中文Word 6.0快速教学 曹国钧 1996-06-28 一、中文Word 6.0窗口结构 (一)窗口选项 中文Word6.0启动后，自动打开一个新文件，文件中没有内容，等待用户的输入，这个文件的缺省名为Document1。中文Word6.0窗口上主要有下面几个部分： 1.标题栏 这里显示出目前所在的文档，此处为Microsoft Word-Document1。 2.主菜单条 中文Word6.0的所有功能都可通过选择主菜单条上的菜单命令和选择由此而出现的下拉式菜单或对话框中的命令来实现。 3.标准工具条 标准工具条以按钮的形式显示出一些常用的功能命令。 若你把鼠标器的指针放在这些按钮上，则其右下边将显示出该按钮的命令名称，在中文Word6.0的状态条中将此命令作出说明。例如，将鼠标器指针放在第一个工具按钮(空白图形)上，则出现“新建”解释，同时在状态条上给出“创建基于Normal模板的新文档”提示信息。 4.格式工具条 格式工具条可以设置文本的格式模式，如字体、字型号、粗体、下划线、斜体、对齐方式、框线等。 5.日积月累 这是中文Word6.0的新增加的功能，该日积月累是通过启动时的窗口给出的。该功能时常给出建设性的建议。 6.Word工作区 Word工作区是用户使用最为频繁的区域。 7.状态条 状态条经常用来显示一些状态数据，如页号、光标位置、插入状态、宏等。 (二)工具栏按钮的说明 在菜单栏下面是工具栏按钮。图1中详细解释了这些工具栏按钮的含义。 图1 工具栏按钮的含义 (三)格式栏按钮的说明 在工具栏下面是格式栏按钮。图2详细解释了这些格式栏按钮的含义。 图2 格式栏按钮的含义 (四)标尺含义 在中文Word6.0的工作区域，有一个水平标尺和垂直标尺，图3解释了这些标尺中的元素含义。 图3 标尺含义 二、中文Word 6.0菜单结构 中文Word 6.0提供了丰富的菜单命令，通过这些菜单命令完成用户特定的任务。 同其他Windows应用程序一样，中文Word6.0的每个菜单都包含了一组命令，你可通过鼠标器或键盘来选择所需要的命令。 (一)使用菜单命令的两种方式 使用菜单命令有如下两种方式： 使用鼠标器选择命令 将鼠标器指针指向菜单名，敲一下鼠标器的左键，打开命令组，移动鼠标器指针到所需要的命令，再次敲一下鼠标器的左键。 使用键盘选择命令 敲ALT键，从菜单栏上选择文件控制菜单，按右光标键(→)来选择菜单名，然后按Enter键打开菜单命令组，也可以使用组合键的方法：在每个菜单名右边都有一个带下划线的字母，同时按ALT和该字母键，即可打开菜单命令组，并且第一个命令将以置亮显示。移动向下光标键(↓)或向上光标键(↑)，选择所需要的命令，然后按Enter键。也可以直接按命令中带下划线的字母，执行所需要的命令。 (二)菜单中更多的信息 当一个菜单命令不可执行时(例如，剪贴板为空时，使用粘贴命令)，该命令将模糊地显示出来，此时，你将无法选择该命令。 若在命令后跟一个省略号(...)，则表明当选择该命令时，Word将自动打开一个对话框。有两种关闭菜单的方法： ·在菜单外部任意按一下鼠标器键。 ·按ESC键。 三、中文Word 6.0的一般操作方法 (一)创建一个新文件 在启动了中文Word6.0后，就在工作区中打开了一个新文件，该文件的文件名定义为“文件1”，此时，你就可以象在白纸上打字一样，在Word的工作区中输入正文了。 (二)在工作区中输入正文 1.选择汉字输入法 当你使用的是Windows 3.x中文版，则按Ctrl+Shift键选择合适的汉字输入法。 若你使用的是RichWIn4.2的Windows中文平台，则从系统菜单栏的输入法按钮中选择汉字输入法。 若你使用的是UCWIN3.1&95的Windows中文平台，则从系统菜单栏的输入法按钮中选择汉字输入法。 若你使用的是中文之星2.0＋的Windows中文平台，则从链形菜单管理器的输入法按钮中选择汉字输入法。2.输入正文 在键入前把插入点设置在要插入正文的位置，同其他字处理软件一样，在你键入时插入点从左向右移动，当其到达页边距后无须换行，Word会自动使文字折回到下一行，只有需要开始一个新的段落时，才按回车键。 大多数文件一般都包含多于一屏在窗口中显示的文本，要查看未显示的文件部分，可使用鼠标器或按↑、↓键移动插入点，你可让Word在文档窗口的右边和底边显示滚动条。 (三)保存文件 在输入文件后，可为文件命名并保存起来，具体步骤如下： 1.敲工具栏上的保存按钮，或者从文件菜单中选择保存命令，或者按Ctrl+S热键，则出现“另存为”对话框。 注意：若你的编辑文件从未存过盘，则第一次存盘的对话框将弹出另存为的对话框，该对话框与文件菜单中的另存为菜单命令的对话框相同。在存过盘后，再按保存按钮，则不会出现此对话框，而是直接以当前文件名存盘。 2.在文件名文本框中输入一个文件名，如iddd。在保存位置列表框中选择一个目录。缺省保存位置为Word6.0系统目录。在保存类型列表框中选择一个保存文件的类型，缺省类型为Word文档。 3.在“另存为”对话框中按选项按钮，则出现一个选项对话框。 你可在此对话框中确定保存选项、文档1文件共享选项及建议以只读方式打开文档等选项。 4.按保存按钮，则Word将以iddd文件名保存刚才编辑的文件。 5.从文件菜单中选择关闭命令，则关闭当前的编辑文件，此时，工作区又变成空白。你可继续建立一个新的文档。 (四)打开一个已有的文件 若要打开一个以前存过盘的Word文档，则可执行下面的步骤。 1.敲工具栏上的打开按钮，或者从文件菜单中选择打开命令，或者按Ctrl+O，则出现“打开”对话框。 2.在文件名文本框中输入文件名，如ml.wps。若该文件名指定的文件不在当前目录下，可在查找范围列表框中选择该文件所在的目录。 3.按打开按钮，则文件ml.wps将会打开并显示在工作区内。 (五)换名保存文件 若希望将打开的文件换名保存，则执行下面的步骤： 1.从文件菜单中选择另存为菜单命令，则出现“另存为”的对话框。 2.在文件名文本框中输入一个新的文件名。 3.按保存按钮，则当前文件将以新定义的文件名进行保存。 (六)选定执行模式 用Word来编辑修改文件是非常方便的，同Windows3.x中文版中的“书写器”一样，中文Word6.0采用了“选定执行”模式，即首先选定要编辑的正文，然后选择编辑方式进行格式修改。选定正文是用Word进行编辑操作的重要的第一步。 1.选定正文 选定正文的方法即所谓的拖动法。首先将鼠标器的指针移到要选定正文的前面，此时鼠标器的指针变为向上45度角，然后按住鼠标器的左键，并拖动鼠标器，直到所需要中文都反转显示。 下面介绍选定操作的快捷方法。 单词选择方法：指针指向该单词，双击鼠标器。 段落：双击该段落的选定栏。 整个文件：按住Ctrl键，并单击选定栏。 选定栏位于工作区的左边缘，鼠标器的指针位于选定栏时，其形状为空心箭头。 2.取消选定 在工作区内，在选定区外任意地方单击鼠标器即可。 (七)Word的基本编辑操作 在选定了正文后，就可以利用中文Word 6.0提供的编辑功能，对正文进行编辑修改。 1.插入正文 按INS键，使状态条右下角出现“插入”字样，此后，只要你按键，中文Word6.0就在当前插入点位置插入键入的字符，并将文本自动向右移动。 2.覆盖输入 这是以上的插入正文相反的输入方法，适用于修改已经输入的正文字符。按INS键，使状态条的右下角出现“改写”字样，此后，只要按键操作，则Word就删除选定的正文，并新键入的字符将覆盖掉原来的正文。 3.删除选定的正文 若选定的正文是几个字符，则只需要按Del键或BackSpace键。若选定的正文是一个区域或段落，则必须在选定正文后，从工具栏上选择剪切按钮，或者从编辑菜单中选择剪切命令。 4.移动正文 拖放 这是一种最为快速自然的文本移动方法，具体方法如下： 将鼠标器指针移动到选定的区域内，按住鼠标器的左键，并拖动鼠标器(此时鼠标器的指针旁边有一个“□”形状，同时，在状态条上出现“移到何处?”提示信息)，则将选定的区域移到指定的位置，然后再释放鼠标器的左键。 这种方法十分适合于选定的区域与目的地在一个屏幕上的情况。 剪切/粘贴法 这种方法在中文Word 6.0中使用最为频繁。下面介绍这种方法。 首先选定要被移动的正文，然后选择工具栏上的剪切按钮，将该选定的正文放到剪贴板中。再将光标移到要插入点，从工具栏中选择粘贴按钮，则Word将自动填补移走区域后的空白，并在新位置上为其腾出空间，放置移动过来的文本。 5.撤消操作 中文Word6.0提供了强有力的撤消操作功能，该功能在编辑菜单中第一个菜单项“撤消”及工具栏中撤消按钮中。编辑菜单中的撤消菜单命令根据上次操作的性质有不同的形式，如上次为移动操作，则该菜单命令变为“撤消移动”。撤消菜单命令的热键为CtrL+Z。工具栏上的撤消按钮功能比较强大，在其旁边有一个可供撤消选择的列表框。 (八)基本格式编排 利用Word的选定执行模式，通过格式编排设置，可很方便地改变文件的外观。 1.粗体、斜体、下划线和字符缩放的设置 · 选定要修饰的正文。 · 从格式栏中选择粗体按钮，则选定的正文以粗体显示。 · 从格式栏选择斜体按钮，则选定的正文以斜体显示。 · 从格式栏选择下划线按钮，则选定的正文被修饰为下划线显示。 · 从格式栏选择字符缩放按钮，则选定的正文被修饰为字符缩放的效果。 字符缩放按钮右边有一个列表框。该列表框提供许多缩放比例，如200%、150%、100%、90%、80%、66%、50%、33%、More(更多)等。 2. 段落对齐 可将编辑文件的段落根据要求进行对齐。中文Word 6.0提供了四种对齐方式： 左对齐、右对齐、居中对齐、两端对齐。 在WPS、CCED等文字编辑软件中，一般采用的是左对齐方法。中文Word6.0采用以上四种对齐方式，增强了灵活性。 3. 字体、字号的改变 可以对选定的正文改变字体、字号。在格式栏中提供了字体、字号列表框。字体列表框中所列的字体与你的Windows3.x安装的字体有关。 (九)单词检查与校对 中文Word6.0提供了一套英文单词校对工具(SpellingChecker)，它除了可以校对文件中的英文拼写和语法外，还能通过同义词库找出最合适的同义词。当拼写检查诚心诚意在词库中找不到某单词时，就会列出该单词并同时列出一些拼法的建议。 中文Word6.0在拼写检查方面要比其以前版本先进多，它不需要设置就可自动对拼写错误进行检查。 例如，在输入正文过程中，若遇到有疑问的单词(如modern)将被置为反相显示，并出现“拼写检查”的对话框。 在检查程序所建议的单词中选取一个相符的单词，如modern，也可直接输入一个正确的单词。按更改按钮，则出现修正后文件的对话框，且将有疑问的单词修正过来。注意：在修正后，建议将使用Ctrl+S保存一次文件，以免所作的修改丢失。 (十)文本的查找与替换 可使用中文Word6.0提供的文件查找功能，找出文件中出现的字符。下面为查找上面的cstar.wps文件中“曹国钧”字符串的步骤。 1.从编辑菜单中选取查找命令，则出现“查找”对话框。 2.在查找内容文本框中输入“曹国钧”，其他对查找方式作限制的几个域采用缺省值。 3.单击查找下一个按钮，则Word开始查找，Word把文档中查到的内容进行黑白反视，并出现“查找到的内容”对话框。 4.若要继续查找，就单击查找下一个按钮。 5.若要替换查找的内容，例如将“曹国钧”替换为“曹旺”，就可单击“替换”按钮，则出现“替换”对话框。 该对话框对于替换方式作了一些限制。在替换文本框中输入“曹旺”。该对话框有四个可选的查找下一个按钮、取消按钮、替换按钮、全部替换按钮。单击替换按钮，则将用“曹旺”替换“曹国钧”。 若不再继续进行，单击关闭按钮，则关闭了替换对话框。 若你不需要先查找就直接替换，可从编辑菜单中选择替换命令，则出现“替换”对话框。其操作方式与前面叙述一样。 (十一)预览与打印 前面几节介绍了文本的编辑与加工。文件编辑与排版结束后，其最终目的就是从打印机上输出来。在输出之前，最好先预览一下输出效果，以便调整文件的布局。 1.打印预览 从文件菜单中选择打印预览命令，或从工具栏中选择打印预览按钮(从左向右数，第五个按钮)则出现“打印预览”的对话框。 在该对话框中，提供许多预览方式，下面列出几种常用的方式： 显示比例 在显示比例列表框中提供多种显示比例，从200%、100%到页宽、整页、双页等。 全屏幕显示 选择全屏幕显示按钮，则预览变为全屏幕显示方式。 多页 选择多页按钮，则弹出多页框。 你可在此框中向右或向左拖动，则可形成多页显示，例如，向右拖动4页，则显示为4页显示。 2.打印 从文件菜单中选择打印命令，或者按Ctrl+P热键，则出现“打印”的对话框。 你可在该对话框中对以下选项进行设置： 打印机类型及其属性 页面范围 打印内容 复制 打印到文件还是双面打印 打印选项 在选择好合适的选项后，按确定按钮，开始后台打印。 在预览对话框中选择打印按钮(左边第一个按钮)，则直接进行后台打印。 在后台打印过程中，你可在任务条的右边看到一个打印机标志，可在此标志上双击鼠标器的左键，以便可查看打印进程。