在Excel中使用自定义格式功能

黄海
1998年 第35期 13版

　　中文Excel为用户预设了很多有用的数据格式，一般情况下能满足使用要求，但对一些特殊的要求如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等，就要使用自定义格式功能来完成。
　　Excel的自定义格式使用下面的通用模型：
　　正数格式；负数格式；零格式；文本格式
　　在这个通用模型中，包含三个数字段和一个文本段：大于零的数据使用正数格式；小于零的数据使用负数格式；等于零的数据使用零格式；输入单元格的正文使用文本格式。
　　我们还可以通过使用条件测试，添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。
#1　　1.使用颜色
　　要在自定义格式的某个段中设置颜色，只需在该段中增加用方括号括住的颜色名或颜色编号。Excel识别的颜色名为：[黑色]、[红色]、[白色]、[蓝色]、[绿色]、[青色]和[洋红]。Excel也识别按[颜色X〗指定的颜色，其中X是1至56之间的数字，代表56种颜色。
#1　　2.添加描述文本
　　要在输入数字数据之后自动添加文本，使用自定义格式为：＂文本内容＂@；要在输入数字数据之前自动添加文本，使用自定义格式为：@＂文本内容＂。
　　@符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。
#1　　3.创建条件格式
　　可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式：>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）、<=（小与等于）、=（等于）、<>（不等于）。
　　由于自定义格式中最多只有3个数字段，Excel规定最多只能在前两个数字段中包括2个条件测试，满足某个测试条件的数字使用相应段中指定的格式，其余数字使用第3段格式。如果仅包含一个条件测试，则要根据不同的情况来具体分析。如下列自定义格式：
　　[红色][>5]；[绿色]；[蓝色]；
　　则大于5的数字显示红色，负数显示绿色，0至5之间的数显示蓝色。
　　[红色][<5]＂小于5＂；[蓝色]G／通用格式　
　　输入小与5的数字则显示红色的＂小于5＂文本，其它数字按通用格式显示蓝色。
　　输入自定义格式＂[红色][>20]；[绿色][<5]＃＃＂，单击[确定]后再返回[单元格格式]对话框，则会发现Excel已经将格式规范修改为：
　　[红色][>20]G／通用格式；[绿色][<5]＃＃；G／通用格式
　　Excel自动添加了一个第三段，并指定使用通用格式。则大于20的数字以通用格式显示红色，小于5的数字以＃＃格式显示绿色，5和10之间的数字以通用格式显示默认颜色。
　　实际上，自定义格式的通用模型就相当于如下的条件格式：
　　[>0]正数格式；[<0]负数格式；零格式；文本格式。
　　另外，我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的，比如格式＂；＃＃；0＂只显示负数和零，输入的正数则不显示；格式＂；；；＂则隐藏所有的输入值。
　　自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好Excel的自定义格式功能，将会给我们的工作带来很大的方便。


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