Word 6.0 使用技巧 朱 岩 胡 安 1995-01-06 一、建立适合自己的工作环境 1.改变工具栏 Word的长处之一是具有可随意变动的工具栏，改变这些工具按钮使得操作变得简洁, 从而加快工作速度。在安装Word后，已提供了两行工具按钮作为缺省配置，但它不一定适合每个人，适当地进行编排可以创建适合自己的工作环境。采取的方法既可以对缺省工具栏删减，也可以建立新的工具栏。方法是从View菜单中选择Toolbar命令，然后单击Customize(或者将鼠标指针指向工具栏，按动鼠标右键，从快捷菜单中选择Customize)，当Customize对话框打开时, 单击工具栏中想要移走的按钮，拖曳它到工具栏外任意位置; 或拖曳对话框中欲新加的按钮到工具栏，然后释放鼠标按键。新加按钮可以在对话框的Categories(分类)列表框中搜索。在这之前也可以定义新的空工具栏，将要添加的按钮集中在一起。根据以往经验，需添加的经常要用的按钮包括上下标、文档搜索、强制断页、重复操作、信封、表格编辑等。如果没有所需要的命令按钮,可以在Categories中找到All commands项，挑取所需的命令，按提示自己绘制新的按钮添加到工具栏上。 创建新工具栏是容易的，只需从View菜单中选择Toolbars项，再单击New，这时会出现浮动的空工具栏。在修改完毕后可以适当地安排一下按钮的顺序，将功能相近的集中，有利于寻找。随着工作的变化不断地修改工具栏会使工作快速顺利，当然工具条也不宜过多，否则会缩小文本显示的面积，不利于编辑。 2.把计算器加到工具栏上 创建一个名叫Calculator的宏： Sub Main Shell "CALC.EXE" End Sub 然后利用前面介绍的建立新工具按钮的方法给工具栏添加按钮。 3.不切换到Program Manager便可在Word中启动另一个应用程序 在工具栏中增加一个用以启动所需程序的按钮。首先生成一个宏： Sub Main Shell "c:\path\program.exe c:\path\file.doc" End Sub 用所希望启动的程序替代c:\path\program.exe，并用启动时所需装载的文档取代c:\path\file.doc。选择菜单中Tools\Customize，在Toolbars表中卷动Categories显示Macros，找到所生成的宏名，将其拖曳到工具栏中，并从Custom Button清单中选择一个按钮，再选Assign完成。 4.设定自动存盘 自动存盘是指Word按选定的时间间隔为用户保存文档。你可以指定从1分钟到120分钟间的任意时间间隔。第一次自动存盘时保存整个文档，时间较长，以后自动存盘。由于只保存与上次操作不同的地方，所以中断时间极短，不影响操作。通过选择Tools\Options\Save，修改文件间隔的时间，如果编辑的是重要的东西可以将时间定得短一些。这样，在断电、突然死机等情况发生后，重新启动Word，可以马上自动恢复上次操作时中断的内容。 二、文档管理 1.建立文摘 在越来越多的文档之中，读者会发现在硬盘上寻找某个文档并不是一件愉快的事，应养成建立文摘的习惯为以后的查找提供方便。第一次储存文档时只需将信息填写入下列字段：Title Subject Author keywords Comments，不一定填写完全，只要信息足够用于查找即可。 2.Find File中的通配符与逻辑符 除了利用文摘中多条信息进行搜索外，对于更模糊的内容可以使用通配符和逻辑操作符： ?和*代替一个字符或一个字符串 , =or，查找包含其中一个的文档 &=and，查找同时包含两个条目的文档 ～=not，查找所有不包含这个条目的文档 Word提供最大的自由度使用户凭借对文档中的某个字或某句话就可命中目标文档。 3.查找所有的文档 在你选择File、Open时，显示所有的文档而不只是DOC文档，编辑下面的宏： On Error Goto bye Dim dlg as FileOpen GetCruValues dlg dlg.Name="*.*" Dialog dlg Super FileOpen dlg bye: err=0 4.同时打开多个文档 用Word一次打开多个文档最方便的方法是用拖放操作来实现。首先运行Word，并将其最小化，然后运行File Manager，按住Ctrl键并用鼠标选中所有想打开的文档，然后将选中的文档拖到Word的图标之上，Word将自动将它们全部打开。 如果是在Word运行状态下，当打开Open对话框后，按住Ctrl键，用鼠标可选择多个文档，或输入多个文档名，中间用空格相隔。 5.希望一进入Word便出现上一次退出时在使用的文档 选择Tools\Macros，将宏定义为Auto Exec，然后选择Create，键入宏： Sub MAIN FileList 1 End Sub 存放后退出。 6.怎样在其它软件中也能编辑该文档 在文档储存时在Save as对话框中的Save File as Type框中选择不同的存储类型： (MS-DOS)Text Only 适合大多数应用软件，不带有排版信息。 (MS-DOS)Text Only with Line Breaks 适合大多数软件，带有行间隔，可用于电报等。 (MS-DOS)Text with Layout 保留页面布局的文本方式，内容更丰富一些。 如果针对其它具体的某种软件则可以具体指定，因为Word带有功能较强的转换器，基本能满足要求，若实在没有就只能储存为Text方式。 7.消除OLE所占的空间 如果一个文档中有几个嵌入的图形对象，OLE将在文档中加入许多代码。即使在把嵌入的对象删除之后，该文档仍旧非常大。唯一的解决办法是把整个文档剪帖到剪帖板中，再将剪帖板中的内容拷到一个新文档中再存盘。最后把原先的大文档删掉。 8.文档保护与共享 为了防止别人破坏文档，Word提供了几种保护方式： (1)在Tools菜单中选择Options命令设置文档保护级别。如果不允许别人打开文档则在Protection Password框中输入口令；如果仅仅不希望他人修改文档可在Write Reservation Password框中输入口令；如果仅对阅读者建议以只读方式打开文档，则可选Read-Only Recommended复选框，而不设置口令。在很多编辑软件中都有设定口令的功能，Word的口令则可长达15个字符，极为安全。 (2)在Tools菜单中选择Protect Document命令可进行一些特殊的文档保护，即对文档内容作校订和评注，通过设置口令来对此进行限制。 9.锁定文档只修改批注 设定该项后存盘，下次打开文档，如果Word用户名与文档摘要中建立文档者的名字不符，那么只能在文档中加入批注而不能编辑；如果内容相符，则可以任意修改正文，查看别人的批注。采用这种方法，可以将自己的文稿传给他人征求意见，别人只能添加批注而不能改动正文，正文则由自己来改动。 Word允许以只读方式打开一个文档，这时你可以改动文档，但在存盘时会显示信息要求用别的文档名保存文档，这样可以也可以保护原文档。 10.编辑时不让别人看 使用Word提供的文字隐藏功能，可以隐藏起不宜给对方看的内容。将要隐藏的内容选中，从Format中选择Font，选中Hidden(隐含)复选框。 11.转换字体 当你观看一个在别人机器里创建的文档时，若其中所需的字体在你的机器中找不到时，Word可用一种缺省字体代替它。改变替换字体的步骤如下：选Tool\Options\Compatibility Options，并选Font Substitution，在此可选择Word的缺省替换字体。 12.快速关闭所有文档 若同时打开了多个文档，按住SHIFT键，并用鼠标选择File\Close All。 13.打印独立的页 打印长文档中某些单独的页，选File菜单中的Print命令，在Pages中输入想要打印的页码。其规则是：打印连续几页，起止页码之间用连字符号，不同页之间用逗号分隔，如4-6；8，19。 14.怎样自动输入收信人地址 正规的英文信件中都包含收信人的地址，但每次打印信封都需要在Delevery Address框中再输入一次，很麻烦。其实只要在打印信封之前将信件中的地址作为普通文本选中，再打开Envelopes and Labels对话框即可自动在Address项添上地址，打印标签与此方法类似。 三、文字编辑 Word进行文字编辑的基本方法与许多软件类似，包括用跳动的光标显示插入点，用鼠标拖动选择编辑的内容，此时可以对选中的内容进行调整字号、字体、行间距、边界、拷贝、剪贴等，只需从Edit、Format、Insert、Tools菜单中查找操作命令，也可直接利用工具栏上的按钮完成。 Word还提供了几种显示模式，文本模式适于快速输入文字；页面模式显示文字在纸上的真实布局，但输入速度较慢；大纲模式适用于大型文本编辑，也可用于快速浏览。通过Zoom Control(比例控制)选择不同的显示比例以利于观察。 1.快捷健 经常使用Word会发现，使用一些快捷键要比单用鼠标选择菜单或工具钮方便得多，尽管内容很多，但在工作中逐步熟悉快捷键再配合鼠标操作会更觉便利。以下列出一些有用的快捷键，若查询全部的快捷键可单击Tools\Customize\Keyboard，选择All Commands观看，读者还可以在此对话框中自己定义一些快捷键。 拷贝 Ctrl-C 删除 Ctrl-X 粘贴 Ctrl-V 到文档顶端 Ctrl-Home 到文档末尾 Ctrl-End 向右跳过一个单词 Ctrl-→ 向左跳过一个单词 Ctrl-← 向上跳过一个段落 Ctrl-↑ 向下跳过一个段落 Ctrl-↓ 跳到指定的页或章节 Ctrl-G或F5 选择整个文档 Ctrl-A或Ctrl-5(数字键盘) 选当前行 Shift-End 选一个字符 Shift→或Shift← 选从文档头到当前光标位置 Ctrl-Shift-Home 选从当前光标位置到文档尾 Ctrl-Shift-End 删除从光标到词尾 Ctrl-Del 删除从词头到光标 Ctrl-Backspace 显示非打印控制符(切换) Ctrl-Shift-* 插入版权符号 Ctrl-Alt-C 插入注册商标符号 Ctrl-Alt-R 插入商标 Ctrl-Alt-T 插入省略号 Ctrl-Alt-句号 插入不可分连字符 Ctrl-Shift-连字符 插入优化连字符 Ctrl-连字符 插入不可分空格 Ctrl-Shift-Space 查找并跳到某字符串在文章第一次出现的地方 Ctrl-F 改变字型 Ctrl-Shift-F 改变字号 Ctrl-Shift-P 增大字号 Ctrl-Shift-> 缩小字号 Ctrl-Shift-< 设置粗体 Ctrl-B 设置斜体 Ctrl-I 消除所有的字体修饰 Ctrl-Shift-Z 单空行距 Ctrl-1 双空行距 Ctrl-2 1.5行距 Ctrl-5 Auto Format Ctrl-K 取消所有排版设置 Ctrl-Shift-N 打印 Ctrl-P 鼠标捷径 选当前词 在单词上连点两次 选当前段 在左边界点两次 选一整行 在左边界点一次 选择整个文档 在左边界点三次 2.状态栏有什么内容 Word的最下部是状态栏，从左到右依次显示当前页信息、插入点位置、时间。右边一排：双击REC打开宏记录(Record Macro)，双击MRK显示批注(Revisions)对话框，双击WPH显示WordPefect帮助；激活EXT进入连续选择(Extend Slection)；激活OVR将插入状态变成改写状态。此外，双击页号栏可打开Go To对话框，迅速地跳到所指的地方。 3.利用向导与模板 Word提供了丰富的向导和模板，它们是由专家编成的通用模式，使工作一开始就变得简单。 (1)使用向导： 从File菜单中选择New命令时会打开对话框，在Template中可选择Agenda(议事日程)、Award(奖状)、Calendar(日历)、Fax(电传)、Letter(信件)、Memo(备忘录)、Resume(简历)等。选择所要的类型，这时会出现新的对话框，按照对话框的提示一步步进行下去可以方便地建立一份新文档的初步模式，以后只需输入具体内容。 (2)使用模板： Word还有丰富的模板提供使用，可以利用它直接生成文档的蓝本。其方法与向导类似，但是在选择File\New后需激活Document选项。查看模板需从Format菜单中选择Style Gallery(模板库)命令，在对话框中的Preview of框中可查看各种模板的展视效果。 (3)样式与模板 样式是模板的更小组合，它含有同时应用几种格式的编排命令，如将某段落定义为某种字体、大小、是否居中、行间距等。读者应习惯于把某个段落的各种格式定义成一个样式(Style)，以备将来应用于其它段落。首先选择该段落，然后用鼠标单击工具栏上最左端的格式栏框，输入你想定义的样式名。以后只需在选择的段落插入点，然后单击格式框，选择所需样式。使用样式有助于确保格式的统一，这在把一个长文分成几个小文档来进行编辑或由多个人分工合作编辑时特别有用。使用Format菜单中的Style命令可以对样式进行修改。 4.两种回车 读者在光标闪烁处开始录入文字，当到达右边界时Word会自动换行。若另起一个段落或插入空行，按Enter产生硬回车；若仍想在同一段落内，按Shift+Enter产生软回车。 5.公式编辑器 Word公式编辑器提供了丰富的函数和公式，它的所见所得的直观处理形式使得编辑公式如同写字一样方便，为科技文章中公式的编辑提供了方便。方法是将光标放在插入公式的地方，选择Insert中Object(对象)，在对话框中找到Equition,进入公式编辑状态，此时在出现的插入点加入所需的数学符号即可。 6.没有所需的字号怎么办 Word缺省字号是有限的，打开字号框可以发现一般从8号字到72号字，而且字号是不连续的。其实只要所选的字体是True Type字体(Windows的字体大多数均是)，字号是可以任意确定的，此时用鼠标点中字号选择框，输入所需的字号即可，最大可到999号。 7.实用的自动更正(Auto Correct)与自动文本(Auto Text) “自动更正”会自动纠正常易误拼的单词，但它还有其他用途。经常遇到这种情况，即需要重复输入较长的内容，比如信函的内容基本相同,仅仅是收信人地址不同。解决类似问题有几种方法，一种是利用模板，另一种是利用邮件合并(Mail Merge)，如果想简单快速，不妨试试AutoCorrect和AutoText。 选择Tools\AutoCorrect，在对话框中确定Replace Text as you Type复选框已经选定，在Replace框中键入缩写词，在With框中键入整个词条，然后选择Add。这样只要在需要插入词条的时候，键入缩写词并后跟一个空格即可。 AutoCorrect适用于较短的内容，对于较大的文本或图形则需要用AutoText，选择Edit\AutoText或工具栏上的按钮对它进行编辑，方法与AutoCorrect类似，使用时只要键入缩写词再按F3，词条即可自动添入。充分利用这两个功能，工作会更顺利。 8.有选择的Undo 单击Undo按钮旁的下拉箭头，能看到过去100个操作的列表，这样可迅速恢复到以前的步骤。 9.统计单词数 利用下列宏命令在状态条中显示词数： Sub Main Dim dlg As DocumentStatistics GetCurValues dlg Print"Words in document："+dlg.Words End Sub 四、文字格式化 为使文档美观，变得象出版物一样，涉及到具体文字及页面布局的改动，包括： 1.使字体具有艺术效果 利用Word提供的Microsoft WordArt 2.0辅助工具可制做出特殊效果的文字。在Insert菜单中打开Object，从Type框中选择Microsoft WordArt 2.0，进入后按提示输入文字，通过菜单或工具按钮对文字进行变形、变色、旋转、加框、加阴影等艺术处理，具体效果视读者的要求所定，这里不再一一详述。关闭WordArt后，艺术字体即出现在文本中，这时即可移动它到合适的位置，再次编辑的方法与编辑图形类似。 2.强制隔断 据自己的需要强制分新页或分新的节，不同的节具有不同的页号与行号等标志。选择Insert菜单中的Break命令，在Page Break确定分页，在Section Break确定分节。 3.加入页眉与页脚 页眉与页脚使正文的内容更易阅读。选择View中Header and Footer，出现Header and Footer工具栏，在页眉与页脚区键入内容，其中页号、日期、时间通过三个按钮加入，对添加的内容进行格式化，最后单击Close返回正文。 五、图表处理 1.精确调整表格 利用标尺只能粗略地调整行列宽，若精细地调整需打开Table菜单中的Cell Height and Width项，在行(Row)列(Column)宽中键入具体的数值，这样可以保证统一的大小。如果只想对某一行或列修改，在输入数值之前应当将该行或列选中(变黑)。 2.表格线 缺省的表格带有虚线，它们在打印时是不会打出来的，如果添加不同粗细的线，需要按边框(Borders)按钮出现工具栏，选定改变的行列，然后挑选不同的线型(Line Style)、添加位置及是否要阴影(Shading)。 3.排序 用户可在表格、索引等许多地方对字符进行排序，只要在表中用鼠标选中排序的列，并选择菜单上的Table\Sort text, 输入排序分类。 4.创建统计图表 简单的统计图表可以用Word完成，单击Insert Chart按钮，启动Chart Wizard对话框，按照提示选择所需类型和其它选项，再输入数值即可完成。 5.编辑带有标准差的图 在科技工作中经常遇到需要作出标准差的图，即柱型图或线形图的柱子、点上带有标准差(Error Bar)。Word本身在柱型图和线形图中提供这一功能，在柱子或线上用鼠标双击打开Format Data Series对话框，即可看到Y Error Bars对话框，此时修改它的内容可作出带标准差的图。这种图中标准差的大小是一样的，即标准差是针对整个数据系列的。 还存在另外一种情况，即通常科技图表中一列柱子或一条线上每个柱子或点的值分别来自另外的统计值，亦即各自的标准差不同。在这种情况下可以利用股票图的形式，以柱型图为例，进入图形编辑，首先输入四排数据，第一排代表柱子的高度值，以下两排与之完全相同，第四排输入加上标准差所在点的值相当于标准差加柱高的值, 然后选择菜单Format\AutoFormat，在Galleries框中选择Combination(复合图) ，再选第五类图，Ok。此时作出基本图形，然后需要具体调整，首先鼠标双击右Y轴，在Scale选项中使最大值与左Y轴相同，在Pattern项中关闭右Y轴和标记(Mark)，然后双击柱子上的短横线，在Mark项中改变Mark为长横线，这样完成了带有不同标准差的图。这种作法主要是输入了两行伪数据，利用复合股票图的形式，尽管方法略微复杂，但仍比用Draw功能去画一条条的标准差线简单而准确得多。 6.加入图画 利用Insert菜单中Object命令，选择Microsoft ClipArt Gallery可以加入Word提供的现成图片。在页面模式下读者也可以随意添加图形，此时先按动Drawing按钮，在屏幕下部出现类似Windows画笔的工具栏，它提供画不同图形所需的工具，可以添加各种点线方圆，改变图形的颜色、背景效果，调整几个图形的叠加状态。由于功能很多，在此不再一一详述。 7.画出准确的正圆 用鼠标画圆往往画成椭圆形，不能画成正圆。其实只需选中椭圆形的边框双击鼠标，出现Drawing Object对话框，在Size and Position对话框中Size项的具体值，即可作成标准的正圆。这对需要画几个同心圆的操作特别有用，当然也可以利用这种方法画出自己想要的椭圆。 六、其它 1.邮件合并 邮件合并(Mail Merge)主要用于书信、信封、标签等方面，适合办公室处理大量重复性工作，而只是不断地更换文档中的一些信息。它包括四个步骤: (1)建立主文档：Tools\Mail Merge\Main Document下单击Create，选择创建合并文档的类型(包括信件、标签、信封等)，点按Active Window将当前活动窗口设定为主文档。 (2)建立数据文档：在对话框中的Data Source下单击Get Data，在Create Data Source对话框中选择需要建立的字段名，如收信人姓名、地址、电话等，将不需要的移走，点按OK，在Save Data Source对话框中保存数据库，在随后出现的对话框中单击Edit Data Source(编辑数据)，在Data Form中编辑要建立数据。 (3)编辑主文档：在执行Mail Merge后，会出现它的工具栏，这时在主文档中输入一般的文本，形式与编辑普通文档时相同，只是在需要插入数据信息的地方单击Mail Merge工具栏上的Insert Merge Field，在字段列表中选取字段名。可象普通文档编辑一样对合并字段进行格式化。 (4)将数据合并到主文档：有多种选择，可以使用Merge To Printer按钮合并主文档与数据源并立即打印每个得到的文档。可以使用Merge To New Document合并并将结果文档存放到一个新的文档中，然后在屏幕上观看每个版本的合并文档并检查排版、间距等细节。 2.制做简单的幻灯 利用Word的界面可以方便地制做幻灯。首先打开File菜单的Page Setup设定纸张大小亦即幻灯界面的大小，然后编辑文字及图表，确定它们的位置。文字的颜色可以在Format菜单中的Font中确定，如果想丰富幻灯的底色，可以利用Draw加入Text Box，将Text Box设成与界面大小一致再改变颜色。输入文本内容时还可以利用大纲方式直接拷贝标题加入到幻灯中。最后选择View菜单中的Full Screen(全屏幕)直接从屏幕上摄制幻灯片。 结束语： 关于Word 6.0中文版，它的基本内容与英文版相同，为了适合中国的国情添加了一些内容，比如新增了奖状、请柬、证书、公文等向导与模板，新增一些中文的排版符号，可以打印中式信封等，读者有兴趣可以亲自一试。总之，文字处理本身是一项复杂的工作，只有在不断使用软件过程中体会，寻找更简便的方法，才能更有效地完成工作。