在Word 97中减小文档尺寸的几个方法 李宏 1997-01-01 　　文档越大，所占用的磁盘空间也就越大，在需要Ｗｏｒｄ完成某项任务时（如保存、重新分页、更新目录）就要花费更多的时间。下面介绍几个如何来减小文档尺寸的方法。 　　１．当文档打开时，使用快速保存比使用完全保存需要更多的磁盘空间。可以通过清除“快速保存”选项节省磁盘空间。具体操作是：选中“工具”菜单，打开“选项”对话框中“保存”选项卡上的“快速保存”复选框。这样Ｗｏｒｄ将仅保存对文档的修改，比完全保存节省时间。不过如果通过网络对文档进行操作，请清除“快速保存”复选框。因为快速保存无法在网络上进行。 　　以下情况应进行完全保存： 　　（１）在与其他人共享文档前 　　（２）在完成某个文档上的工作并最后保存文档时 　　（３）在开始一个需要使用大量内存的任务前，如搜索文字或编撰索引 　　（４）在向另一个程序转移文档文本前 　　（５）在将文档转换为其它的文件格式前 　　注意，如果选中了“工具”菜单中、“选项”对话框中“保存”选项卡上的“保留备份”复选框，Ｗｏｒｄ将清除“快速保存”复选框，因为备份只能用完全保存创建。 　　２．在文档中嵌入“ＴｒｕｅＴｙｐｅ”字体会增加文档的尺寸。如果嵌入了ＴｒｕｅＴｙｐｅ字体，可以通过选中“只嵌入所用字符”选项减小文档的尺寸。此选项只嵌入你的文档中使用的字体样式。并且如果在某种字体中，你仅使用其中的３２个或更少的字符，例如一些符号或标题，Ｗｏｒｄ将只嵌入这些字符。具体操作是：在“工具”菜单中，单击“选项”命令，然后单击“保存”选项卡，选择“嵌入ＴｒｕｅＴｙｐｅ字体”复选框，保存该文档。 　　３．给文档添加嵌入对象会增加文档的尺寸。如果不需要更新包含在文档中的嵌入对象，可以通过将嵌入对象转换为图形的方式减小文档的文件尺寸。完成对象转换后，可以像编辑其他Ｗｏｒｄ图形一样进行编辑。另外可以使用链接的对象代替嵌入对象。使用链接对象可以在源文件中的内容改变时，方便地更新Ｗｏｒｄ文档中的内容。链接的数据储存在源文件中，在目标文件中仅储存源文件的地址，但是仍然显示链接的数据。具体操作是：在需插入图形的位置单击鼠标，指向“插入”菜单中的“图片”子菜单，然后单击“来自文件”命令，单击要插入的图片，选中“链接文件”复选框，清除“随文档保存”复选框，单击“插入”按钮。 　　４．使用“版本”功能为一个文档创建多个版本会增加文件尺寸。单击“文件”菜单中的“版本”命令，可查看某个文档是否有其它版本。如果存在其它版本，可以通过删除最老的版本减小文件尺寸。具体操作是：单击“文件”菜单中的“版本”命令，再单击要删除的文档版本。如果要选择多个版本，在单击每个版本时可按住Ｃｔｒｌ键，然后单击“删除”即可。