看实例学习EXCEL 7.0中文版

赵时杰
1997-01-01

　　Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｅｘｃｅｌ中文版是当前最为优秀的办公室电子报表处理软件，目前的最高版本为Ｅｘｃｅｌ　８．０，但广为流行的是７．０版本。本讲座主要针对７．０版本，面向办公室和家庭用户，通过具体的应用实例，学习Ｅｘｃｅｌ最常用的功能和有关操作，为初学者较快地掌握Ｅｘｃｅｌ打下良好基础。有关Ｅｘｃｅｌ的高级应用，如图表制作技术、外部数据库资源共享技术等，受篇幅及技术条件所限，这里不作具体介绍。
　　本讲座分三讲：１．制作表格；２．输入与计算；３．数据排序、筛选和分类汇总。
#1　　第一讲　　制作表
　　使用Ｅｘｃｅｌ来制作表格，不仅操作简单、制作迅速，而且可完成各种类型的表格，并随意选择表格所需的边框线、插入或删除行、列，改变行高或列宽、调整标题的对齐方式、放大或缩小字体，有较强的灵活性。现从人们经常会遇到的例子入手来学习制作表格。
　　办公室人员通常根据自己的业务需要建立个人常用的工作表簿，内容主要包括国内长途电话区号及邮政编码表、常用电话号码表、个人工作计划表、常用业务数据摘记表等，而家庭通常根据处理日常事务的需要建立常用的工作表簿，一般包括日常储蓄登记表、日常收支登记表、个人通讯录等。我们可将这类常用的工作表簿放入一个Ｅｘｃｅｌ工作表簿文档内，需要时调用十分方便。制作方法如下：
　　一、常用工作表的命名。
　　运行Ｅｘｃｅｌ　７．０，创建一个Ｅｘｃｅｌ新工作表簿文档，在工作窗口的下部，可看到一系列的表格标签，如：Ｓｈｅｅｔ１、Ｓｈｅｅｔ２、Ｓｈｅｅｔ３等，我们可以使用上述的常用工作表名来替换它们，方法是，依次单击Ｓｈｅｅｔ１、Ｓｈｅｅｔ２、Ｓｈｅｅｔ３等标签，选择“菜单栏”中的“格式”→“工作表”→“重命名”，按常用工作表名称分别予以命名。
　　二、常用工作表簿的制作。
　　单击重命名的工作表标签，即可在各工作表间切换。假定我们需要制作“日常储蓄登记表”，表格见表１，可按下列操作步骤进行：
　　１．单击“日常储蓄登记表”标签，在工作窗口内的顶端行依次输入表格的列标题：姓名、存款日、帐号、金额、存期、利率和年利息，使用鼠标选定顶端行，单击“格式栏”中的“置中对齐”按钮，使各列标题位于其单元格的中间。
　　２．调整列的宽度，可单击列中的任一单元格，选择“菜单栏”中的“格式”→“列”→“列宽”，输入所需的数值。
　　３．拖动鼠标选定制表区域，单击“菜单栏”中的“格式”→“单元格”→“边框”，从边框线型栏内，选择较细的线型，分别加入到“外边框”、“上边框”、“下边框”、“左边框”、“右边框”栏内，按下“确定”键；而后再从边框线线型栏内，选择较粗的线型，加入到“外框”标志栏内，按下“确定”键。
　　我们可参照制作“日常储蓄登记表”表格的操作步骤，将所需制作的常用工作表簿中的个人工作表一一制做完成。
　　三、常用工作表簿的保存。
　　如需将常用工作表簿的文件存入“我的公文包”。可单击“文件”→“另存为”，打开保存文件对话窗口，键入“文件名”，在“路径”列表框中，单击“硬盘驱动器盘符”，选择“我的公文包”，按“确定”键。
　　四、需说明的几个问题
　　１．如果制作的工作表不规则，最好单击“菜单栏”中的“工具”→“选项”，在“窗口选项”去除网格线标记，然后再依次选定区域、添加边框，完成表格的制作。
　　２．在制表过程中，如需对某行的宽度进行调整，可单击该行的任一单元格，选择“菜单栏”中的“格式”→“行”→“行高”，输入所需的数值。
　　３．制作的表格如需插入行（列），可在要插入行（列）的后一行（列）单击，选择“菜单栏”中的“插入”→“行”或“列”；如需删除某一行（列），可单击该行（列），选择“菜单栏”中的“编辑”→“删除”。
　　４．当某一表格打开后需要打印时，可单击表格顶端行，选择“菜单栏”中的“插入”→“行”，在表格上部出现的空行中第一个单元格内输入该表格的标题，而后使用鼠标选定该空行与表格平齐的部分，按下“格式栏”中的“跨列置中”按钮，使标题居中。
　　５．改变标题或列标题的字体大小，首先要选定它，而后通过选择“格式栏”中的“字号”下拉列表中的字号来完成。
　　６．制表时出现错误操作，可使用“工具栏”栏中的“撤消”按钮，予以撤消。
#1　　第二讲　　输入与计算
　　用户日常需要处理的数据，往往是多种类型的，如数字、文本、日期和货币等。Ｅｘｃｅｌ为用户输入数据提供了范围广泛的格式，并配备了大量的公式和函数；在输入过程中，还可以方便地移动、复制单元格中的数据和公式，改变数据的字体大小和在单元格的对齐方式。借助Ｅｘｃｅｌ的这些特性，我们能快速、准确地在表格中输入多种格式的数据，并完成多种运算，制作出的数据表既美观又符合实际需要。现仍以上讲中的“日常储蓄登记”为例，学习如何在表格中输入数据及计算。
　　假定该空表格（见表２）存放在文件名为“家庭常用工作表簿”的Ｅｘｃｅｌ工作表簿文档内，而“家庭常用工作表簿”位于“我的公文包”中。
　　如果我们需要将家庭中个人存款单的有关数据，输入到“日常储蓄登记”表中，然后对各存款单的年利息进行计算，并对各存款单的金额及年利息进行汇总，可按照以下步骤进行：
　　一、双击“我的公文包”图标，双击“家庭常用工作表簿”，打开该表。
　　二、对表格中的数据格式进行设定。
　　１．“姓名”列上的数据一般为汉字，系统自动按文本格式设置，在此不必设定。
　　２．“存款日”列上的数据可按日期格式设定，但按此格式输入日期容易出现差错，在此不做设置，系统默认为常规格式。
　　３．“帐号”列、“存期”列上的数据均按文本类型设置，设置时，可分别单击Ｃ、Ｅ，然后单击“菜单栏”中的“格式”→“单元格”，选择“数字”标签，在“分类”下拉列表中选择“文本”，按下“确定”键。
　　４．对“金额”列的数据按货币格式设定，即单击Ｄ，而后单击“菜单栏”中的“格式”→“单元格”，选择“数字”标签，在“分类”栏中单击“货币”，在“货币符号”下拉列表中，选择所需的货币符号，在本例中，我们设定为“￥”（人民币符号）。
　　５．“利率”列上的数据一般要精确到小数点后两位，设定时，可单击Ｆ，然后单击“菜单栏”中的“格式”→“单元格”，选择“数字”标签，在“分类”栏中单击“数值”，在“小数点后位数”栏内填写“２”。
　　６．“年利息”列上的数据要分别进行“数据”和“货币”格式的设定，“数据”格式的设定同（五），“货币”格式的设定同（四）。
　　三、数据输入
　　假定要输入的区域为２至９行，Ａ至Ｆ列以及Ａ１０单元格。按住Ｃｔｒｌ键，单击Ａ１０单元格，而后将鼠标移到Ａ２单元格，沿对角线方向将其拖动到Ｆ９，选定该输入区域，逐行开始输入数据。输入的第一个数据将被放在Ａ２单元格，使用“Ｔａｂ”键，依次移到右方单元格继续输入；当输入到行末，使用“Ｔａｂ”键，可自动转到下一行第一个单元格。当在某一单元格、行、列要输入的数据与已输入单元格、行、列的数据完全一致时，可使用“格式”栏中的“复制”和“粘贴”命令，把它复制过来，而后再选定未输入数据的区域，继续输入。输入全部数据后，单击“格式栏”中的“置中对齐”按钮，使每个数据位居所在单元格的中间。在输入中需注意以下几个问题：
　　１．在“姓名”列上，可直接输入汉字。
　　２．在“存款日”列上，可按“××（年）××（月）××（日）格式输入，如９６０７１２。
　　３．在“帐号”列上，按照存款单上的帐号直接输入。
　　４．在“金额”列上，直接输入金额数值，Ｅｘｃｅｌ会自动在数值前加上￥。
　　５．在“存款期限”列上，按照文本类型输入，如１年。
　　６．如果上一个单元格输入错误，可单击“工具栏”中的“撤消”按钮，予以撤消；修改任一单元格的数据，可单击该单元格通过键入新的数据来替换原有的数据，也可以移动鼠标双击数据中错误字符的前后，而后使用“ＤＥＬＥＴＥ”或“ＢＡＣＫＳＰＡＣＥ”键，予以删除，并新增字符。
　　四、在输入全部数据后，假定表格的内容为表３。
　　此时，需要对各存款单年利息进行计算，并对各存款单的金额及年利息进行汇总，具体操作如下：
　　（一）计算Ｇ２单元格的数值，可单击Ｇ２单元格，移动光标到“编辑栏”单击后，输入＝Ｄ２＊Ｆ２／１００，按下“√”键。
　　（二）计算Ｇ３到Ｇ９单元格的数值。可移动鼠标到Ｇ２单元格的右下角，鼠标的形状变成“＋”，向下拖动鼠标到Ｇ９单元格，即能完成这些单元格的数值计算。
　　（三）计算Ｄ１０单元格的数值，可单击Ｄ１０单元格，移动光标到“编辑栏”单击后，输入＝ＳＵＮ（Ｄ２：Ｄ９），按下“√”键。
　　（四）计算Ｇ１０单元格的数值，可单击Ｄ１０单元格，按下“工具栏”中的“复制”按钮，然后再单击Ｇ１０单元格，按下“工具栏”中的“粘贴”按钮。
　　至此我们就完成了在“日常储蓄登记表”中输入数据和计算的工作，单击“菜单栏”中的“文件”→“保存”，可将该表仍保存在原有的路径上。
#1　　第三讲　　数据排序、筛选和分类汇总
　　前面我们了解了Ｅｘｃｅｌ在表格制作、数据输入和计算方面的功能和操作方法，其实，Ｅｘｃｅｌ还具有一般数据库程序的功能，即当我们单击“菜单栏”中的“数据”时，Ｅｘｃｅｌ将把每张数据表都看成是一个数据库，列标题看成是数据库的字段名。因此，它可以十分方便地对各种数据表进行数据排序、筛选和分类汇总。现仍以上一讲中的“日常储蓄登记表”为例来学习具体的操作：
　　一、双击“我的公文包”，双击“家庭常用工作表簿”，打开该表，见表４。
　　二、数据排序
　　假定我们要按表４中“存款日”的先后次序排序，可选定该表（不含合计行），单击“菜单栏”中的“数据”→“排序”，在“主要关键字”下拉列表中选择“存款日”，按下“确定”键，此时表中的有关数据行将按“存款日”的先后次序重新排列，见表５。
　　三、数据筛选
　　假定我们想查询表４中有关赵小青存款金额超过１０００元的存款单情况，可选定该表，单击“菜单”栏中的“数据”→“筛选”→“自动筛选”，该表的列标题右侧将出现下拉列表的向下箭头，然后打开“姓名”下拉列表，选择“赵小青”按下“确定”键；打开“金额”下拉列表，单击“自定义”，选择关系运算符为“大于”，输入“１０００”，按下“确定”键；满足上述条件的数据行将显示出来，如表６。
　　四、分类汇总
　　假定我们要对表４按“姓名”对“金额”和“年利息”进行分类汇总，可选定该表（不含合计行），单击“菜单栏”中的“数据”→“排序”，在“主要关键字”下拉列表中，选择“姓名”，按下“确定”键；而后再单击“菜单栏”中的“数据”→“分类汇总”，在“分类字段”下拉列表中选择“姓名”，在“汇总方式”下拉列表中　，选择“求和”，在“选定汇总项”栏内，选择“金额”和“年利息”，按下“确定”键。分类汇总的结果将显示出来，见表７。
　　五、当完成了对表４有关数据的排序、筛选或分类汇总等任一种操作后，如果希望将屏幕上显示的结果退回到表４，可使用“工具栏”中“撤消”按钮来完成。
　　本讲座通过日常应用实例，讲叙Ｅｘｃｅｌ最常用的功能和有关操作，不可能面面俱到。希望初学者能以此作为入门，在进一步学习Ｅｘｃｅｌ技术书籍的基础上，尽快掌握这个有用的工具，使其成为办公室和家庭处理日常事务的好帮手。