新手入门十二级台阶（八）：用好文字处理软件 李肖锋 1998年 第40期 07版 　　拥有电脑的朋友当然会用电脑来编辑和打印一些书信、文件等，这时就需要用到文字处理软件了。文字处理软件有很多种，其中最为有名的莫过于求伯君的WPS／WPS97和微软的WORD。这里以如何用WORD 7.0编辑和打印一篇综合性的文稿（见^400701a^）为例，希望初学者在看过本文之后就能自己尝试编辑和打印文稿了。 #1　　一、编辑和打印文稿的步骤 　　假如我们的电脑还没有安装打印机和WORD 7.0，那么我们可以按以下步骤开始。 　　·安装打印机的驱动程序（没有打印机也装）； 　　·安装WORD 7.0（其它版本也可以）； 　　·打开WORD 7.0，新建一个空文档（文稿），设定该文稿打印时使用的纸张尺寸、文稿中的图、文排列时与纸的上下、左右边距； 　　·输入文字、建立表格、插入图片等； 　　·对录入完成的文稿进行必要的修改和排版，根据需要插入页号等； 　　·打印文稿（若无打印机，此步可略）； 　　·退出WORD 7.0时按提示确定文档的类型和文件名，存盘退出。 #1　　二、WORD 7.0和打印机的安装 　　1.安装WORD 7.0 　　WORD其实是包含在微软的OFFICE 95中的，在安装时我们采用典型方式，安装程序将安装包括WORD在内的三个办公软件（Excel、Power point）。具体安装过程比较简单，所以不再细述。 　　2.安装打印机驱动程序 　　（1）电脑并口设置 　　进入电脑CMOS，将其中并口类型设置为SPP／EPP而不要设为ECP／EPP，以免部分打印机打印时不正常； 　　（2）安装打印机驱动程序 　　从“开始”→“设置”→“打印机”中开始安装。安装时要注意正确选择Windows 95／98所列出的打印机品牌、型号，然后安装；如果列表中没有自己的打印机型号，那么查对自己打印机说明书，看看它另外可以仿真哪种品牌和型号，然后就选择可以仿真的机型进行安装。例如笔者使用的三星SP－2411打印机在Windows 95列出的清单中并没有，但它可仿真EPSON LQ－850，所以就安装了EPSON LQ－850打印机的驱动程序。 　　如果暂时没有打印机，就安装自己能使用到的（其他电脑上）打印机的驱动程序，这点在WORD中很有用。例如你安装LQ－1600K的打印机驱动程序后，就可以到任意一台接LQ－1600K打印机电脑上打印自己的文稿而不管这台电脑上是否也装有WORD。 #1　　三、WORD的主菜单和常规操作 　　1.WORD主菜单介绍 　　一般在运行WORD后首先显示主菜单（见^400701b^）。软件的缺省设置是主菜单上面分别有标题栏、菜单栏、常用工具栏和常用格式栏。它们的用途如下： 　　标题栏：显示WORD标志和目前已经打开并显示内容的文档名，新建立的文档则显示为文档1、文档2等。 　　菜单栏：共有文件、编辑、查看、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助等九项内容。 　　常用工具栏：将以上九项菜单中最常用的操作内容以快捷图标方式显示，以便用户使用。 　　常用格式栏：将文稿编辑中一些常用内容如字号、字型等以“按钮”方式提供。 　　2.菜单栏中常用操作介绍 　　标题栏、常用工具和常用格式栏上图标的用途在^400701b^上已有说明，这里仅将菜单栏上各项菜单中的常用操作项目作个介绍。 　　（1）文件（F） 　　在这个菜单中最常用的有“新建”、“打开”、“关闭”、“保存”、“另存为”、“页面设置”、“打印”等七项。其中： 　　新建——用于按一定模板建立一个新文档。 　　打开——用于重新打开硬盘或软盘中已经建立的WORD文件。 　　关闭——将已经打开的WORD文件重新关闭。 　　另存为——如果我们想将已经修改好的文件以其它文件名和类型存盘时可以使用。 　　保存——随时将已经编辑的文件内容存盘，以防止在停电或电脑死机时丢失文件。 　　退出——退出WORD。在退出时WORD会将提示你将建立或修改过的文档存盘。 　　（2）插入（I） 　　这个菜单中我们常用的是插入图片、符号，其次是插入页码和分隔符，页码是在文稿有一页以上时使用，分隔符是在文稿中指定位置强迫排版和打印时换页用的。 　　（3）格式 　　格式菜单中我们常用的有“字体”、“段落”、“边框和底纹”。其实字体和字号一般都在工具栏中调整，“格式”菜单中的“字体”可以在需要调整文稿字间距时使用；“段落”也是在需要调整文字行距时才用它。“边框和底纹”是用于设置表格中的框线和表格线用的，在打开这项内容的菜单后可以选择各种类型的表格线。 　　3.工具栏和格式栏 　　WORD主菜单上工具栏和格式栏上的许多图标其实都是菜单栏中各菜单内的某些内容的快捷键，具体内容可见^400701b^中说明。 　　4.关于文稿中“块”的设定和用途 　　在WORD中我们要将某个标题或某一段的字体、字号进行调整时，需要将它们先设置成“块”，然后对“块”再进行处理。对文章中其它准备删除或移动的某些段落也同样先定义成“块”处理。对“块”进行设定时一般都用鼠标。对于比较小的块，比如将要删除某一行时，可用鼠标移到这一行的开头，然后按住鼠标左键后直接拖成反白显示（在屏幕上表现为一条黑条、块）；如果我们要设置一个大块，那么可以先在这个大块的起始处用鼠标单击一下，表现为有一行成为反白显示，然后将鼠标移到这个大块的结束点，先按下“Shift”键后再用鼠标单击一下，你可以看见这个大块的设置成功；如果想将全文设置成块，那么只要将鼠标移到全文的开始处，然后按住“Ctrl”键单击一下鼠标就行了。取消“块”时可将鼠标移到“块”界外任一处单击一下即可。 　　5.关于“块”或图、表的复制、剪切和粘贴 　　WORD编辑和排版中的复制、剪切和粘贴等操作和我们在Windows95系统中对文件和目录的处理操作方法极为相似，使用时在WORD中试试就明白了。 #1　　三、文稿内容录入、编辑 　　以下简述按^400701a^上的文稿版面进行操作时的具体步骤。 　　1.建立新文档 　　当我们运行WORD后，如果在标题栏上有“文档1”表明WORD已经自动建立了一个空文档，那么我们就可以继续进行页面设置等工作，如果没有，我们就使用主菜单“文件”中的“新建”功能去建立一个“空文档”。 　　2.页面设置 　　在空文档建立之后，我们继续用“文件”菜单中“页面设置”去确定打印时使用的纸张尺寸等。进入页面设置后有“纸张大小”和“页边距”两项，假如我们准备使用B5纸进行文稿的打印，那么就单击“纸张大小”后将纸张大小框中的缺省值A4改为B5（相当于信笺纸的尺寸），再根据情况设置页边距等，最后单击“确定”退出“文件”菜单，就可以开始录入文稿了：用鼠标点取屏幕右下角的输入法图标，选择自己熟悉的输入法，进行文字录入。 　　3.表格的建立 　　当我们需要在文稿中插入表格时，我们可以将光标移到（用鼠标指到后单击左键）要加表格的地方后，用鼠标单击工具栏上的表格图标，此时将弹出一个5×5的空表格，我们可以用鼠标（向下）拖出需要行数和（向右拖出）需要列数的表格，松开左键后，一个虚线表格就插入在光标位置。然后我们打开“格式”菜单，使用其中的“边框和底纹”来确定表格使用什么样的框线和表格线。表格中每列的宽度可以用鼠标拖动调整。如不使用“格式”菜单设置则建立的是虚线的表格，实际打印时将没有表格线。 　　4.表格的编辑 　　在表格建立之后，我们可以对表格和其中内容进行编辑，例如将某列重新分成两列或三列等；也可以增加表的行数，方法是将光标移动到表格中某行后，打开“表格”菜单，使用其中的插入表格、删除列（行）等功能后按提示进行。 　　如果我们需要在表格上划斜线或其它表格线作任意调整时，可以打开工具栏上“任意表格”图标（即一个田字中间有支笔的图案），这时在屏幕左下方的任务栏会出现一支笔和橡皮，然后我们可以用笔在表格上画任意线条，也可以用橡皮擦除任意线。 　　5.图片的插入 　　这时我们可以使用“插入”菜单中的插入“图片”功能，具体方法是单击“插入”→“图片”弹出“插入图片”菜单，然后在菜单左边找出图片文件（目录、文件名），在右边的图片预览框中可以查看是否所需的图片，如果不错，单击菜单上的确定，然后图片就插到光标所在位置了。 　　6.标注文稿的页码 　　如果一篇文稿有数页之多，那么我们在打印时就有必要为文稿标上页码。增加页码同样可使用“插入”菜单中的“页码”功能进行。在弹出的“页码菜单”上有“位置”（选择页码是放在纸的上部还是下部）和“对齐方式”（选择页码在纸的中间或左、右等）。一般国人的习惯是将页码放在纸的右下角。 #1　　四、文稿的打印 　　打印时要根据使用的打印机处理纸张，通常喷墨打印机、激光打印机有自动进纸盒，我们可以将标准的A4或B5尺寸纸准备好，然后直接点工具栏上的打印机图标就可以打印了。如果我们使用的是针式打印机，那么通常要用手动供纸打印。用针式打印机时最好在页面设置中将纸的长度设置成比实际长度略短几毫米，这样以防止打印时，因页码没打印上，会报缺纸错。 　　总之，WORD7.0是一个功能强大的文字处理软件，要想在这么短的篇幅中全面介绍它的使用简直是不可能的，但根据笔者实际使用WORD的情况，认为只要能了解以上所介绍的一些使用方法就能应用WORD来编辑和打印文稿。