断打进的电话，还要为来宾安排所要见的员工。^383301a^ 　　走进各事业部、销售、市场及商务、财务集中的西区，一人一个工位隔断的开放式办公环境，便于相互交流。为了便于寻找，每个员工工位上标有姓名，部门所在区标明部门指示牌，每个员工桌上均有一台电话线和1～2个网络接入点。据综合计划部负责网络的刘速先生介绍，电话系统是电信部门专为用户提供的较先进的800信息平台，这套系统可以不买小型交换机而拥有交换机的各项功能及DID、ISDN、DDN、话务坐席、呼出限制、遇忙转移、三方通话、截接服务、语音信箱等多种功能，客户可直接拨入8位电话号码，不需总机转接，内线拨后4位，可互相拨打，且不收费用。 #1　　●力争成为无纸办公的先行者 　　记者看见行政人员大部分用台式机，销售人员由于经常外出，而且LTL提出了“移动办公方案”，使用笔记本电脑办公的颇多。有2个网络接入点的是为同时使用台式机、笔记本电脑的员工准备的。在南区有大小14个洽谈室和2个会议室，均配有电话，会议室还配有投影仪。^383301b^ 　　今年，LTL还提出“网络科技”的概念，在LTL新居里，每个员工已置身于“网络化管理”的模式中。 　　LTL目前已建立了较先进的内部网络系统，每个员工均有一个E－MAIL地址，每个部门在NET SERVER上都有一个主页来展示自己部门的风采。在此网络系统中，每个员工可以看到每天的经营数据、市场信息、报纸摘要、技术支持、交流与沟通、内部发生的重大事件、消息、重要通知、规章制度、软件下载、讨论区及查询每个员工的姓名、 电话、E－MAIL地址等，省去了传真、手机、呼机的种种不便，也节省了不少办公费用。这套内部网络系统是前两天正式发布的，LTL外部主页于10月1日在Internet上发布。 　　LTL综合计划部自主开发了一套管理信息系统——决策支持系统，上面有每天的重要财务信息，LTL的总经理室成员能看到整个LTL的信息，事业部总经理、副总经理只能看到自己事业部的产品部信息，产品部经理只能看到与自己相关的信息。刘速先生还告诉记者，目前正在进行视频会议系统、Notes系统的建设，实现真正的无纸办公、网络化管理。不久，我们将会看到联想科技发展有限公司将是国内企业中实现无纸办公的先行者。 　　在每个办公区均有一台传真机、打印机、复印机，但办公区的传真机只允许接收传真，不能发传真或打电话。前台有3台传真机统一接收LTL的所有传真件。 　　记者还发现，在西区、南区、北区的大门旁，均设有一个较小的打卡机，刘速先生告诉我，这是门禁系统，这时他拿下戴在胸前的胸卡插入打卡机，大门便自动打开，原来这张胸卡是IC卡，上面包含有员工照片、姓名、部门、编号等信息，只有配有IC卡的员工才能进入各办公区。目前该IC卡具有考勤和钥匙的功能，员工打卡时间均能存在机房的计算机数据库里，随时可以查询。据刘速讲，他们将把IC卡与银行联网，以后这张IC卡可以代替现有的存折存取工资和员工的饭卡。 #1　　●刘志军的桌上没有什么东西 　　记者走进LTL副总经理、OA事业部总经理刘志军的办公室，他的桌上除了一台笔记本电脑和电话以外，几乎没有什么东西，这与有的企业领导人的办公室里堆满了文件形成了鲜明的对比。刘总说，他的所有工作均通过这台笔记本电脑来完成，纸张太多，不仅浪费，而且很麻烦。这次LTL搬入新居，采用先进的网络通讯设施，虽说初期投资较大，光是布线费用就达100多万元，但更多的资源共享肯定会大大降低办公费用，提高工作效率。LTL的搬家，不仅仅是一次简单的整合，最重要的是LTL在管理上走向成熟、走向正规化。^383301c^ 　　一个多小时的采访，记者耳边一直响着轻柔的音乐，使得采访显得轻松自如。这是LTL专门设置的一套广播音响系统，在员工办公室插播轻松舒缓的背景音乐，可缓解紧张烦躁的情绪，提高办公效率。同时在遇到紧急情况或重大事情需传达时，作通讯使用。 　　走出LTL新居，记者不禁感慨，LTL的通讯网络设施可堪称一流水准，同时也得到启示：企业要真正提高办公效率，降低办公费用，先进的办公自动化设备是必不可少的先决条件。