跟我轻松学用WORD 7.0

陈健
1997-01-01

　　ＷＯＲＤ是美国微软公司出品的、用于文字和图形处理的软件。它为用户建立、编辑以及打印各类文档提供了一整套使用方便并且功能齐全的手段，从而受到了广大计算机用户的欢迎。目前在国内比较流行的ＷＯＲＤ的中文版本是６．０和７．０版本，因此本讲座将以ＷＯＲＤ　７．０为蓝本，面向初学者，用通俗的语言、通过一个个实例引导你一步一步地走近ＷＯＲＤ，使你能够在较短的时间内掌握ＷＯＲＤ　７．０的基本操作方法，用ＷＯＲＤ　７．０编辑出图文并茂的精美文档。
　　“跟我轻松学ＷＯＲＤ　７．０”一共有四讲，分别为：初识ＷＯＲＤ　７．０，创建一个新文档，编辑一个旧文档，在文档中插入图形。你只需每周用一天，坚持一个月，就能将ＷＯＲＤ　７．０应用自如。现在，请打开电脑，进入ＷＯＲＤ　７．０的界面，开始第一次练习。
#2　　一、初识ＷＯＲＤ　７．０
　　当你在ＷＩＮＤＯＷＳ　９５中成功地安装了ＷＯＲＤ　７．０之后，在ＷＩＮＤＯＷＳ　９５的“开始”＼“程序”中会增加一个“Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｗｏｒｄ”项；把鼠标指针指向这一项，然后按鼠标左键一下（以下把对鼠标的这种操作称为“单击”，如果是按鼠标右键一下称为“右单击”），则启动了Ｗｏｒｄ　７．０。启动之后，将看到如图１所示的一个窗口。
　　这个窗口称为ＷＯＲＤ窗口。我们建立、编辑、打印文档的工作都是在这里完成的。下面我们来看组成ＷＯＲＤ窗口的几个主要部件：
#3　　１．标题区：
　　它位于ＷＯＲＤ窗口第一行（最上面一行）。当我们编辑一个已经命名的文档时，它会显示出这个文档的名字；如果是新建立的文档，在没有为这个新文档命名之前，会显示一个临时的名字，如“文档１”。
#3　　２．菜单栏：
　　ＷＯＲＤ窗口的第二行是菜单栏。在它的上面排列了一些菜单名，如“文件”、“编辑”等。如果把鼠标指针指向某一个菜单名并单击，就会打开一个下拉式菜单。在每个这种下拉式菜单上都有一些命令选项：单击某一个命令项，就会执行相应的命令。例如：如果我们要在文档中插入一个表格，只需单击“表格”菜单，然后在打开的下拉菜单上单击“插入表格”命令即可。
#3　　３．工具栏：
　　ＷＯＲＤ窗口的第三、第四两行都是工具栏。ＷＯＲＤ　７．０为了方便用户操作，配备了多个工具栏。如果安装ＷＯＲＤ　７．０之后你没有改变ＷＯＲＤ原有的设置，那么窗口中就会显示这两个工具栏。ＷＯＲＤ的每个工具栏都有自己的名字；第三行和第四行这两个工具栏的名字分别是“常用”和“格式”。在每个工具栏上都排列着一些“按钮”，每个按钮都代表一种工具。当我们单击某一按钮时，就会引起相应的操作。例如单击“常用”工具栏上的“打印”按钮（带有打印机图案的按钮），正在编辑的文档就会在打印机上打印出来。每个按钮也有自己的名字，如“常用”工具、保存正在编辑的文档……要想知道某个按钮的名字时，只要将鼠标指针指向这个按钮，片刻后便会出现它的名字（根据按钮的名字可以大概了解它的功能）。
#3　　４．文档窗口：
　　工具栏下面的大块区域是文档窗口。这是我们进行文档编辑的空间。字符的输入、删除、修改、编辑排版等工作都要在这个区域中完成。
　　以上我们介绍了ＷＯＲＤ窗口的主要组成部件，细节及具体的使用方法将在后面用到它们时再详细说明。
#2　　二、建立新文档
　　现在，我们就来编辑一篇新的、比较简单的文章（文章的内容、形式如图２所示），用ＷＯＲＤ的“行话”说就是建立一个新文档。
　　在ＷＯＲＤ中建立一个文档，一般要经过以下几个步骤：
#3　　１．输入文字
　　这一步要做的工作是把文字一个一个地输入到ＷＯＲＤ窗口中。在输入的过程中，可暂时不考虑使用什么字体、字型和字号；也不必考虑诸如标题要居于一行的中间、一般的第一行前要留两个空格等问题。要注意只有一点：一个行如果不是段落的最后一行，就一定不要使用“回车”键来换行（一行输入完成之后ＷＯＲＤ会自动换行）；但在一个段落结束时却一定要按“回车”键换行。这里因为ＷＯＲＤ区分一行的结束是不是一段的结束的方法就是看这行的行尾有没有使用“回车”键。例如在图２的编辑中，使用了三次“回车”键；分别使用在标题行的行尾、署名行的行尾和地址行的行尾。这样就形成了四个段落：标题、署名、地址和正文。
#3　　２．设置每个段落的“对齐方式”、使用的“字体”、“字形”、“字号”。
　　不同的段落的对齐方式可能是不同的。例如，图２中的标题、署名和地址是三个段落，它们都应该位于行的中间（称为“居中”）；而图３的正文部分做为一个段落，它的对齐方式就不能选择“居中”；可以选择“两端对齐”（“两端对齐”是指文档的各行的左、右两端都对齐。设置“两端对齐”的对齐方式后，ＷＯＲＤ为保证两端能够对齐，有时需要加大文档行中部的字符间的间距）或“左对齐”。ＷＯＲＤ提供了五种段落的对齐方式：“左对齐”、“右对齐”、“两端对齐”、“居中”和“分散对齐”。常用的是“居中”、“两端对齐”或“左对齐”。一般来说，标题等类型的段落应选择“居中”对齐方式，而正文部分应选择“两端对齐”或“左对齐”。
　　不同段落的“字体”、“字形”、“字号”也应该有所区别。标题的字体根据文间的内容选取，字形也可以有所变化，字号则应该比正文大些。正文一般常用“宋体”字体、“常规”字形、“五号”字。ＷＯＲＤ为我们提供了“宋体”、“仿宋”、“楷体”、“黑体”等字体；字形则有“常规”、“粗体”、“斜体”、“粗体斜体”等类型，字号更有多种可选（可以具体选择“＊号”字，也可以通过键一个不超过１６３８的数字来选择字的大小）。例如，图２中的标题是选用的“黑体”字体、“粗体斜体”字形、“３号”字；署名和地址用的是“楷体”字体、“常规”字形、“五号”字；正文则采用“宋体”字体、“常规”字形、“五号”字。
　　下面我们就来开始建立这个新文档。
　　我们首先启动ＷＯＲＤ　７．０，“ＷＯＲＤ窗口”就会出现在我们面前。这个窗口实际上是ＷＯＲＤ自动为我们打开一个新的空白的文档窗口；我们可以直接在这个窗口中进行输入文字、排版等工作。请注意，在这个窗口左上角有一个闪动的竖条“Ｉ”，叫做“插入点”。插入点的作用是指示即将输入的字符将要出现的位置（类似于光标的作用）。随着字符的输入，它会自动从左向右移动；当一行输满之后，它会自动跳到下一行的左端。现在请按下面步骤操作：
#3　　１．输入文字。
　　按上面说明的方法（不考虑字体、对齐方式等）将全文输入ＷＯＲＤ窗口。如果输入中有错误，可通过光标移动键“↑”、“↓”、“←”、“→”或鼠标把“插入点”移到错误字符的后面（用鼠标移动插入点的方法是：把鼠标指针指向文档中某个位置然后单击，则插入点就移到这个位置），再按“Ｂａｃｋｓｐａｃｅ”键“←”就可以把它删除（也可以把“插入点”移到错误字符的前面，按“Ｄｅｌｅｔｅ”键删除）。输入完成之后结果应该是图３的样子。
　　如果在一个文档中的某处需要使用特殊的符号（键盘上不能大出的符号：如“α”等）。首先要将插入点移到这个位置，然后单击鼠标右键，便会出现一个菜单，再单击上面的“插入符号”项，则可以通过在后面出现对话框中选择不同的字体、再在这个字体中单击需要插入的符号，最后单击“插入”即可。
#3　　２．设置每个段落的“对齐方式”、使用的“字体”、“字形”、“字号”。
　　首先要说明的是，在ＷＯＲＤ中如果某种操作只是针对文档中的一部分内容的，那么必须首先“选定”这部分内容。“选定”的意思就是通知ＷＯＲＤ，即将要进行的操作对象是谁。所以我们下面要对某一段落设置字体以及对齐方式等时，首先应该选定这一段落。
#3　　（１）标题段的设置
　　图２的第一行是标题段；使用的字体、字型和字号分别为“黑体、斜体”、“三号”字；格式为“居中”。为了使图３的第一行达到这样的效果，首先要“选定”图３的第一行。选定一行的方法是：先把鼠标指针移到这一行的最左端，这时鼠标指针会变成一个指向右上方的箭头，此时单击鼠标，这一行就会以反白的方式显示（黑底白字），这表明这一行已经选定了。再单击“格式”工具栏上的“居中”按钮（上面已说过，只要把鼠标指针指向工具栏上的某一个按钮，这个按钮的名字就会显示出来），则第一行的文字便移到了这一行的中间（注意：此时第一行仍为反白方式显示，说明第一行仍处在被“选定”的状态。下面要进行的操作的对象仍然是第一行）；再单击“格式”工具栏上的“字体”按钮上的箭头“”，会打开一个字体菜单；“单击”字体菜单中的“黑体”，则标题的字体便设置称为“黑体”（在ＷＯＲＤ中字体等发生的变化可以立即看到，这就是所谓的“所见即所得”）。单击“字体大小”按钮右侧“”来选择“三号”字；此后依次单击“斜体”按钮（使文字倾斜一个角度）；单击“粗体”按钮（使文字笔划加粗）。当所有这些工作完成之后，图３的第一行就与图２中的第一行完全相同了。
#3　　（２）署名、地址段的设置
　　图２的第二、三行分别是署名和地址。使用的字体、字型、字号分别为“楷体”、“常规”字型、“五号”字；对齐方式也是“居中”。要使图３的这两行有如此的效果，仍然要先“选定”它们。选定两行（或多行）的方法是：把鼠标指移到要选定的若干行中的第一行的最左端，鼠标指针会变成指向右上方的箭头，此时按下鼠标箭头，一直移到要选下的最后一行上再放手，则所有这些行都会以反白方式显示，表明这些行已经选中。选定之后，再重复“标题段的设置”选择字体（楷体）、字号（五号）以及“居中”等操作，则第二、第三行便符合要求了。
#3　　（３）正文段的设置
　　图２中从第四行起直至最后是正文段。使用的字体、字型、字号分别是“宋体”、“常规”、“五号”字，格式是“两端对齐”；并且第四行第一字前空了四格（相当于两个汉字的位置）。为了使第四行第一字前空四格，首行要把“插入点”移到第四行的行首，然后连续按四次空格即可。此后选定这一段文字，通过使用与上面同样的方法使之字体、字型、字号符合要求，再通过单击“格式”工具栏上的“两端对齐”按钮，就可以将这一段两端对齐了。
　　通过上面两个步骤的工作，我们已经达到了目的。
#3　　３．保存、打印文档。
　　一个文档编辑结束后，应该把它保存在磁盘上。保存文档的工作相当简单，只要单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，便会出现一个对话框；在其中的“文件名”框中键入一个名字（不必加扩展名，ＷＯＲＤ会自动加上扩展名．ＤＯＣ），然后单击“保存”，则文档便被存放到ＷＯＲＤ　７．０所在的逻辑驱动器的“Ｍｙ　Ｄｏｃｕｍｅｎｔｓ”目录中。这个目录是在安装ＷＯＲＤ　７．０时自动建立起来的。如果你不想把文档存放在“ＭｙＤｏｃｕｍｅｎｔｓ”目录中，操作也很简单，首先单击菜单栏上的“文件”菜单，在随后出现的下拉菜单中单击“另存为（Ａ）．．．”项，这时还会出现一个对话框；在其中的“文件名”框中键入你想要存放文档的位置（盘符、路径）和文件名即可。命名如：ａ：＼ｍｙｆｉｌｅ。
　　文档编辑完成之后如果需要打印输出，只需打开打印机的电源开关，再单击“常用”工具栏上的“打印”按钮，文档便会打印出来。在打印前，如果要事先看看实际的打印效果，只需单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮。
#3　　４．退出ＷＯＲＤ
　　当所有的工作完成之后，要“退出”ＷＯＲＤ。退出ＷＯＲＤ有几种方法，其中之一是：首先单击“菜单栏”上的“文件”菜单，然后在打开的下拉式菜单中单击“退出（Ｘ）”项，便会退出ＷＯＲＤ　７．０，返回到ＷＩＮＤＯＷＳ　９５中。
#2　　三、编辑一个已有的文档
　　如果一个文档是以前建立的，现在需要再次编辑修改，那么首先要把它调入ＷＯＲＤ窗口。把已有的文档调入ＷＯＲＤ窗口的这一操作叫做“打开”文档。现在我们看如何打开一个已有的文档。
　　首先启动ＷＯＲＤ７．０。当ＷＯＲＤ窗口出现后单击“常用”工具栏上的“打开”按钮，这时将出现一个“打开”对话框。如果要打开的文档存放在上期提到过的Ｍｙ　Ｄｏｃｕｍｅｎｔｓ”目录中，并且文档文件名的扩展名是．ｄｏｃ（ＷＯＲＤ文档的缺省扩展名），则这个文档的文件名会显示在这个“打开”对话框的“查找范围”栏中。此时只要双击（连续按两次鼠标左键）这个文件名就打开了这个文档。如果要打开的文档在其它的目录中或不是以扩展名．ｄｏｃ存盘的，打开这个文档的一个方法是：首先在“打开”对话框的“文件名”栏中键入文档的存放位置（盘符、路径）和文件名，然后单击“打开”选项即可。
　　从上面打开文档的过程可以看出，在ＷＯＲＤ中建立的文档存盘时最好用ＷＯＲＤ默认的扩展名．ｄｏｃ存盘，这样可以简化一些操作。
　　当一个已文档打开后，文档的内容就会显示在ＷＯＲＤ窗口中。以后就可以利用上面“建立新文档”中介绍的各种方法对文档进行编辑修改了。如果文档的内容较多，一屏显示不下时，可以用“Ｐａｇｅ　Ｕｐ”、＂Ｐａｇｅ　Ｄｏｗｎ＂键向上或向下翻页，每次滚动一屏；也可以使用“↑”“↓”键，每次向上或向下移动一行。
#2　　四、在文档中插入表格
　　我们在编辑一篇文档时，常常要在文字中插入表格。ＷＯＲＤ７．０在这方面为我们提供了强有力的支持。
#3　　１．插入表格
　　如果要在文档中的某处插入一个表格，首先要把插入点移到这一位置，然后单击“常用”工具栏上的“插入表格”按钮，此时会弹出一个“表格框”。将鼠标指针指向这个表格框的第一行第一列的格子，然后按下鼠标左键不放拖动，这时这个表格框的　下方会出现“ｘ行×ｘ列表格”的字样。继续向适当的方向（下方、右方或右下方）拖拉，则显示的“ｘ行×ｘ列表格”中的行数和列数会不断变化，直到显示出需要的行数和列数时放开鼠标左键。这样，一个虚框线的表格就插入文档中了。图４就是用这种方法在文本中插入的一个３行３列的表格。
　　下面应该按自己的爱好为这个虚框线表格选择一种“格式”。具体方法是：
#3　　（１）把插入点移到表格中的随便一个格中；
#3　　（２）单击菜单栏上的“表格”菜单名。
　　　在随后出现的下拉菜单上单击“表格自动套用格式（Ｆ）…项，则会出现一　个“表格自动套用格式”对话框。在这个对话框中，左边一栏是“格式”，中间一栏是“预览”。只要单击“格式”中一个格式名，在“预览”栏中就可以看到这种格式的实际形式。用单击不同的格式名来查看它的格式形式的方法，选择到一种合适的格式（单击“格式”栏右侧的箭头“”可以看到更多的格式名），然后单击这个“格式名”。
#3　　（３）单击“确定”。
　　下面的图５就是为图４选择了格式名为“典雅的”的格式后的结果。
#3　　２．调整表格框线
　　当表格插入到文档中后，还可以根据需要来调整表格的外框线和内部框线的位置。通过移动表格框线可以改变表格的大小、各栏的宽度以及各行的高度。例如，要把图５中的第一条垂直的内部框线向左移动一个位置以便使左边第一栏的宽度小些：可首先把鼠标指针指向这条垂直线，便会出现一个带有指向左右两个方向箭头的标记，此时按下鼠标左键不放向左拖动这个标记，直到适当的位置再松开鼠标左键，则这条垂直的内部框线就被移到了这个位置。移动水平框线的方法与上面的方法类似（用这方法不能移动最上面的那条水平框线）。
#3　　３．增加表格的行数
　　如果一个已经插入在文档中的表格的行数不够，可以非常轻松地增加表格的行数。首先把鼠标指针指向表格的某一行中，然后右单击鼠标，此时会出现一个菜单；单击上面的“插入行”项，一个新的行便会插入到刚才鼠标指针指向的那行的上面。用这种方法可以增加任意个新行。
#2　　五、在文档中插入图形
　　在文档中适当插入图形可以增强文档表现力。在Ｗｏｒｄ文档中，你可以将ＤＯＳ应用程序的、Ｗｉｎｄｏｗｓ应用程序的图形（如一个游戏的精彩画面）很方便地插入到文档中，使你的文档图文并茂，人见人爱。
#3　　１．插入Ｗｏｒｄ图片
　　Ｗｏｒｄ　７．０本身携带了１００余幅图片，这些图片可直接插入到文档中。下面我们来把名字为“Ｃｏｍｐｕｔｅｒ．ｗｍｆ”的Ｗｏｒｄ图片（图６）插入到本文中。
　　首先还是要把插入点移动到要插入图片的位置，然后单击菜单栏上的“插入”菜单名。在“插入”菜单出现之后，单击上面的“图片（Ｐ）……”项，就会出现一个名字为“插入图片”的对话框。在其中的“名称”栏中找到并单击“Ｃｏｍｐｕｔｅｒ．ｗｍｆ”（如果这个名字在“名称”栏中开始时没有显示出来，可多次单击“名称”栏右侧的箭头“”，这样可以看到更多的图片名，直到找到为止），再单击“确定”。这样，这幅图片就插入到文档中了。
#3　　２．插入其它软件的图象
　　在Ｗｏｒｄ　７．０的文档中，可以把任何Ｗｉｎｄｏｗｓ　９５环境下能够显示的图形图象插入到文档中。下面我们就来把Ｗｏｒｄ　７．０启动时的画面插入到本文中。
　　首先仍需要将插入点移到要插入“Ｗｏｒｄ　７．０启动画面”的位置，然后单击Ｗｉｎｄｏｗｓ　９５“桌面”上的“开始”图标（它就在Ｗｏｒｄ窗口的左下角）。再将鼠标指向随后出现的菜单上的“程序”项，则启动了Ｗｏｒｄ　７．０（注意：这是启动了第二个Ｗｏｒｄ　７．０。其目的只是要截取它的启动画面）。当出现Ｗｏｒｄ　７．０的启动画面时，立即按下“Ｐｒｉｎｔ　Ｓｃｒｅｅｎ”键，则这个画面就被截取下来并保存在“剪切板”中。随后退出第二次启动的Ｗｏｒｄ　７．０，便可返回到原来的Ｗｏｒｄ中。在Ｗｏｒｄ窗口中单击“常用”工具栏上的“粘贴”按钮，则刚才截取的图象就插入到文档中了（图７）。
#3　　３．编辑文档中的图形
　　无论是Ｗｏｒｄ图片或其它软件的图形，插入到Ｗｏｒｄ文档中后都可以编辑修改。编辑修改的主要操作有两种：
#3　　（１）剪裁掉不需要的部分而只保留所需的部分；
#3　　（２）放大或缩小尺寸。
　　下面我们就来看一看如何对已经插入到Ｗｏｒｄ文档中的图片进行剪裁或缩放。
　　如果要对图形进行剪裁，首先单击文档中要剪裁的图形，此时图形的四周将出现“尺寸控制点”（图形外框的每个角上和四边的中点各有一个控制点）。这时按下“Ｓｈｉｆｔ”键，同时把鼠标指向某个尺寸控制点，此时会显示出一个特殊的标记。按下鼠标左键不放，向图形中部移动这个特殊的标记，一直移到到需要保留的部分边缘，再松开鼠标左键及“Ｓｈｉｆｔ”键，则这次拖动经过的部分便被剪裁掉了。用这种方法，可将图形四周的多余部分剪裁掉。
　　如果要把一个经过剪裁的图形恢复原状，操作方法和上面介绍的“剪裁”的方法基本相同，只是拖动那个特殊标记时拖动的方向要与剪裁的方向相反。
　　如果要对图形的尺寸进行缩放，首先仍要单击这个图形，则会出现尺寸控制点。把鼠标指针指向某个尺寸控制点，会出现一个双向箭头。此时按下鼠标左键向内或向外移动这个箭头，这个图形便被缩小或放大了。当图形的大小已满足需要，松开鼠标左键。
　　上面我们介绍了Ｗｏｒｄ　７．０基本的、也是常用的操作方法。有了这个基础，进一步深入学习和研究Ｗｏｒｄ　７．０将不会有什么困难。希望读者朋友们学好Ｗｏｒｄ，用好Ｗｏｒｄ。