中文Word 6.0应用技巧 邹继军 1996-06-28 1.移动插入点的操作技巧 .Ctrl+Home可回到文档开始；按Ctrl+End到达文档结尾。 .双击状态栏上的页码区打开“定位”对话框。 .按Home键可回到一行开始；按End键可到达一行结尾。 .按Ctrl+左箭头键将插入点移到上一个单词；按Ctrl+右箭头键可将插入点移到下一个单词。 .按Ctrl+上箭头键将插入点移到上一个段落；按Ctrl+下箭头键可将插入点移到下一个段落。 按Alt+Ctrl+PgUp组合键可返回到上一页的开始处；按Alt+Ctrl+PgDn组合键可转到下一页的开始处。 .按PgUp键可转到上一屏的开始处；按PgDn键转到下一屏的开始处。 2.选定文本和图形的操作技巧 .当拖动鼠标扫过一个单词时，Word可以自动选定整个单记号。如果要求按字母选择，可从“工具”菜单中选择“选项”命令，在“编辑”选项卡上清除“单词自动选定”复选框。 .要选定一个英文单词或一个中文字，可双击该单记号或字；要选定一个句子，可按住Ctrl键并单击此句子；要选定一个段落，可在该段落中三击任一单词。 .可以利用选定栏来选定文本：在正文左边的空白区中，单击选定一行，双击选定一个段落，三击则选定整个文档。 .在拖动时按住Alt键，可以选定矩形文本块。 .按Ctrl+A键选定整份文档。 .在修改文字或图形前必须先选定要修改的内容。 .在按下Shift键的同时按箭头键选定插入点处的文字。 .用鼠标可以选定大块文本：单击文本的开始处，按下Shift键，然后单击文本的结尾处。 .按Ctrl+Shift+End键，选定从插入点到文档结尾之间的文本。 .按Ctrl+Shift+Home键，选定从插入点到文档开头之间的文本。 3.复制和移动文本的操作技巧 .用INS键代替Ctrl+V。 .用组合键来粘贴剪贴板内容：选择“工具”菜单中的“选项”命令，然后选择“编辑”选项卡。 .利用拖放功能对选定文字和图形进行移动或复制。复制时，请在拖动选定项的同时按住Ctrl键。 .Word支持不同窗口、文档和应用程序间的文字及图形的拖放功能。要移动某一项内容，直接拖动即可；要复制某一项内容，可在拖动的同时按住Ctrl键。 .在使用拖放编辑时，滚动文档：将选定内容拖到水平标尺以上或水平滚动条以下。 .用拖放式编辑移动或复制图文框及其内容：移动时只需把图文框拖到新位置；复制时要在拖动过程中按下Ctrl键。 4.查找和替换文本的操作技巧 .在“查找”或“替换”对话框出现的情况下编辑文档：单击文档窗口并进行编辑。如果要继续搜索，选择对话框中的任一按钮。 .Word允许查找和替换制表符、空格、段落标记和其它各种非打印字符：从“编辑”菜单中选择“查找”或“替换”命令，选择“特殊字符”按钮，然后选择要查找的特殊内容。 .按Shift+F4键可重复最后一次“查找”命令。 5.撤消编辑修改的操作技巧 .单击“常用”工具栏上的“撤消”按钮，撤消大多数操作。 .单击“常用”工具栏上的“重复”按钮，重复上一个动作。 .同时撤消或重复几个动作：单击“撤消”或“重复”按钮旁的箭头，选择要撤消或重复的动作。 .按Alt+空格键或Ctrl+Z键可撤消最后一个编辑操作。要撤消多个操作，应再按此快捷键。 6.编辑操作的技巧 .按F4键Ctrl+Y键可重复大部分命令。 .选定一段文字然后键入新的内容，迅速完成文字的替换。 .按Shift+F5可以回到上一个编辑位置。 .在“打印预览”中编辑文本：选择“文件”菜单中的“打印预览”命令，再击要放大的页面，然后单击“打印预览”工具栏上的“放大镜”按钮，此时指针变为I形指针。 .Word利用同义词库查找同义词：先选定单词，然后按Shift+F7。 .用“打印预览”命令可在屏幕上同时显示几个页面：单击“打印预览”工具栏上的“多页显示”按钮，拖动鼠标直至屏幕上出现想要的页面数。 7.自动更正的操作技巧 .自动更正”命令可以修正常见的录入错误__例如将“the”键入为“teh”：从“工具”菜单中选择“自动更正”命令，然后分别键入正确的和需要更正的词。 .在拼写检查时可以添加自动更正词条：选中“拼写”对话框中“自动更正”按钮。 .利用Word的“自动更正”功能把形如“asap”的缩写展开为“as soon as possible”：从“工具”菜单中选择“自动更正”命令，键入缩写及其扩展条目。 8.自动图文集的操作技巧 .带格式表格可保存为自动图文集项：选定表格并单击“常用”工具栏上的“自动图文集”按钮，为表格命名后，选择“新增”按钮。在插入该表格时，键入表格名称，然后单击“自动图文集”按钮。 9.特殊字符的操作技巧 .用快捷键插入特殊字符。按Alt+Ctrl+T键可插入商标符号；按Alt+Ctrl+R键可插入注册商标符号；按Alt+Ctrl+C键可插入版权符号。 .用“插入”菜单中的“符号”命令插入符号或其它特殊字符。 10.排序的操作技巧 .Word可以按升序或降序排列日期、数字和其它文字：从“表格”菜单中，选择“排序文字”命令。 二、设置文本和段落的格式 1.添加和删除字符格式的操作技巧 .快速应用粗体、斜体和其它字符格式：选定要应用某种格式的文本，然后单击“格式”工具栏上的相应按钮。 .选定一段文字后，按Ctrl+B、Ctrl+I或Ctrl+U组合键，可以对选定文本应用粗体、斜体或下划线格式。 .不必选定整个单词就可以为这个单词添加粗体、斜体或下划线格式：单击此单词，然后单击“格式”工具栏上的相应格式按钮。 2.复制字符格式的操作技巧 .复制格式：选定具有要复制格式的文字，单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后拖动指针扫过要应用该格式的文字。 .多次复制选定文字的格式：双击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后拖动鼠标扫过要应用这种格式的文字。要关闭“格式刷”，再次单击该按钮。 3.字符格式的其他操作技巧 .按Ctrl+Shift+N为选定段落应用“正文”样式。 .改变选定文字的大小写：按Shift+F3，直到文字的大小写格式符合要求。 .按Ctrl+空格键恢复文字的原始格式。 .为段落的第一个字或词设置首字下沉格式：选定段落开头的第一个字或词，然后从“格式”菜单中选择“首字下沉”命令。 .Ctrl+］或Ctrl+［键可以连续放大或缩小选定文字。每按一次键，Word将选定的文字增大或减小一磅。 .使用“格式”菜单中的“字体”命令，改变文字的颜色。字体颜色从“字体”选项卡中选择。 .创建文字上标或下标：选定文字，然后按Ctrl+加号或Ctrl+等号。 .要在文档中加入隐藏文字，先选定文字，然后按Ctrl+Shift+H组合键。 .查看隐藏文字，单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏”按钮。 .使用WordArt可以使文字倾斜、弯曲或拉长：从“插入”菜单中选择“对象”命令，在“新建”选项卡上选择。 4.页面格式的操作技巧 .双击分节符将显示“页面设置”对话框的“版面”选项卡。 .按Ctrl+Enter可插入分页符。 .如果要装订文档，在页面内加入“装订线”：从“文件”菜单中选择“页面设置”命令，选择“页边距”选项卡，然后在“装订线”中键入适当的数值。 .在页面视图中双击页面的页边角，显示“页面设置”对话框。 .将文档分成“节”，就对文档的各部分设置页边距、报版样式栏和其它格式。 .图文框中的文字或图形可以移到页面的任意位置：在页面视图中选定要放入图文框的内容，从“插入”菜单中选择“图文框”命令。 .通过拖动水平和垂直标尺上的页边距界线来设置页边距。拖动时按下Alt键可显示度量单位。 .要形成等宽的报版样式栏，从“格式”菜单中选择“分栏”命令，然后选择一种分栏版式。 .控制Word分隔正文的方式：从“格式”菜单中选择“段落”命令，然后选择“正文排列”选项卡。 5.段落格式的操作技巧 .双击标尺上的游标迅速打开“格式”对话框。例如双击制表位游标打开“制表位”对话框。 .如果需要换行而又不想开始一个新的段落，按Shift+Enter。键入时，Word自动将文字“折回”到下一行。不要在每一行的结尾按回车键，除非要开始一个新的段落。 .按Ctrl+E、Ctrl+J、Ctrl+L或Ctrl+R组合键使段落居中对齐、两端对齐、左对齐或右对齐。 .段落结尾的段落标记包含有段落格式。如果在移动或复制段落时希望保留格式，则应包含段落标记。 6.缩进的操作技巧 .按Ctrl+M缩进选定段落。要取消缩进，按Ctrl+Shift+M。 .按Ctrl+T迅速产生悬挂式缩进。 .用段落命令缩进段落：从“格式”菜单中选择“段落”命令，然后选择“缩进和间距”选项。 7.制表位的操作技巧 .用表格或制表位对齐文字或数字。如果在屏幕上用空格对齐文字，打印时有可能会失去原来整齐的布局。.用标尺添加或删除制表位：在标尺上希望添加制表位的位置单击鼠标即可添加一个制表位，将标尺上的制表位拖出标尺即将其删除。 .查看制表位信息，按住Alt键，将光标指向标尺上的制表位，并按住鼠标左按钮。 .在添加、删除或修改制表位时，应该先选定所有要使用新设定的段落，然后再作调整。 .用快捷键改变段落的行间距。Ctrl+1、Ctrl+5、Ctrl+2分别代表单倍行距、1.5倍行距、2倍行距。 .增加段落后面的间距：在“间距”选项组中的“段后”框中键入间距值。 .按Ctrl+0(零)组合键迅速在段前增加或删除12磅的行间距。 8.样式的操作技巧 .用“管理器”在文档间复制样式：从“格式”菜单中选择“样式”命令，然后选择“管理器”按钮。 .在样式区内显示样式名：从“工具”菜单中选择“选项”命令，然后选择“视图”选项卡。 .双击“样式区”中的样式名可显示“样式”对话框。 .在“格式”工具栏的“样式”框中列出可用样式列表，请按住Shift键并单击“样式”框右边的箭头。 .“格式”工具栏上的样式列表中，字符样式相对于段落样式以较淡的字体显示。 .用字符样式强调词语和短语可以保证格式的一致。 .宏的显示字体取决于选用模板的“宏文本”样式。 .利用样式库可以预览不同模板对文档格式所产生的影响：从“格式”菜单中，选择“样式库”命令。 9.模板的操作技巧 .将一个模板定义为共用模板，可使模板中的内容对所有文档有效。 .以模板为基础创建新文档(如备忘录和报告)，可节省许多时间：从“文件”菜单中选择“新建”命令，然后选择所需的模板。 .用“管理器”在模板间复制宏、自动图文集词条、样式或工具栏：从“格式”菜单中选择“样式”命令，然后选择“管理器”按钮。 .宏、自动图文集词条、样式、自定义工具栏、菜单和快捷键都保存在模板中。 三、图形和边框 1.边框的操作技巧 .使用“边框”工具栏为段落和表格添加边框和底纹：单击“格式”工具栏上的“边框”按钮，显示“边框”工具栏。 .使用“表格”菜单中的“表格自动套用格式”命令为表格添加边框。 2.对齐图形的操作技巧 .单击“绘图”工具栏上的“格线对齐”按钮可以对齐图形对象和放入图文框的图形：在对话框中选择“格线对齐”复选框。 .在绘图时按下Alt键，可以临时修改“格线对齐”功能。如果“格线对齐”功能没有打开，按下Alt键可激活这一功能。 3.图形剪裁和调整大小的操作技巧 .将图形还原为原始大小：从“格式”菜单中选择“图片”命令，然后按“重新设置”按钮。 .将导入图形还原为原大小，按住Ctrl键并双击该图形。 .在改变导入图形大小时保持其原来比例，拖动角上的控点；在改变导入图形大小时改变其原来的比例，则拖动中间的控点。 .调整图形的大小时，Word将在状态栏中显示出相对于其原来大小的百分比。 .拖动尺寸控点时按住Shift键可以裁剪导入的图形。 4.图形的其他操作技巧 .通过将图形封闭在图文框中，围绕图形来环绕文字：选定图形，然后从“插入”菜单中选择“图文框”命令。 .调整文字和图形之间的空白间距：设置围绕图形的图文框并将其选定，从“格式”菜单中选择“图文框”命令，在“距正文”框中键入一个新值。 .文档包含图形，使用图片框可以加快文档滚动的速度：从“工具”菜单中选择“选项”命令，选择“视图”选项卡，然后选中“图片框”复选框。 5.图形对象的操作技巧 .用“绘图”工具栏上的工具，在Word文档中绘图：单击“绘图”工具栏上的按钮，然后拖动指针。 .绘制垂直、水平、30度、45度或60度角的直线：单击“绘图”工具栏上的“直线”按钮，按住Shift键，然后拖动光标。 .绘制以特定点为圆心的圆：单击“绘图”工具栏上的“椭圆”按钮，按下Ctrl+Shift，然后拖动光标。 .按住Shift键在绘制对象时约束对象的形状。例如把矩形约束为正方形或把椭圆约束为圆形。 6.制作图形的其他操作技巧 .在“绘图”工具栏上双击了某个工具按钮，该工具将保持其作用状态，直到单击另一个按钮或重新开始键入。 .同时选定几个图形对象。单击“绘图”工具栏上的“选择图形对象”按钮，然后拖动鼠标围住要选定的对象。 .选定文字后面的图形对象：单击“绘图”工具栏上的“选择图形对象”按钮，然后单击图形对象。 .单击“绘图”工具栏上的“对齐图形”按钮，在页面上居中对齐图形对象。 四、表格 1.创建和删除表格的操作技巧 .用表格向导可快速创建表格：从“表格”菜单中选择“插入表格”命令，然后选择“向导”按钮。 .删除表格内容，只需选定表格并按DEL键。表单元格和格式将保留在文档中。 .删除一个表格及其内容，先选定整个表，然后从“表格”菜单中选择“删除行”命令。 2.表格格式的操作技巧 .合并表格的单元格，形成横跨几列的标题：选定要合并的单元格，然后从“表格”菜单中选择“合并单元格”命令。 .在表单元格中插入制表符，可按Ctrl+Tab。 .使一张表格在页面上水平居中：选定整个表，从“表格”菜单中选择“单元格高度和宽度”，然后从“行”选项卡中选择“居中”选项。 .快速设置表格格式：从“表格”菜单中选择“表格自动套用格式”命令，然后选择某种默认格式。 .用水平标尺上的游标可以调整表格的列：在表格任意位置单击鼠标，然后拖动标尺上的游标。 .可为表格中的行和列编号：选定要编号的行和列，然后单击“格式”工具栏上的“编号”按钮。 3.在表格中移动插入点的操作技巧 .按Tab键移到表格的下一个单元格。按Shift+Tab移到前一个单元格。 .按Alt+Home转到一行的第一个单元格；按Alt+End转到一行的最后一个单元格。 .按Alt+PgUp转到一列中的第一个单元格；按Alt+PgDn转到一列的最后一个单元格。 4.插入行和列的操作技巧 向表格中添加行和列：按要添加的行数或列数选定行或列，然后单击“常用”工具栏上的“插入表格”按钮。 .在表格的最后一个单元格中单击鼠标并按Tab键，立即在表格后增加一行。 5.表格的其他操作技巧 .将表格转换成文本：从“表格”菜单中选择“将表格转换成文本”命令。 .将文本转换成表格：选定文本，单击“常用”工具栏上的“插入表格”按钮。 .用表格保存地址：单击表格，然后单击“数据库”工具栏上的“数据表单”按钮。 .计算行或列中数值的总和：将插入点移到您希望显示总和值的单元格中，从“表格”菜单中选择“公式”命令。 .快速选定整个表格：将插入点设置在表格中，然后按Alt+数字小键盘上的5。 .用表格在版面上并排设置文字和图形，例如简历或产品样本。 五、处理长文档 1.书签的操作技巧 .用书签标记位置：选定文本，从“编辑”菜单中选择“书签”命令，然后为该书签命名。用“编辑”菜单中的“定位”命令返回到书签位置。 2.题注的操作技巧 .利用Word的自动插入题注功能，为文档中的图表添加编号的题注：从“插入”菜单中选择“题注”命令，然后选择“自动插入题注”按钮。 .使用“插入”菜单中的“题注”命令添加图表的题注，就很方便地创建图表的目录：从“插入”菜单中选择“索引和目录”，然后选择“图表目录”选项。 .为某些内容添加带编号的题注：选定要加题注的内容，从“插入”菜单中选择“题注”命令。为题注选择标签和位置，然后键入题注内容。 3.交叉引用的操作技巧 .在标题应用Word的内部标题样式，在文档中建立对任何标题的交叉引用：从“插入”菜单中，选择“交叉引用”命令。 4.脚注和尾注的操作技巧 .Alt+Ctrl+F和Alt+Ctrl+E组合键可分别用于插入脚注和尾注。 .双击脚注或尾注的引用标记可以查看附注的内容。 5.索引的操作技巧 .按Alt+Shift+X组合键快速打开“标记索引项”对话框。该对话框始终处于打开状态，能够标记多个索引项。 6.大纲的操作技巧 .正在长文档中工作，用大纲视图重新调整标题和文字。其方法是快速移到特定的位置，并获取文档的总览。 .在大纲视图中按Alt+Shift+左键头键或Alt+Shift+右键头键将选定的标题或正文升级或降级。 7.目录和图表目录的操作技巧 .双击目录或图表目录中的页码显示文档中相应的页。 .对文档中的标题使用内部标题格式，快速创建目录：从“插入”菜单中选择“索引和目录”命令，然后选择“目录”选项。 8.列表和编号标题的操作技巧 .单击“格式”工具栏上的“编号”或“项目符号”按钮，创建编号或项目符号列表。 .加入带编号的标题，比如将“第一章”加到内部标题样式中：从“格式”菜单中选择“标题编号”命令，然后选择一种格式。 .创建多级符号表：从“格式”菜单中选择“项目符号和编号”命令，选择“多级符号”选项卡，然后选择所需的格式。 .页眉和页脚的操作技巧 .创建出现在文档每一页上的水印：在页眉或页脚中插入绘图对象或WordArt对象，然后单击“绘图”工具栏上的“置后”按钮。 .用“域”在页眉或页脚中插入文件名、日期、页码及其它信息。 9.页码的操作技巧 .Word可在每一页的外侧插入页码：从“插入”菜单中选择“页码”命令，在“对齐方式”下，选择“外侧”。 .页码从任何数字编起：从“插入”菜单中选择“页码”命令，按“格式”按钮，在“起始页码”框中键入您所需要的起始页码。 六、文档的管理 1.打开文档的操作技巧 .在Word中可以同时打开几个文档。打开文档的数目取决于计算机中可用的内存空间。 .利用向导，快速创建信函、履历表或其它文档：从“文件”菜单中选择“新建”命令，从中找出需要的向导。 .在“文件”菜单的底部，有一个近期使用过的文件的列表，快速打开列表中的某个文件。 .在屏幕上迅速排列所有打开的文档：从“窗口”菜单中选择“全部重排”命令。要显示某个特定文档，从“窗口”菜单中选择该文档。 .单击“常用”工具栏上的“打开”按钮可打开一个文档。如果需要的文档没有出现在文件列表中，可选择其它的驱动器或目录，或是在“文件类型”中选择“所有文件”命令。 .让Word在每次保存新文档时显示出“摘要信息”对话框：从“工具”菜单中选择“选项”按钮，然后选择“保存”选项卡。 .在任何时候改变文档的摘要信息：从“文件”菜单中选择“摘要信息”命令，然后修改文档的标题、主题、作者、关键字或备注。 2.保存和关闭文档的操作技巧 .Word可在工作时自动保存文档：从“工具”菜单中选择“选项”命令，然后选择“保存”选项。 .要想关闭所有打开的文档，应先按住Shift键，然后从“文件”菜单中选择“全部关闭”命令。 3.打印的操作技巧 .如果打印机有两个纸盒，Word可以用专用信纸打印信函的第一页，而用普通纸打印其它页：从“文件”菜单中选择“页面设置”命令，然后选择“纸张来源”选项中的选项。 .指定设置和打印信封的选项：从“工具”菜单中选择“信封和标签”命令。 .自定义邮件标签的打印方式：从“工具”菜单中选择“信封和标签”，然后在“标签”上选择“选项”按钮。 .自定义邮件标签的打印方式：从“工具”菜单中选择“信封和标签”的命令，然后在“标签”选项上选择“选项”按钮。 .进行单页打印和连续页打印：从“文件”菜单中选择“打印”命令，在“页码范围”框中键入用连字符表示的连续页和用逗号隔开的单页。 .如果边框和图形没有打印出来，可能是选择了“草稿输出”选项：从“工具”菜单中选择“选项”命令，然后在“打印”选项卡上清除“草稿输出”复选框。 .双击状态栏上的打印状态图标，立即取消当前打印作业。 4.切换应用程序的操作技巧 .按Ctrl+ESC打开Windows“任务列表”对话框，以便快速切换到其它打开的应用程序。也可按Alt+Tab，直至该应用程序出现在屏幕上。 七、Word在工作组中的使用及与其它程序的联用 1.批注的操作技巧 .双击批注引用标记可查看批注。 .在插入批注时标记引用的正文：选定这段内容后，按Alt+Ctrl+A，然后在批注窗格中键入批注内容。 .选定批注引用标记后，按Del键可从文档中删除一个批注。 .如果将文档保护起来只允许作批注，则审阅者可以在文档上作注释，但不能修改文档：从“工具”菜单中选择“保护文档”命令。 .显示由特定审阅人作的批注：从“视图”菜单中选择“批注”命令，在批注窗格上端的方框中选择审阅人姓名。 .如果您的计算机配备了声霸卡和话筒，就可以在文档中加入声音批注：从“插入”菜单中选择“批注”命令，然后选择“插入声音对象”按钮。 2.主控文档的操作技巧 .使用主控文档可更有效地处理较长的文档：从“视图”菜单中，选择“主控文档”命令。 3.修订的操作技巧 .使用修订标记，建立一个对文档的修改记录：从“工具”菜单中，选择“修订”命令。 .在“工具”菜单中选择“修订”命令，然后选择“审阅”按钮，用这种方式审阅或接受对文档的修订。 .记录对文档的修改但不显示修订：从“工具”菜单中选择“修订”命令，选择“编辑时标记修订位置”，然后消除“在屏幕上显示修订位置”复选框。 .如果编辑文档时打开了修订标记，就可以看出谁修改过文档：从“工具”菜单中选择“修订”命令，然后选择“审阅”按钮。 .在原文档中加入其他审阅者所的批注和修订：打开被修订的文档，选择“工具”菜单中的“修订”命令，然后选择“合并修订”按钮，键入原文档的文档名。 .如果编辑时忘了打开修订标记，通过比较被编辑文档和原文档，仍可查到做过编辑的位置：从“工具”菜单中选择“修订”命令，然后选择“版本比较”按钮。 4.工作组的操作技巧 .当几个人分别处理一个长文档的不同部分时，通过主控文档协调工作。 .计算机上装有Microsoft Mail或与之兼容的电子邮件系统，直接将文档发送给审阅者：从“文件”菜单中选择“添加传递名单”命令。.有Microsoft Mail或者兼容的电子邮件系统，将Word文档发送给其它人：从“文件”菜单中，选择“发送”命令。⑤链接文档的操作技巧 .在文档之间链接文本：从一个文档中进行复制，然后切换到另一个文档：从“编辑”菜单中选择“选择性粘贴”命令，然后选择“粘贴链接”命令。 .将文档中的图形同其原始图形文件链接起来：从“插入”菜单中选择“图片”命令，然后选中“链接到文件”复选框。 .缩小图片所占用的磁盘空间：从“插入”菜单中选择“图片”命令，消除“将图片保存在文档中”复选框，然后选择“链接到文件”复选框。 八、创建合并文档和连机表单 1.邮件合并的操作技巧 .单击“邮件合并”工具栏上的“查看合并数据”按钮预览Word如何合并数据。 .通过邮件合并功能创建套用信函：从“工具”菜单中选择“邮件合并”命令，然后按屏幕上的指导进行操作。 .在合并数据之前对记录进行筛选或分类，单击“数据库”工具栏上的“插入数据库”按钮，然后选择“查询选项”按钮。 .利用“数据库”工具栏可很方便地处理表格或列表中的信息。只要单击按钮就可完成信息的编辑、查找或排序。 .单击“邮件合并”工具栏上的“查看合并数据”按钮预览Word如何合并数据。 .通过邮件合并功能创建套用信函：从“工具”菜单中选择“邮件合并”命令，然后按屏幕上的指导进行操作。 .在合并数据之前对记录进行筛选或分类，单击“数据库”工具栏上的“插入数据库”按钮，然后选择“查询选项”按钮。 .用“插入”菜单的“数据库”命令从一个数据库中插入信息表。 .利用“数据库”工具栏很方便地处理表格或列表中的信息。只要单击按钮就可完成信息的编辑、查找或排序。 ②表单的操作技巧 .用“表单域”建立联机的“填充式表单”：从“插入”菜单中选择“表单域”命令，在文档中插入文字型、复选框型、下拉型或其它类型的方框。 九、自定义Word 1.视图和查看文档的操作技巧 .单击水平滚动条上的视图按钮，可在不同视图间进行切换。 .双击正文可以从页眉/页脚视图中迅速反回到普通视图或页面视图。 .要在屏幕上显示打印效果，单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮。要返回普通视图，按ESC键。 2.菜单的操作技巧 .要在菜单中添加命令，从“工具”菜单中选择“自定义”命令，然后选择“菜单”选项。 .按Alt+Ctrl+连字符可迅速删除菜单中的命令或其它内容：打开菜单，选定要删除的命令或其他内容。 3.工具栏和工具栏按钮的操作技巧 .在工具栏中添加按钮：从“工具”菜单中选择“自定义”命令，选择“工具栏”选项，将按钮或命令拖到工具栏上。 .在Word窗口中可以显示多个工具栏：从“视图”菜单中选择“工具栏”命令，然后选择所需的工具栏。 .调整工具栏中下拉式列表框的大小：从“工具”菜单上选择“自定义”命令，然后选择“工具栏”选项卡。单击某一工具栏中的下拉式列表框会显示出选定框，然后拖动其右边界。 .要将工具栏按钮拖动到工具栏的其它位置或其它工具栏上，应按住Alt并拖动按钮；复制按钮时应按Alt+Ctrl。 .从工具栏中删除某个按钮，先按住Alt键，然后将该按钮拖到文档窗口。 .在工具栏按钮之间单击并拖动鼠标，将工具栏移动到其它位置。双击标题栏可将工具栏复位。 .将指针指向工具栏并单击鼠标右按钮，显示“工具栏”菜单。 .当指针指向工具栏按钮时，Word会显示出该按钮的名称。如果不需要显示这些工具提示，从“视图”菜单中选择“工具栏”命令，然后清除“显示按钮提示”复选框。 4.状态栏的操作技巧 .窗口底部的状态栏用于显示当前页码、节号、总页数、当前时间和其它信息。 .双击状态栏上的“录制”框，启动或终止录制宏。 .双击状态栏中的“修订”标记修订位置。 .双击状态栏上的“EXT”框，打开或关闭扩展选定方式。在扩展选定方式中，用箭头键选定文本。 .双击状态栏上的“改写”框打开或关闭改写模式。打开改写模式时，键入的文字将取代已有的文字。 .要了解菜单中某个命令的功能，打开菜单并使该命令为突出显示，Word窗口底部的状态栏中会显示出该命令的简要介绍。 5.自定义操作的技巧.改变摘要信息中的姓名、批注中的姓名缩写以及在信封上的邮件地址：选择“工具”菜单中的“选项”命令，然后选择“用户信息”选项。 .指定Word查找文档、模板、剪贴画和其它文件的位置：从“工具”菜单中选择“选项”命令，然后选择“文件位置”选项。 .自定义Word窗口：从“工具”菜单中选择“选项”命令，然后选择“视图”选项。 6.Word屏幕的操作技巧 .隐藏状态栏、滚动条以及其它屏幕元素：从“工具”菜单中选择“选项”命令，然后选择“视图”选项卡。 .Word隐藏所有屏幕元素以显示更多文档：从“视图”菜单中选择“全屏显示”命令，把屏幕还原到正常状态，然后单击“全屏显示”按钮。 .用“草稿字体”显示文本可以加快其在文档中的显示速度：在普通视图中，从“工具”菜单中选择“选项”命令，然后从“视图”选项卡上选择“草稿字体”复选框。 .单击鼠标右键可调出快显菜单。例如在表格中单击鼠标右键，显示“表格”命令菜单。按ESC键可关闭对话框。 .将窗口拆分为两个窗格，这样可同时查看文档的不同部分：拖动滚动条上端的拆分块拆分窗口。 .Word使文档显示自动适应屏幕宽度。单击“常用”工具栏中“显示比例”框旁边的箭头，然后选择“页宽”选项。 .要显示段落标记、制表位、空格和隐藏文字，单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏”按钮。 7.度量单位的操作技巧 .使用不同的度量单位：从“工具”菜单中选择“选项”命令，然后选择“常规”选项卡。 十、使用WordBasic和域 1.DATE和TIME域的操作技巧 .从“插入”菜单中选择“日期和时间”命令，在文档中插入日期或时间。如果在每次打印时更新日期或时间，请选中“作为域插入”复选框。 .按Alt+Shift+D可以插入当前日期。.按Alt+Shift+T键可以插入当前时间。 2.域的其他操作技巧 .使用域代码可以插入条形码、计算结果和摘要信息：从“插入”菜单中选择“域”命令。 .要获得域代码的帮助信息，将插入点设置在域代码中，然后按F1键。 .按F9可以更新域。 .按Alt+Shift+P可插入当前页码。 .按F11键可以定位到下一个域，按Shift+F11键可以定位到上一个域。 .通过将文档窗口拆分成窗格，并设定每一窗格的视图选项，同时查看域代码和域内容。 3.WordBasic的操作技巧.将命令或其它动作录制为宏，然后在需要执行同样的一系列动作时运行这个宏。 .要获得某个WordBasic语句的帮助信息，在宏中选定一个关键字，然后按F1键。 十一、校对文档 1.语法的操作技巧 .要在文档中检查语法，从“工具”菜单中选择“语法”命令。 .Word分析文档的可读性：从“工具”菜单中选择“选项”命令，在“语法”选项卡中，选中“显示可读性统计信息”复选框，最后从“工具”菜单中选择“语法”命令。 2.断字的操作技巧 .在键入时，Word对文档自动断字：从“工具”菜单中选择“断字”命令，然后选中“自动断字”复选框。.禁止Word对某一部分文档进行断字：选定这段文字，从“格式”菜单上选择“段落”命令，然后在“正文排列”选项卡上选中“取消断字”复选框。 3.拼写检查的操作技巧 .标记一段文字，使拼写检查忽略对这段文字的检查：选定文字，从“工具”菜单中选择“语言”，然后选择“不作检查”选项。 .快速检查选定单词的拼写错误，可按F7键或单击“常用”工具栏上的“拼写检查”按钮。 .在自定义词典中编辑词条：从“工具”菜单中选择“选项”命令，然后选择“拼写”。选中要编辑的词典，然后选择“编辑”按钮。 .如果拼写检查程序询问某个单词是否拼写正确，使Word再作拼写检查时不再询问该单词：从“拼写”对话框中选择“添加”按钮，将这一单词添加到自定义词典中。 4.字数统计的操作技巧.显示文档字数：从“工具”菜单中选择“字数统计”命令。如果要统计部分文档的字数，可在选择命令前先选定相应的部分文档。 十二、在Word中使用帮助 获得帮助信息的操作技巧 .要查看一段文字的格式编排信息，单击“常用”工具栏的“帮助”按钮，然后单击这段文字。 .搜索帮助信息，双击“常用”工具栏上的“帮助”按钮，在“搜索”对话框中键入与查找内容相关的字词。 .获取有关Word窗口元素的帮助信息，单击“常用”工具栏上的“帮助”按钮，然后单击该屏幕项。