办公自动化基本知识简介


1994-01-07

        本世纪四十年代,美国部分企业开始用机器来处理办公业务,当时把这种手段称为办公室自动化(Office Automation简称OA)。但是随着技术和经济的发展,它早已超出了狭窄的办公室范围,包括了办公管理的范畴,于是人们通称为办公自动化。
        什么是办公自动化呢?用通俗的话来说,办公自动化就是利用现代化设备的和技术,代替办公人员的部分业务活动,优质高效地处理办公信息和事务。
        办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，其特点如下:
        ■办公自动化是涉及文秘、行政管理、电子、机械、物理等学科并利用计算机、通信、自动化等技术的一门综合性新学科。
        ■办公自动化是融人、机器、信息资源三者为一体的人机信息系统。它包括信息采集、加工、传递、保存四个基本环节。
        ■办公自动化包括语言、数据、图像、文字等信息的一体化处理功能。
        ■办公自动化能优质高效地处理办公信息和事务。
        二、办公自动化系统中常用的设备
        办公自动化系统常用设备有:电子打字机、复印机、传真机、专用电话交换机、文件编辑机、文字处理机、终端工作站、办公用计算机。其中最重要的是办公用计算机和终端工作站。
        三、办公自动化的主要任务
        办公自动化是一种由高新技术支撑的、辅助办公的先进手段。主要任务有三项：
        ■事务处理：办公部门都有大量的事务处理工作，如收发信函、发送通知、抄写文件、打字文件、数据汇总、报表合成、会议组织等等。其中许多事务处理往往都是量大重复，业务繁忙。办公自动化的一个主要任务就是要把办公人员从上述繁琐的事务工作中解放出来，达到提高工作效率、减轻工作负担和节约人力的目的。
        ■信息管理：办公部门最根本的工作应该是对信息流的控制管理。这晕就包括对信息的收集、加工、传递、交流、存取、提供、应用(决策)和反馈。办公自动化是信息管理的最佳手段，它能把各项孤立的事务处理通过信息交换和资源共享联系起来，获得准确、迅速、及时、优质的功效。
        ■辅助决策：决策是根据预定目标作出的行动决定，它是办公活动的重要组成部分，是最高层次的管理工作。信息管理工作中收集、存储、提供的大量信息资料是进行决策的基础。办公自动化系统能自动地分析采集的信息、提出各种可供领导参考的优选方案，是辅助决策的有力手段。  担任这三项任务的办公自动化系统分别称为事务处理系统(简称EDP)、信息管理系统(MIS)和决策支持系统(DSS)。
        担任这三项任务的办公自动化系统分别称为事务处理系统(简称EDP)、信息管理系统(MIS)和决策支持系统(DSS)。
        四、我国办公自动化发展基本简况
        我国办公自动化是从八十年代才开始起步，其发展过程可划分为三个阶段：
        ■1981年-1985年，起步与准备阶段。进行办公自动化系统开发和试点、探索中国办公自动化的模式、制定我国办公自动化发展规划。1985年我国办公
        自动化专业领导小组成立。
        ■1986年-1990年，初期发展阶段。 建立起一批体现我国最高水平的国家一级办公室自动化系统，其代表是国务院办公厅办公自动化系统。在地方、政府机关也建立起有相当水平的办公自动化系统，如上海市人民政府的办公系统，湖南省开发的“县长办公系统”都已取得显著效益。同时办公自动化的标准化工作也开始着手进行。
        ■1991年-1999年，迅速发展阶段。全国成千上万的各类企事业单位、 部门的办公室都开始应用计算机，除了主要用于文字处理外，文档管理、办公日程管理、机关事务处理、报表统计、电子邮政等不同功能的办公自动化系统正在陆续建设和逐步投入使用之中。代表我国国家一级水平的经济、科技、邮电、军事、国家高层领导机关等十二个大的信息管理系统正在积极建设。点网互联、自上而下的办公自动化网络系统也将建立。办公自动化在我国的发展正方兴未艾。
        五、办公自动化的发展趋势
        ■办公自动化设备和高性能、多功能、复合化和系统化发展。
        ■办公系统将向数字化、智能化、无纸化、综合化办公系统发展。
        ■计算机办公工作站将向同时可处理文字、数据、图像、图形、 声音的多功能发发展。
        ■通信在办公自动化中的作用明显增强，将建立全球性的通信网络体系
 
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